Je kunt de beste software voor de ketenintegratie met je leveranciers gebruiken maar als zij niet ‘aan boord’ zijn kun je er weinig mee. Een succesvolle digitale samenwerking is afhankelijk van de bereidheid van leveranciers om het systeem actief te gebruiken.

Telkens wanneer je je leveranciers of partners vraagt om hun werkprocessen te wijzigen, kan er weerstand of onzekerheid ontstaan. Maar door een paar eenvoudige stappen die het instapproces van de leverancier gemakkelijk maken kun je het aantal leveranciers die deelnemen en daarmee de effectiviteit van de samenwerking snel verbeteren.

1.      Een proactieve aanpak

Onboarding van leveranciers is het meest belangrijke deel voor implementatie van de samenwerking tussen organisaties. Dit dien je dus proactief en niet reactief aan te pakken. In plaats van te wachten op problemen of weerstanden, moet de zaak preventief worden voorbereid op de ROI die het project zal opleveren. Deze ROI kan bijvoorbeeld zitten in tijdige betalingen, meer grip op uitzonderingen in het inkoopproces, kortere cyclustijden of uitbannen van manuele werkzaamheden. Per bedrijf zullen doelstelling(en) en dus ook de ROI verschillen. Maak het proces van onboarden vanaf het begin zo naadloos mogelijk, zodat leveranciers geen reden hebben om terugtrekkende bewegingen te maken of af te haken.

2.      Geef topleveranciers voorrang

Op basis van de 20/80-regel neemt 20% van je leveranciers doorgaans 80% van de uitgaven voor hun rekening. Bevatten je inkooporders veel orderregels? Dan kun je ook op basis daarvan prioriteren. Concentreer op het onboarden van de topleveranciers.

3.      Plan hoe je leveranciers verbinding zullen maken

Leveranciers kunnen primair worden verdeeld tussen b2b leveranciers die verbinding zullen maken via EDI, leveranciers die het online supply chain platform zullen gebruiken en leveranciers die kiezen voor een rechtstreekse ERP-integratie.

  • EDI: Bepaal of de leveranciers al een gedefinieerd EDI-formaat gebruiken om gegevens te verzenden en te ontvangen. Het is voor hen makkelijker werken met een formaat dat ze al gebruiken in plaats van een formaat te ontwikkelen dat specifiek is voor de behoefte van jouw organisatie.
  • Via het platform: gebruik van verschillende browsers wil nog wel eens voor problemen zorgen. Check daarom de browsers (en de versies) die door je leveranciers worden gebruikt.
  • ERP-integratie: voor veel inkopers is een connectie met het ERP-systeem van de leverancier de ultieme manier om realtime inzicht te verkrijgen in de keten en kosten te besparen. Bovendien automatiseer je op deze manier de operationele inkoop. Niet alleen automatiseer je het inkooporderproces maar met de beschikbare big data kunnen analytics, forecasts, verzendinformatie gegenereerd worden. Tradecloud heeft standaard ERP-connectorsontwikkeld voor alle gangbare ERP-systemen (Exact, SAP, MS Dynamics, Infor, Ridder etc.).

4.      Maak registratie zo eenvoudig mogelijk

Als 80% van je leveranciers automatsich kan onboarden, dan kan je team zich concentreren op de 20% die mogelijk problemen zal opleveren.

Geef inkoopmedewerkers toestemming om e-mailuitnodigingen aan leveranciers te verzenden met een link, gebruikersnaam en wachtwoord. Hierdoor kunnen de meeste leveranciers gemakkelijk toegang krijgen tot het platform. Sommige gebruikers zullen echter problemen ondervinden met elk geautomatiseerd proces, zoals het verkeerd kopiëren van een wachtwoord of het blokkeren van de e-mail door spamfilters. Zorg intern voor een contactpersoon die eventuele problemen op kan lossen.

5.      Houd rekening met toekomstige groei

Als je organisatie een fusie of overname doet, dan kan zowel het aantal uit te nodigen leveranciers als het type aansluiting snel veranderen. Als de organisatie zich momenteel in een uitbreidingsfase bevindt, plan hiervoor dan ruim voldoende connectiviteits- en beheeropties in, zodat je naar behoefte kunt opschalen.

6.      Prioriteer de modules je wilt gebruiken

De basis van supply chain integratie wordt gevormd door het automatisch uitwisselen van inkooporders- en bevestigingen. Als dat eenmaal staat wordt alle data tussen inkoper en leverancier gedeeld. Het is verleidelijk om gebruik te maken van de andere modules die het platform biedt. Aan orderinformatie kun je immers verzendinformatie, forecasts, technische tekeningen, facturen en analytics koppelen. Ook hier is een goede planning en prioritering belangrijk: bepaal welke modules noodzakelijk zijn in de eerste fase. Test en implementeer dat eerst. Na een evalutie met je leveranciers kun je in overleg met hen andere modules inzetten.

7.      Plan een bijeenkomst voor leveranciers

Training helpt bij het vormen van de eerste perceptie van het platform en zorgt voor een positieve ervaring. Als je organisatie niet over de vaardigheden of faciliteiten beschikt om dit te doen, vraag dan de leverancier van het platform om een training te maken en uit te voeren. Werk met hen samen om de training aan te passen aan de behoeften van jouw bedrijf. Als het om een live training gaat, moet het een paar weken tot een maand van tevoren worden gepland, zodat de leveranciers de benodigde informatie hebben en de trainers de inhoud kunnen ontwikkelen die geschikt is voor het publiek. Als jouw organisatie alle toekomstige trainingen en instructies kan uitvoeren, kunnen deze eerste trainingen door de platform aanbieder worden gebruikt voor train the trainer doeleinden.

Hoewel er aanvankelijk enige aarzeling is van leveranciers om deze nieuwe aanpak te proberen, kun je met deze stappen weerstand oplossen. Laat aan leveranciers zien dat de investering van hun kant minimaal is, terwijl de opbrengst voor beide organisaties groot is. Hoe meer leveranciers zich aanmelden, hoe succesvoller de samenwerking zal zijn!

Benieuwd naar de toegevoegde waarde van een een supply chain platform voor jouw bedrijf? Lees het hier.