Succesvol leveranciers aansluiten
Je kunt de beste software voor de samenwerking met je leveranciers gebruiken maar als zij niet ‘aan boord’ zijn kun je er weinig mee. Een succesvolle digitale samenwerking is afhankelijk van de bereidheid van leveranciers om het systeem actief te gebruiken.
Telkens wanneer je je leveranciers of partners vraagt om hun werkprocessen te wijzigen, kan er weerstand of onzekerheid ontstaan. Maar door een paar eenvoudige stappen die het instapproces van de leverancier gemakkelijk maken kun je het aantal leveranciers die deelnemen en daarmee de effectiviteit van de samenwerking snel verbeteren.
Hierbij 7 concrete tips met daarna wat uitleg hoe we het bij Tradecloud aanpakken.
1. Een pro-actieve aanpak
Onboarding van leveranciers is het meest belangrijke deel voor implementatie van de samenwerking tussen organisaties. Dit dien je dus proactief en niet reactief aan te pakken. In plaats van te wachten op problemen of weerstanden, moet de zaak preventief worden voorbereid op de ROI die het project zal opleveren. Deze ROI kan bijvoorbeeld zitten in het automatiseren van handmatig werk, tijdige betalingen, meer grip op uitzonderingen en kortere cyclustijden. Per bedrijf zullen doelstelling(en) en dus ook de ROI verschillen. Maak het proces van onboarden vanaf het begin zo naadloos mogelijk, zodat leveranciers geen reden hebben om terugtrekkende bewegingen te maken of af te haken.
Tip: Nodig een paar leveranciers uit en vraag “hoe kunnen we jullie leven beter maken?”.
2. Geef topleveranciers voorrang
Op basis van de 20/80-regel neemt 20% van je leveranciers doorgaans 80% van de uitgaven voor hun rekening. Bevatten je inkooporders veel orderregels? Dan kun je ook op basis daarvan prioriteren. Concentreer op het onboarden van de topleveranciers.
Je hoeft ook niet alle leveranciers in één dag aan te sluiten, dit is een proces wat stap voor stap gaat en eigenlijk nooit klaar is.
Tip: kijk niet alleen naar volume, maar ook naar leveranciers die veel complexiteit hebben
3. Plan hoe je leveranciers verbinding zullen maken
Leveranciers kunnen primair worden verdeeld tussen leveranciers die verbinding zullen maken via een Portal en leveranciers die kiezen voor een rechtstreekse ERP-integratie.
- Portal. Leveranciers krijgen hun orders via een Portal en via email notificaties.
- ERP-integratie: Leveranciers ontvangen orders direct in hun eigen ERP systeem. Dit kost iets meer moeite maar heeft ook veel meer voordelen.
Tip: begin met het maken van een lijst waarin je bijhoudt welk ERP systeem je leverancier gebruikt en wat hun ambities zijn voor directe integraties met hun klanten
4. Maak registratie zo eenvoudig mogelijk
Als 80% van je leveranciers ‘self service’ kan onboarden, dan kan je team zich concentreren op de 20% die mogelijk problemen zal opleveren.
Maak een standaard informatiepakket voor je leveranciers met uitleg en instructies. Geef inkoopmedewerkers toestemming om zelf e-mailuitnodigingen aan leveranciers te verzenden met een link, gebruikersnaam en wachtwoord. Hierdoor kunnen de meeste leveranciers gemakkelijk toegang krijgen tot het Portal. Sommige gebruikers zullen echter problemen ondervinden met elk geautomatiseerd proces, zoals het verkeerd kopiëren van een wachtwoord of het blokkeren van de e-mail door spamfilters. Zorg intern voor een contactpersoon die eventuele problemen op kan lossen.
Tip: maak een korte instructievideo die je kunt hergebruiken
5. Maak een stappenplan
De ketenintegratie hoeft niet in één maand af, dit is een stap voor stap proces o.b.v. welke problemen je wilt oplossen en hoeveel tijd je er aan kunt besteden.
Begin met een groep van leveranciers ob.v. volumes en complexiteit, zorg dat deze succesvol is en ga dan verder met de volgende groep.
Tip: begin met 3 leveranciers en maak hier een succesverhaal van dat als voorbeeld voor anderen gebruikt kan worden
6. Prioriteer de functionaliteit je wilt gebruiken
De basis van supply chain integratie wordt gevormd door het automatisch uitwisselen van inkooporders- en bevestigingen. Als dat eenmaal staat wordt alle data tussen inkoper en leverancier gedeeld. Het is verleidelijk om gebruik te maken van de andere modules die het platform biedt. Aan orderinformatie kun je immers verzendinformatie, forecasts, technische tekeningen, facturen en analytics koppelen. Ook hier is een goede planning en prioritering belangrijk: bepaal welke modules noodzakelijk zijn in de eerste fase. Test en implementeer dat eerst. Na een evaluatie met je leveranciers kun je in overleg met hen andere modules inzetten.
Tip: werk praktisch en ‘agile’, zorg dat orders en bevestigingen werken en ga dan pas verder met alle uitzonderingen
7. Plan een bijeenkomst met je leveranciers
Het organiseren van een leveranciers dag helpt bij het vormen van de eerste perceptie van het platform en zorgt voor een positieve ervaring.
Hoewel er aanvankelijk enige aarzeling kan zijn bij leveranciers om deze nieuwe aanpak te proberen, kun je met deze stappen weerstand oplossen. Laat aan leveranciers zien dat de investering van hun kant minimaal is, terwijl de opbrengst voor beide organisaties groot is. Hoe meer leveranciers zich aanmelden, hoe succesvoller de samenwerking zal zijn!
Tip: Heb je een leverancier die vooroploopt en dit al met andere klanten doet? Laat deze zijn/haar verhaal vertellen!
De Tradecloud aanpak
Tradecloud kent een standaard aanpak waarmee we onze klanten helpen om snel en succesvol hun leveranciers aan te sluiten.
De uitgangspunten hierbij zijn:
- Ook leveranciers hoeven maar 1 keer aan te sluiten om meerdere klanten te bedienen
- Leveranciers kunnen orders ontvangen en bevestigen via een online portal (geen IT impact voor hun)
- Of ze kunnen hun eigen ERP systeem aansluiten zodat het ook aan hun kan automatisch gaat
- Gebruik maken van standaard ERP koppelingen om kosten laag te houden en implementatie kort
Stap voor stap leveranciers aansluiten
- Het succes van Tradecloud wordt (mede) bepaald door de mate van adoptie onder leveranciers, het begeleiden en succesvol aansluiten van de eerste groep van leveranciers is daarom onderdeel van het project.
- Samen maken we een plan om stap voor stap leveranciers aan te sluiten obv volume en complexiteit
- Leveranciers kunnen aansluiten via het portal (binnen 5 min. en gratis) of er voor kiezen om ook met hun eigen ERP systeem te integreren.
- Tradecloud levert materiaal om eenvoudig en snel zelf leveranciers aan te sluiten
- Vele duizenden partijen zijn inmiddels aangesloten op het Tradecloud platform (direct of indirect via andere netwerken)
- Onze aanpak zorgt er voor dat gemiddeld 80%-90% van de leveranciers binnen een aantal maanden is aangesloten
Leveranciers aansluiten via portal of volledige ERP integratie
Er zijn verschillende niveaus voor een leverancier om samen te werken via Tradecloud. Hierdoor kan eenvoudig, en zonder kosten, gestart worden en kan dit stap voor stap uitgebreid worden naar een end-to-end integratie.
Integratie niveaus:
1.Via portal (gratis en binnen 5 min. gereed) De leverancier ontvangt een email notificatie en kan via het portal bevestigen en communiceren
2.Via download van orders. De leverancier download de orders om verder te verwerken in zijn/haar eigen ERP systeem
3.Via eenvoudige ERP integratie. De leverancier ontvangt de orders in zijn/haar eigen ERP systeem via een ERP connector, SCSM bericht of EDI file
4.Via volledige ERP integratie. Het ERP pakket van de leverancier communiceert direct met het ERP van de inkoper en er kan aanvullende data uitgewisseld worden (tekeningen, updates, extra artikeldata)
Hoe ga ik om met bezwaren?
‘Willen mijn leveranciers dit wel?’ is een argument dat we af en toe horen, maar in de praktijk zien we dat bijna iedereen wel overtuigt is van de meerwaarde van ketenintegratie.
Niet iedereen zal er direct klaar voor zijn maar de meesten begrijpen wel dat we ook niet kunnen blijven emailen en alles handmatig verwerken.
“Handmatig per email een flexibele keten aansturen is niet te doen, en bovendien hebben we daar de mensen ook niet voor, die moeten hoogwaardiger werk doen.”
Uit onze ervaring blijkt dat 87% van leveranciers uit zich zelf volledig meewerkt, waarbij ze vaak via de Portal beginnen en de ERP integratie daarna willen oppakken.
Meestal zijn er dus alleen praktische bezwaren of kostenoverwegingen, met de standaard Tradecloud aanpak en de meerdere niveaus van integratie kunnen we dit goed oplossen.
Meer weten of een vrijblijvende demo?
