Bron: NIC Groep Kennisportaal
Onze klant Moba heeft voor het realiseren van een volledig digitaal Purchase-to-Pay proces NIC inkoopprojecten ingeschakeld. Na de selectiefase in het project heeft Moba twee partijen gecontracteerd waaronder Tradecloud. Hieronder leggen we kort uit hoe dat verlopen is.
Voor direct spend (productiegerelateerde) bestellingen maakt Moba de orders op basis van een MRP run vanuit hun ERP systeem Infor LN. In aanvulling hierop is gekozen voor het leveranciersplatform Tradecloud om de communicatie rondom orders en ontvangsten beter vast te leggen. Voor het vastleggen van de indirecte (niet-productiegerelateerde) orders en het verwerken van alle facturen heeft Moba gekozen voor WorkFlowWise.
De implementatie van Tradecloud
Na het contracteren startte het inrichten van Tradecloud naar de wensen en behoefte van Moba. Er zijn diverse workshops georganiseerd waarin het projectteam gezamenlijk met de projectleider van Tradecloud bij elkaar kwamen om wensen en mogelijkheden door te nemen. Op basis van deze workshops is Tradecloud ingericht, de koppeling met Infor LN gemaakt en de testomgeving opgeleverd.
Vervolgens kon het testen beginnen. Er was een taakverdeling gemaakt met drie projectleden en de indeling was als volgt:
- Het eerste lid heeft de functionele testen uitgevoerd
- Het tweede lid heeft de technische testen uitgevoerd
- Het derde lid heeft de issues die naar voren kwamen bijgehouden en getoetst bij Tradecloud
Een aantal weken lang zijn drie halve dagen ingepland om het systeem door te testen. De andere dagen was er tijd gereserveerd om eventuele issues op te lossen aan de technische kant en om afstemming te zoeken met Tradecloud omtrent functionele vraagstukken. Na een periode van testen, hertesten en herinrichten stond er een goed functionerend systeem, welke door de projectgroep en stuurgroep akkoord is bevonden.
De communicatie met Tradecloud
Tradecloud werkt volgens de verwachtingen van Moba, en dat betekent dat gestart kon worden met het trainen van de interne gebruikers. Voor Moba zijn dit met name de inkopers die via Tradecloud de orders gaan versturen naar de leverancier en die met de leverancier contact hebben over de leverdatum, wijziging, ontvangsten, etc.
Tradecloud zal verandering brengen aan de kant van Moba, maar ook zeker aan de kant van de leverancier. Vroeg in het proces (tijdens de testfase) is daarom een sessie gepland met de 30 leveranciers naar wie Moba de meeste orders verstuurt, om hen nadere toelichting te geven over het nieuwe leveranciersplatform en bijbehorende werkwijze. Daarnaast heeft Tradecloud verteld over de integraties die mogelijk zijn tussen diverse ERP-pakketten en Tradecloud, zodat de leveranciers hun eigen systeem ook kunnen koppelen. Hiermee wordt het voor de leverancier en voor Moba alleen maar makkelijker. Aangezien Moba eerder al gebruik maakte van een leveranciersportal van Infor LN, was het voor veel leveranciers alleen een verbetering en geen geheel nieuwe werkwijze.
Betrek de leveranciers in het project om draagvlak te creëren. Uiteindelijk moeten zij meegaan met de nieuwe wijze van factureren en communiceren, wil het project een succes worden. Alleen door ketensamenwerking kan je volledig automatiseren.
De voortgang
Om de leveranciers optimaal aan te haken in het proces, is Moba met één leverancier gestart met het versturen van de orders en bijbehorende communicatie via Tradecloud. Op die manier konden eventuele issues vanuit de leverancierskant worden opgelost. Pas nadat Moba en de testleverancier vertrouwen hadden in de portal, is Moba gestart met het onboarden van de volgende leveranciers. Per 30 leveranciers werd een uitnodiging verstuurd om zo het overzicht te bewaken. De livegang is goed verlopen en issues zijn snel verholpen. Inmiddels zijn alle leveranciers, welke eerst op de oude portal waren aangesloten, aangesloten op Tradecloud waardoor deze volledig kon worden uitgezet. Momenteel wordt ingezet op het onboarden van de overige leveranciers die eerder ook niet op de oude portal waren aangesloten. Het streven is om elke leverancier voor de directe orders op het Tradecloud platform aangesloten te krijgen.
De toekomst
Moba heeft grote tijdwinst behaald met het gebruik van Tradecloud, met als doelstelling: meer doen met hetzelfde personeel. Het overtypen van gegevens is verleden tijd en er is inzicht in de acties die door collega inkopers reeds zijn uitgevoerd.
Uiteraard is hiermee de kous niet af. Samen met Moba en Tradecloud is NIC aan de slag gegaan met het doorvoeren van verdere optimalisaties. Deze bestaan onder andere uit het implementeren van pakbonnen via Tradecloud (shipments), verbeteren van de functionaliteiten door de overgang op Tradecloud One en verkennen van mogelijkheden rondom artikelbeheer en het meten van KPI’s.
