Er is geen ontkomen aan de realiteit dat moderne inkoop complex is. Een breed scala aan factoren, waaronder globalisering, digitale transformatie, duurzaamheidszorgen en regelgevingseisen, maken het er niet bepaald makkelijker op. In het hart van al deze veranderingen staan mensen, en het in staat stellen van uw teams om succesvol te zijn is fundamenteel. Dit is vooral belangrijk voor inkoop, waar het niveau van ervaring van een team direct vertaalt naar het vermogen om geïnformeerde beslissingen te nemen en complexe leveranciersrelaties te navigeren. Maar inkoopteams zien ook hoge verloopcijfers, waar hoge werkdruk en de druk van kostenbeheer (evenals het beheren van leveranciersrelaties) worden verergerd door een reeks saaie taken en het handmatig najagen van kritieke wijzigingen in bestellingen.
Het goede nieuws is dat organisaties deze twee problemen – productiviteit en werktevredenheid – relatief gemakkelijk kunnen oplossen met een effectieve strategie voor het beheer van de levenscyclus van bestellingen. Tradecloud automatiseert deze arbeidsintensieve processen, waardoor de tijd en moeite die nodig zijn voor taken zoals het maken van bestellingen, workflows en communicatie met leveranciers, worden verminderd.
Dit vertaalt zich ook direct in voordelen voor de financiële en boekhoudkundige afdelingen. Nauwkeurige informatie over bestellingen vermindert de tijd die nodig is om leveranciersfacturen te verwerken met maar liefst 70% of meer, aangezien handmatige verificatie niet langer nodig is en geavanceerde rapporten kunnen worden gegenereerd om te helpen bij het proces aan het einde van de periode.

Gecentraliseerde, eenvoudige communicatie

Effectieve samenwerking met leveranciers staat centraal in de missie van Tradecloud, en dat we communicatie tussen kopers en leveranciers zien als de spil voor effectief beheer van de bestellingencyclus. Een deel van de reden hiervoor is dat wijzigingen in bestellingen eindeloos zijn, en de gevolgen van het niet effectief beheren daarvan variëren van kleine administratieve hoofdpijndossiers tot leveringsproblemen die reputatieschade veroorzaken. Tradecloud biedt een gecentraliseerd platform voor interacties met leveranciers, wat zorgt voor duidelijke en transparante communicatie. Leveranciers kunnen bestelstatus updates geven, reageren op wijzigingen en problemen direct in het platform of via e-mail volgens hun voorkeur aanpakken. Dit vermindert de noodzaak van constante heen-en-weer e-mails en telefoongesprekken, bespaart waardevolle tijd voor zowel kopers als leveranciers zonder veranderingen of verstoringen in normale workflows. Tradecloud is ook gratis voor leveranciers, zonder onboarding of training nodig, zodat de adoptie pijnloos is.
Real-time communicatie en geautomatiseerde meldingen elimineren de frustrerende vertragingen die voortkomen uit het wachten op bevestigingen en goedkeuringen. Dit heeft een directe impact op het verminderen van lange levertijden die arbeidskrachten kunnen vastzetten en de productie kunnen vertragen. Snellere processen betekenen meer productiviteit, proactief beheer en veel hogere werktevredenheid.

Risico’s elimineren door betere data in ERP

Kortom, het beheer van de bestellingencyclus is risicomanagement, en tot 70% van de problemen in de inkomende supply chain gebeuren voor verzending. Het belang van betrouwbare ERP-gegevens is essentieel is voor het nemen van geïnformeerde beslissingen. Slechte gegevens leiden tot fouten in orderverwerking, wat direct vertaalt in significante arbeidsinefficiënties omdat het vaak betekent dat uren worden besteed aan het handmatig najagen van de laatste informatie of het doorzoeken van spreadsheets en e-mails om fouten te corrigeren. Tradecloud vermindert het risico op fouten door nauwkeurige, real-time gegevens te leveren en kostbare, handmatige en foutgevoelige taken om te zetten in nauwkeurige workflows. Dit zorgt ervoor dat bestellingen de eerste keer en in real-time correct worden verwerkt, waardoor de noodzaak tot herstelwerk tot een minimum wordt beperkt en werknemers zich kunnen richten op productievere taken.
De combinatie van deze twee elementen – een enkele bron van waarheid voor samenwerking en het de-risken van bestellingencyclusbeheer – legt de basis voor het stroomlijnen van allerlei handmatige processen, niet alleen binnen inkoop, en brengt voorspelbaarheid naar gebieden die eens vol risico zaten, waaronder:
  • Het voorkomen van fouten in facturen is een andere arbeidsintensieve taak die Tradecloud kan vereenvoudigen. Het platform zorgt dat de ontvangen facturen vaker 100% met bestellingen en goederenontvangsten, waardoor de tijd en moeite die voor deze taak nodig zijn, worden verminderd. Deze automatisering bespaart niet alleen arbeidsuren maar vermindert ook het risico op fouten en discrepanties, zodat facturen nauwkeurig en snel worden verwerkt.
  • Faciliteren van werken op afstand – Werknemers kunnen het platform vanuit elke locatie benaderen, waardoor ze inkoopprocessen en leveranciersrelaties kunnen beheren zonder gebonden te zijn aan een fysiek kantoor. Deze flexibiliteit kan leiden tot een betere benutting van arbeidskrachten, aangezien werknemers efficiënt kunnen werken vanuit elke locatie.
  • Verbetering van naleving en risicomanagement – Naleving en risicomanagement zijn cruciale aspecten van supply chain management die veel arbeidskrachten kunnen opslokken. Tradecloud helpt deze processen te stroomlijnen door tools te bieden voor het monitoren van leveranciersnaleving en het beheren van risico’s. Geautomatiseerde waarschuwingen en rapportagefuncties zorgen ervoor dat potentiële problemen snel worden geïdentificeerd en aangepakt, waardoor de arbeid die nodig is voor handmatige nalevingscontroles en risicobeoordelingen wordt verminderd.
De realiteit is dat de tools van vandaag bestaan om veel van de weerstand van handmatige processen op uw teams volledig te elimineren, en uit onze ervaring blijkt dat efficiëntere teams gelukkigere teams zijn. Door effectief gebruik van automatisering en real-time gegevens kunt u uw organisatie in staat stellen slimmere beslissingen te nemen en middelen te optimaliseren.
Hoe hoog is de leverbetrouwbaarheid van jouw leveranciers?