Vandeputte vergroot grip op leveranciers en verbetert klantcontact

De veiligheidsexpert Vandeputte optimaliseert stap voor stap de eigen logistieke keten. Daarbij speelt digitalisering een sleutelrol. Het supply chain portal van Tradecloud One helpt de leverancier in veiligheidsartikelen met digitale ondersteuning in zowel het leverancierscontact als het bestelproces. “Dankzij het platform kunnen we sneller een accurater antwoord geven en inzicht bieden aan klanten. Het laat ons toe om te groeien, zonder tegen capaciteitsbeperkingen aan te lopen.”

De onderneming met hoofdkantoor in het Vlaamse Boechout bedient klanten in heel Europa met een groot assortiment veiligheids- en beschermingsartikelen. Voorbeelden daarvan zijn veiligheidshandschoenen en -brillen, maar ook valbeveiliging en interventiemateriaal. Filip Jambon, Portfolio, Purchase en Supply Manager: “We richten ons nu veel meer op ontzorgen, zoals jullie Nederlanders dat zo mooi noemen.” Hij legt samen met Supply Officer Debby Ahlström uit wat de keuze voor en implementatie van Tradecloud voor het bedrijf betekent.

Focus op keten tot aan de klant
Vandeputte heeft organisatorisch gezien een flinke verandering ondergaan in de afgelopen jaren. Jambon: “We hebben ons ontwikkeld tot een expert in safety op zowel het gebied van materialen als kennis. Onze focus is nu veel breder. Tot diep in onze supply chain en die van de klant.” Daarnaast is de keten van stakeholders en leveranciers in kaart gebracht. “Het doel was en is om maximale impact te hebben op de supply chain om zo de tevredenheid
van onze klanten te kunnen verhogen.” Door meer gebruik te maken van on-site distributiemogelijkheden zoals via distributiemachines is dit gelukt. Vandeputte plaatst jaarlijks met een inkoopteam van ongeveer zeven FTE ruim 140.000 orderregels en het bedrijf verkoopt jaarlijks voor ongeveer 110 miljoen euro aan artikelen.

Meer inzicht in dagdagelijks gebruik safetyartikelen
In de bij klanten geplaatste machines zijn onder andere handschoenen en wegwerpkleding te vinden. De machines bevatten vooral artikelen die door medewerkers worden gedragen. Eén van de voordelen van de vending machines is dat klanten inzicht krijgen in het dagdagelijkse verbruik van artikelen. “Het is mogelijk om gebruikers toegang te geven tot een persoonlijk budget. Ook is in te stellen dat personen alleen de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) kunnen pakken die voor hen zijn bedoeld. Of voor een specifieke taak.”

Met Tradecloud inspelen op alarmsignalen
In het streven van Vandeputte om uit te groeien tot dé digital safety leader staat een aspect centraal: digitale ondersteuning van het veiligheidsproces in de keten naar de klant toe. Het betekent uiteraard dat Vandeputte in de keten zijn zaakjes op orde moet hebben. Daarbij speelt Tradecloud een belangrijke rol. De onderneming liep tegen grenzen aan. Jambon: “Ons logistieke proces was tot een aantal jaar geleden niet goed genoeg. De efficiëntie van de keten groeide niet mee met de gewijzigde behoeften van onze eindklant. De Portfolio, Purchase en Supply Manager noemt dat alarmsignalen die aanzetten tot het maken van andere keuzes. “De keuze voor Tradecloud was er daar een van. Aanvullend hebben we een voorraadbeheersysteem geïmplementeerd. Dat verving een in eigen beheer ontwikkeld systeem. Hetzelfde geldt voor Tradecloud. Voor de implementatie hiervan werkten we met een inhouse ontwikkeld platform.

De groei van het bedrijf leidde tot een aantal beperkingen en die waren in drie categorieën op te splitsen. Jambon: “De accuraatheid van de informatie was niet goed genoeg, mede doordat we alle data manueel verwerkten. Inmiddels is nog maar een fractie van onze openstaande lijnen ofwel nog niet bevestigd binnen de drie vereiste werkdagen of hebben een levertijd die al meer dan drie dagen is verlopen.” Daarnaast verliep volgens Ahlström de opvolging en het beheer van alle orderlijnen eerder manueel en met Excel. “Dat was tijdrovend.” Tenslotte werkte het bedrijf naar eigen zeggen te vaak reactief. “Dat was het gevolg van het te laat opmerken van zaken, zoals te late levertijden en foutieve prijzen.”

Geautomatiseerd bevestigen en herbevestigen
Ahlström is als Supply Chain Officer verantwoordelijk voor het werken met Tradecloud One, het supply chain platform voor de industrie, groothandel en retail. “Leveranciers krijgen hun bestellingen nu voor negentig procent vanuit Tradecloud. Het bevestigen en herbevestigen verloopt automatisch. Wij beschikken over real-time informatie van alles wat leveranciers aangaat. Die informatie communiceren we aan onze verkooporganisatie en ook rechtstreeks aan onze klant. Het is zelfs mogelijk om de gesprekken te bekijken.” Het platform is nu ook de centrale plaats waar de communicatie samenkomt.

‘Klanten een B2C-ervaring bieden’
Ahlström noemt het verbeterde inzicht in bijvoorbeeld levertijden binnen het Tradecloud platform essentieel. “Dat is echt kritische data voor ons. Hetzelfde geldt voor info over bevestigingen, herbevestigingen en prijsafwijkingen. De implementatie van het platform zorgde er ook voor dat klanten bestellingen real-time kunnen volgen. Dus die data moet echt accuraat zijn.” Dat laatste is vooral belangrijk voor Vandeputte omdat het een B2C-ervaring wil geven aan de eigen klanten. Een voorbeeld van proactief handelen is dat de notificaties van afwijkingen het bedrijf in staat stelt tot het maken van een snelle correctie en vervolgens voorkomen dat het event zich herhaalt.

‘Leveranciers meer accountable maken’
Een verbeterslag leidt in negen van de tien gevallen tot verdere optimalisatieslagen binnen een organisatie. Zo ook bij Vandeputte. Jambon: “Er is nu inzicht in eigen prestaties. Toch willen we meer dan ons interne proces bewaken. Het zijn aanvullend vooral de leveranciers die ons correcte informatie moeten geven. Dus willen we leveranciers ook meer accountable maken.”

Overgrote deel leveranciers aangesloten op  Tradecloud One
Bij de start van de Tradecloud One adoptie kostte het Vandeputte naar eigen zeggen nog wel wat overtuigingskracht om leveranciers met het platform te laten werken. “Gebruiken ze het eenmaal, dan zien ze het als een systeem waarmee eenvoudig te werken is.” Waar bestaande leveranciers vriendelijk werd verzocht om met het platform te werken, verplicht Vandeputte dit voor nieuwe leveranciers. Inmiddels zijn 338 van de 438 leveranciers overgestapt. Voor de resterende leveranciers voegt het werken met de supply chain portal weinig efficiëntie toe.

Groot aantal voordelen
Jambon en Ahlström kunnen het werken met Tradecloud One alleen maar aanraden. “Je wint enorm veel tijd omdat het systeem aangeeft wat goed loopt en wat niet. Orders die drie dagen na de bestelling nog niet zijn bevestigd vragen om een update van de leverancier. Daarnaast besparen we met het geautomatiseerd bevestigen van orders veel tijd. De service naar klanten toe is verbeterd dankzij de samenwerking tussen Tradecloud en het Slim 4 voorraadbeheersysteem. Bovendien werken leveranciers zelf efficiënter dankzij het verbeterde inzicht.” Aanvullend aan de genoemde voordelen zien Jambon en Ahlström ook op het vlak van facturen een positief punt: “Het platform geeft ons meer mogelijkheden om proactief op factuurafwijkingen in te spelen. Doe je dat pas later in het proces, dan kost dat meer tijd.”

Analyseren en evalueren
Voor de nabije toekomst staan er nog twee verbeterslagen op het programma. Vandeputte wil de Tradecloud BI-formulieren gaan gebruiken. “Die moeten ons een nog duidelijker beeld geven van de leverbetrouwbaarheid van leveranciers.” Daarnaast wil het bedrijf het handelen tussen Vandeputte en leveranciers vaker evalueren en de resultaten daarvan delen. Jambon: “Hoe meer leveranciers van het platform gebruik maken, des te beter onze analyses worden. Ik verwacht dat we dit eind 2024 zullen gebruiken.”

‘Je doet dit samen met leveranciers voor de eindklant’
De twee zijn tevreden over de behaalde voordelen, maar willen wel benadrukken dat die vooral te realiseren zijn in nauwe samenwerking met de leveranciers van het bedrijf. “Tradecloud One is voor ons een werkinstrument én communicatiemiddel met leveranciers. Ook voor hen zijn er voordelen, zoals maximaal efficiënt deel te nemen aan een soepel werkende supply chain. Je doet dit als bedrijf samen met je leveranciers voor de eindklant.”