Rob Hantelman

Procurement Manager bei ERIKS

“Je mehr wir die Supply Chain im Griff haben, desto öfter können Vertriebskollegen ihre Versprechen einhalten.”

ERIKS ist ein internationaler Industriedienstleister, der ein qualitativ hochwertiges und breites Spektrum an Maschinenbaukomponenten und technischen / logistischen Dienstleistungen anbietet. ERIKS beliefert rund 200.000 Industriekunden, hat ein Sortiment von mehr als 680.000 Artikeln und wickelt jährlich mehr als fünf Millionen Sendungen ab. Dank seines breiten und tiefen Sortiments und des ausgezeichneten Know-hows der Produkte und ihrer Anwendungen spielt ERIKS eine führende Rolle auf seinem Gebiet in Europa. Die ERIKS-Gruppe besteht aus mehr als 350 Niederlassungen in 21 Ländern. Der geografische Schwerpunkt der Aktivitäten liegt in Europa und Nordamerika, wo rund 95 Prozent des Umsatzes erzielt werden.

Die ERIKS-Lieferanten sind weltweit auf der Nordhalbkugel verteilt. ERIKS ist bestrebt, den Beschaffungsprozess so weit wie möglich zu automatisieren. Ein vorhersehbarer Lieferfluss mit Echtzeit-Einblick in den Status aller Bestellungen ist der Ausgangspunkt. ERIKS nutzt Tradecloud nicht nur als E-Procurement-Tool für den Einkauf, sondern auch als Plattform für den Vertrieb, um Kundenaufträge zu erhalten und zu bestätigen. ERIKS liefert Komponenten an Maschinenbauer wie Nooteboom und Agrifac und dies sind Unternehmen, die seit einiger Zeit mit Tradecloud zusammenarbeiten, um ihren Einkauf zu rationalisieren. Auf diese Weise arbeiten die Menschen auf zwei Arten mit der Tradecloud-Plattform: als Einkäufer und als Lieferant.

“In der ersten Phase verbinden wir 30 unserer Lieferanten”

‘Es wurde klar, dass wir viele manuelle Aufgaben automatisieren konnten. Die Bearbeitung aller Auftragsbestätigungen nimmt viel Zeit in Anspruch. Wenn die Einzelheiten von Aufträgen unklar sind, sieht man, dass sich die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern von Einkauf und Verkauf sofort erhöht. Vertriebskollegen wollen ihre Kundenversprechen halten. Bei Unsicherheiten aus dem Einkauf stellen wir dies sofort aufgrund der verstärkten internen Kommunikation fest. Je mehr wir die Lieferkette im Griff haben, desto häufiger können die Kollegen aus den Verkaufsabteilungen ihre Versprechen gegenüber den Kunden einhalten.’

‘Wir sind jetzt voll in der ersten Phase. Zusammen mit Tradecloud haben wir ein Verfahren zur Umsetzung festgelegt. Wir verbinden 30 unserer ausländischen Lieferanten in klaren Schritten. Tradecloud prüft bei der Auswahl, welche unserer Lieferanten bereits in ihrem Netzwerk präsent sind. Da sich Tradecloud auf den Industriesektor konzentriert, besteht die Möglichkeit, dass sie bereits mit Tradecloud zusammenarbeiten. Wenn ein Unternehmen bereits mit dem Netzwerk verbunden ist, beschleunigt dies die Implementierung. Je nach Automatisierung haben Lieferanten die Wahl, sich mit einem EDI-Link oder direkt über die Tradecloud Cloud-Plattform zu verbinden.’

“Vertriebskollegen können die Leistung nach unseres Kunden verbessern”

“Ich gehe davon aus, dass die Geschwindigkeit in diesem Prozess zunehmen wird. Das Bestellen an sich ist bereits schneller und man sieht, dass Bestellungen bei Lieferanten auch schneller verarbeitet werden. Ein großer Vorteil ist, dass diese Informationen bei uns früher verfügbar sind. Infolgedessen müssen wir uns täglich weniger mit unseren Vertriebskollegen abstimmen, damit sie die Leistung für unsere Kunden verbessern können. Das Tolle ist, dass die tatsächlich unnötige manuelle Arbeit abnimmt. Das erneut Eingeben von Bestellbestätigungen und Lieferscheine ist nicht mehr nötig. Die Koordination von Aufträgen, die transportiert werden können, wurde zum Beispiel noch manuell durchgeführt. Die Vereinbarungen werden gut geteilt und da wir auf derselben Plattform arbeiten, ist keine Kommunikation per E-Mail oder Telefon mehr erforderlich.”

Mit Tradecloud ist es möglich, den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess zu verwalten. Neben der Automatisierung des Bestellflusses bietet Tradecloud Optionen für die zentrale Artikelverwaltung, den Versand, die Rechnungsstellung, Prognosen und Analysen. Erwartet Rob, diese Module auch zu verwenden?

‘In dieser Phase konzentrieren wir uns auf die erfolgreiche Anbindung dieser 30 Lieferanten. Die Verwaltung der Auftragsströme ist der Kern. Nach dem Test werden wir bewerten und freuen uns auf weitere Optionen. Ich denke, die Analysen, die wir jetzt von Tradecloud erhalten können, sind auf jeden Fall für uns brauchbar. Wir messen jetzt die Lieferantenzuverlässigkeit in SAP BI (Business Intelligence), aber diese Informationen können jetzt auch in Tradecloud angezeigt werden. In dieser Testphase sammeln wir mehr Erfahrung mit den Metriken im Tradecloud-Portal und entscheiden anschließend, welche Daten wir als Kontrolldaten verwenden. Wir möchten das Tradecloud-Fakturierungsmodul verwenden. Momentan werden unsere Rechnungen noch manuell gescannt, sodass wir auch dort viel automatisieren können. Wir verwenden Slimstock auch, um unseren Materialbedarf gegenüber unseren Lieferanten vorherzusagen. Möglicherweise prüfen wir, ob wir eine Verbindung herstellen können, um Daten zwischen Tradecloud und Slimstock auszutauschen.

Der Business Case

Wie kam Eriks zu einer E-Procurement-Lösung? Aus dem Business Case ging hervor, dass Tradecloud auf Anfrage von ERIKS erhebliche jährliche Einsparungen bei den operativen Einkaufskosten erzielt. Die Einsparungen lassen sich auf drei Dinge zurückführen:

  • operative Beschaffung automatisieren
  • höhere Zuverlässigkeit
  • besser kommunizieren

Aus dem bestehenden SAP-ERP-System von ERIKS werden die Bestellungen über das Tradecloud-Portal direkt in die Business-Software der Lieferanten eingestellt. Lieferanten bestätigen die Bestellungen und es folgt eine automatische Abwicklung der Bestellungen im ERP-System von ERIKS. Auf diese Weise wird der operative Einkauf automatisiert. Diese Methode bietet sofort einen besseren und aktuelleren Einblick in die Bestellmuster und liefert mehr 100% korrekte Bestätigungen seitens der Lieferanten. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, nach unvollständigen, inkorrekten oder verspäteten Bestellungen intern zu diskutieren und zu „jagen“. Ein großer Teil der manuellen Arbeit verschwindet aus dem Prozess und die Fehlerreduzierung nimmt zu, da die Wahrscheinlichkeit von Tipp- und Interpretationsfehlern geringer ist. In Tradecloud sehen Sie deutlich, für welche Bestellungen und bei welchen Lieferanten Ausnahmen bei Zahlen, Daten oder Preisen auftreten. Darauf kann sich der Käufer konzentrieren. E-Mail oder Anruf sind nicht mehr erforderlich, da Sie einfach und schnell über eine Ausnahme in der Plattform kommunizieren. Diese Kommunikation erfolgt auch immer im Rahmen einer Bestellung oder eines Lieferanten. Dies verhindert, dass einzelne E-Mails an Lieferanten gesendet werden, was bedeutet, dass Kollegen nicht die gleichen Informationen untereinander haben.

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