Eric Blokvoord

Purchase Manager bei Voortman Steel Group

“Überall hat man mit unnötigen Einkaufsaktivitäten zu tun und mit der Verfügbarkeit von Daten mit denen Sie und Ihre Lieferanten mehr anfangen können”

Voortman Steel Machinery in Rijssen konstruiert, entwickelt und fertigt seit 45 Jahren Maschinen für die profil- und blechverarbeitende Industrie. Mit internationalen Tochtergesellschaften, die für Vertrieb und Service verantwortlich sind, sind sie mit über tausend installierten Systemen ein anerkannter Lieferant weltweit. Voortman ist führend in den verschiedenen stahlbezogenen Branchen, indem es ständig auf die Entwicklung neuer Produkte und die Weiterentwicklung des Maschinenprogramms achtet.

Eric Blokvoord ist als Purchase Manager für den Einkauf verantwortlich. Er gibt an, dass sie etwa 20.000 Bestellungen pro Jahr und mehr als 100.000 Bestellposten haben. „Um dies besser zu bewältigen, wollten wir den operativen Beschaffungsprozess viel transparenter gestalten, um uns darauf zu konzentrieren, wo dies erforderlich ist, und zwar im Falle von Abweichungen. Durch die Nutzung der technischen Möglichkeiten ist es uns gelungen, einen großen Teil des traditionellen operativen Beschaffungsprozesses zu automatisieren. Auf diese Weise können wir effizienter mit unseren Lieferanten zusammenarbeiten und uns auf Angelegenheiten konzentrieren, bei denen es Ausnahmen oder Dringlichkeit in der Supply Chain gibt. Mir ist aufgefallen, dass meine Kollegen in dieser Branche alle auf mehr oder weniger die gleichen Dinge stoßen: überall hat man mit faktisch überflüssigen Einkaufsaktivitäten zu tun und mit der Verfügbarkeit von Daten, die Sie und Ihre Lieferanten mehr nutzen könnten zur Verbesserung der Zusammenarbeit.”

“Eine klare Sicht auf die Ausnahmen, in denen der Rest reibungslos von selbst ablaufen muss, ist kurz gesagt, was wir anstreben.”

Eric gibt an, dass der Einkauf viel Routine enthält. „Wir geben eine Bestellung per E-Mail auf und der Lieferant nimmt die Daten manuell in sein System auf und bestätigt sie uns dann. Die Bestätigungen enden in einem allgemeinen E-Mail-Box, wonach die Bestätigungen einzeln überprüft werden. Wenn es sofort richtig ist, wird es akzeptiert und archiviert. Wenn etwas nicht stimmt, werden Maßnahmen ergriffen. Dies ist ein sehr arbeitsintensiver Prozess, der dem Geschäft eigentlich nichts Wesentliches hinzufügt. Darüber hinaus gibt es verschiedene Risikofaktoren: unsere Bestellung kann nicht rüberkommen, wir können keine Bestätigung erhalten, oder es können Fehler gemacht werden, wenn Daten umgestürzt werden. In mehr als 90% der Fälle bestätigen die Lieferanten gemäß unserer Bestellung. Bei unserer derzeitigen Arbeitsweise müssen wir jedoch alle diese Auftragsbestätigungen einsehen, um sie zu bewerten. Dann begannen wir darüber nachzudenken, wie wir diesen Prozess anders organisieren könnten. Mit einem populären Wort wir das auch „automatisieren“ genannt, aber für uns ist es nur ein Teil der Dinge, mit denen Sie sich befassen sollten. Eine klare Sicht auf die Ausnahmen, in denen der Rest reibungslos von selbst ablaufen muss, ist kurz gesagt was wir anstreben.”

Die Suche nach einer Digitalisierung der Supply Chain begann bei SAP, da Voortman das ERP-System von SAP intern verwendet. „“Wir haben unter anderem auch versucht, direkte EDI-Verbindungen einzurichten, dies stellte sich jedoch als zu komplex heraus. Nur wenige unserer Lieferanten setzen SAP ein und die meisten von ihnen haben ein anderes ERP-Paket wie Exact, Navision oder Ridder. Mit EDI müssten wir dann alle Arten von Links selbst einrichten und verwalten. Diese Lösung ist meiner Meinung nach sehr arbeitsintensiv und riskant, was ich intern niemals durchstehen würde.”

“Irgendwann bin ich mit Tradecloud ins Gespräch gekommen. Sie hatten einige bemerkenswerte Beispiele aus der Welt des verarbeitenden Gewerbes, und genau danach haben wir gesucht. Wir fanden die Tradecloud-Lösung zugänglicher als alternative Lösungen. Dies kann durch die Tatsache erklärt werden, dass Tradecloud sich auf das niederländische verarbeitende Gewerbe konzentriert hat. Ich stelle fest, dass Tradecloud eine führende Position in der Branche einnehmen wird. Das hat uns angesprochen, weil unsere Lieferanten auch in diesem Bereich tätig sind.”

“Um uns intern an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, starteten wir mit einem 8-wöchigen Pilot bei zwei unserer Lieferanten: Festo und Nieuwe Weme Groep. Wir haben uns bewusst für diese Lieferanten entschieden, da Festo über die vollständige SAP-Integration und die New Weme Group über das Tradecloud-Webportal arbeiten würde. Auf diese Weise konnten wir testen, wie das Senden von Bestellungen und das Empfangen von Bestätigungen auf beide Arten funktionieren würde. Wir wollten wissen, ob unsere Erwartungen und die unserer Lieferanten der Realität entsprechen und auf welche technischen Hindernisse wir stoßen könnten. Hierfür hat sich der Pilot als besonders nützlich erwiesen. Von unserer Seite erfüllten sich eine Reihe zusätzlicher Wünsche. Man lernt auch gut mit der Plattform zu arbeiten. Wir wollten noch eine Reihe von Schritten einbauen, um es uns und den Lieferanten leichter zu machen.”

Der Pilot befasste sich nur mit der Auftragsabwicklung. Erwägt Eric, andere Prozesse in die Supply-Chain-Plattform einzubeziehen? „Wir werden Anfang nächstes Jahr mit der Katalogfunktion beginnen. Unsere Lieferanten können dann ihre Artikel mit Spezifikationen in das Portal aufnehmen, das sie direkt mit SAP synchronisiert. Dies erhöht die Zuverlässigkeit Ihrer Artikeldaten weiter.“

Später im nächsten Jahr wollen wir auch mit der Fakturierung in Tradecloud beginnen. Auch diese neuen Module setzen wir bei den beiden genannten Lieferanten wieder phasenweise um. Zuerst möchten wir Bestellungen, Lieferungen und den Katalog unterwegs haben und erst dann wechseln wir zur elektronischen Rechnungsstellung. Dann haben wir den gesamten Betriebsablauf automatisiert. In der Zwischenzeit werden wir natürlich möglichst viele unserer Lieferanten an das Portal anbinden. “

“Das Versenden von E-Mails gehört glücklicherweise der Vergangenheit an”

“Die bisherigen Erfahrungen sind gut. Festo lobt diese Arbeitsweise auch deshalb, weil sie bereits an die Arbeit mit Tradecloud gewöhnt waren. Das Versenden von E-Mails gehört glücklicherweise der Vergangenheit an. Kurzfristig werden wir eine Reihe anderer Lieferanten wie Van Egmond, Bosch Rexroth, Fabory und Unidrive verbinden. Ich gehe davon aus, dass 80 bis 90 Prozent unserer Lieferanten irgendwann mit Tradecloud arbeiten werden. Wir konzentrieren uns weiterhin auf die Lieferanten von Kaufteilen. Die Lieferanten von Fertigungsteilen (nach unseren Vorgaben gefertigte Werkstoffe wie Dreh- und Fräsarbeiten) folgen, sobald wir die Zeichnungen auch über Tradecloud versenden können.”

Eric glaubt, dass diese Verbesserung die Effizienz und Liefertreue der Fabrik weiter steigern wird. „Letztendlich können wir mit der gleichen Anzahl von Menschen mehr arbeiten. Wir haben jetzt einen viel besseren Einblick, was pünktlich und was zu spät kommt. Je früher Sie das wissen, desto größer ist die Chance, dass Sie mit einer Alternative wechseln können. Ich sehe die Fabrik als meinen wichtigsten internen Kunden. Wenn es auf halbem Weg der Produktion angehalten werden muss, weil ein Material fehlt, sinkt Ihre Effizienz enorm. Wir setzen uns deshalb dafür ein, dass dies so wenig wie möglich passiert.”

“Lieferanten können diese Methode auch verwenden, um ihre Leistung zu verbessern.”

“Viele Daten, die man im System aufbaut, sind für mich von strategischer Bedeutung. Im Rahmen des Supplier Relationship Managements kann ich gezielt Vereinbarungen mit Lieferanten treffen und diese in Form eines SLAs erfassen. Man erhält dann einen transparenteren Prozess mit Ihren Lieferanten. Es ist klar, was vereinbart wurde, und Sie können es dann gegen die Leistung halten. Bei den Einsichten machen wir definitiv Fortschritte. Mein Lieferant sieht jetzt dasselbe wie wir auf seinem Bildschirm. Wir sind uns einig über die Daten, die wir dort sehen, und über die Vereinbarungen, die wir gemeinsam treffen. Deshalb müssen wir Listen nicht mehr hin und her bewegen, und das erspart viele Diskussionen, zum Beispiel über die Messmethode. Lieferanten können diese Methode auch verwenden, um ihre Leistung zu verbessern. Zum Beispiel wird deutlich, wie Sie sich als Lieferant gegenüber Ihren Wettbewerbern verhalten. Ich benutze diese Informationen nicht, um Lieferanten zu erschrecken, sondern um ein gutes Gespräch darüber zu führen, wie wir gemeinsam besser werden können. Ich bin überzeugt, dass dies die neue Art des operativen Einkaufs und des Informationsaustauschs sein wird.”

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