Interview

Hans Sterke (purchase manager)

Frank Vermeer (process engineer)

Het Nederlandse Tobroco-Giant produceert shovels die vervolgens de hele wereld overgaan. De onderneming groeit als kool en bedient zowel eindgebruikers als OEM’s. “We krijgen zoveel aanvragen dat we hebben besloten dat we vooral door ons geselecteerde opties willen bouwen.” Het is in een notendop waar het bedrijf nu aan werkt: de toekomstige groei beheersbaar houden. Het zet daarvoor én voor het aansturen van de supply chain sinds kort ook het Tradecloud One platform in.

Tobroco-Giant bedient met 36 verschillende modellen klanten in 62 landen. Componenten komen onder andere van verschillende bekende toeleveranciers, zoals Kubota, Bosch Rexroth en Comer. Het verhaal van de onderneming startte in 1996, maar inmiddels ziet de wereld er heel anders uit. Met een continue groei van tien tot twintig procent per jaar is het tijd om kaders te stellen, geven Hans Sterke (purchase manager) en Frank Vermeer (process engineer) aan. “In principe kunnen we bijna alles wat de klant vraagt leveren: van functies tot kleuren. Met als doel om dit te stroomlijnen configureren we steeds meer binnen een bepaald model, een stap waarmee we een aantal opties als standaard configuratie hanteren. De groei van de afgelopen vijftien jaar vereist dat we kaders gaan stellen.”

“Leveranciers hebben de keuze om via de portal te werken of een harde ERP koppeling te maken met Tradecloud One.”

Veranderingen binnen de keten
Het ‘afkaderen’ gebeurt vooral om de simpele redenen dat Tobroco-Giant de hele supply chain van het bedrijf moet kunnen voorzien van onderdelen en producten. “Dat was de afgelopen jaren overigens best een uitdaging als gevolg van alle ketenverstoringen.” Aanvullend is de organisatie continu intern zaken aan het veranderen, waaronder productielijnen voor nieuwe producten.

‘Keuze tussen portal of harde koppeling’
Met het streven om continu slimmer en effectiever te werken nam de rol van IT toe. De keuze voor de uitrol van Tradecloud past volgens Sterke en Vermeer naadloos in deze ontwikkeling. “De verstoringen in de keten en de personeelsuitdaging waren de prikkel om te starten. De groei in het aantal orderregels vroeg ook om het automatiseren van meer handelingen. Daarnaast zochten we naar meer inzicht in de supply chain en naar data over wanneer leveranciers onderdelen kunnen leveren. Aanvullend vroegen leveranciers om meer digitale informatie, bijvoorbeeld via een centrale Supplier Portal. Nu hebben ze de mogelijkheid om deze data via die portal te ontvangen, terwijl het Tobroco ERP-systeem hiermee de bevestiging van een order krijgt. Leveranciers hebben overigens de keuze om eveneens via de portal te werken of een harde koppeling te maken met Tradecloud One.” Dat Tradecloud deze twee opties aanbiedt is een belangrijke reden geweest om voor het platform te kiezen, stellen Sterke en Vermeer. “We dringen nu nadrukkelijk bij leveranciers aan om data via de portal te delen. Een deel van hen is over, een deel nog niet.”

‘Duidelijker kritieke punten orderproces in beeld’
Hoewel nog niet alle leveranciers zijn overgestapt op het delen van digitale informatie via de portal, zijn de voordelen al wel duidelijk zichtbaar. Sterke: “Dit bespaart de afdeling inkoop/planning veel werk en dus tijd. Vooral omdat je op basis van uitzonderingen kan werken, zoals afwijkende lever- of prijsinformatie. Loopt een order zoals gepland, dan doen we er niets meer mee. De scherpere blik op afwijkingen heeft ook gezorgd voor meer bewustzijn van de afwijkingen. In je achterhoofd heb je duidelijker de kritieke punten van je orderproces in beeld.” Vermeer: “De voorgestelde afwijkingen zijn direct gesimuleerd in ons ERP. Stelt een leverancier voor om een week later te leveren, dan simuleren we de consequenties daarvan in het ERP en weten we of we het uitstel wel of niet kunnen accepteren.” Het betere inzicht van wat ergens de consequenties van zijn heeft nog een voordeel, geven ze aan. “Werkt een leverancier netjes en zonder prijsafwijkingen, dan is de kans dat de factuur juist is ook veel groter. Dat heeft als voordeel dat je niet pas achteraf bij het matchen van facturen tegen een fout aan loopt.”

“Denk na over je workflow, hoe je omgaat met koppelingen en wijzigingen. Voorkom een teveel aan koppelingen.”

 

Keuze op basis van gemak en functionaliteit
De keuze voor Tradecloud was volgens Sterke en Vermeer geen ingewikkelde. “Het was het voordeel van die keuzemogelijkheid voor leveranciers tussen de portal of een directe koppeling, maar ook de functionaliteit van het platform. Kiest een leverancier voor de portal, dan zijn er geen aanvullende kosten. Daarnaast willen we zaken als retourzendingen, deelleveringen en prijsafwijkingen ook met Tradecloud afhandelen.” Voorafgaand aan de implementatie is er veel tijd gestoken in onder andere het functioneel ontwerp. Bij de uitrol zelf lag de nadruk bij de start op het aansluiten van de Nederlandse leveranciers en specifiek de bedrijven met veel orderregels. “Nu is het tijd voor leveranciers in andere landen waaronder Duitsland en Italië, maar ook in Oost-Europa en Azië.”

Automatische meldingen
Voldoet het platform aan de verwachtingen? “Zeker. We hebben absoluut veel minder werk aan het beheren van orders. Dat vereist overigens wel dat je duidelijke data in je systeem hebt zitten.” Nu de eerste leveranciers zijn gekoppeld, zien Sterke en Vermeer een groeiend aantal mogelijkheden voor Tobroco-Giant. Sterke: “Zelf verwacht ik dat we ook de levervooraankondiging en de pakbon digitaal gaan ontvangen. Vervolgens kunnen we forecasts delen met leveranciers en de leverprestaties van toeleveranciers meten. Ook dat kan in de toekomst mogelijk met Tradecloud.” Vermeer: “Dit komt uit de forecast die we kunnen delen. Is dat inzicht er bij een ketenpartner eerder, dan kunnen ze in de productieomgeving en bij hun eigen toeleveranciers eerder starten met de voorbereiding. Nu kunnen we eveneens gaan afdwingen dat leveranciers orders gaan bevestigen. Niet langer per e-mail, maar via het platform. Die actieve terugkoppeling is prettig.” Tradecloud zorgt daarmee voor een stuk ketenintegratie in tijden waarin dat zeer gewenst is. Sterke: “Zo ga je bovendien meer in gesprek met partners over hoe je het leven voor elkaar makkelijker kunt maken. Digitalisering is daarbij essentieel.”

‘Denk voor je start goed na over workflow’
Tips voor concullega’s zijn er genoeg bij Sterke en Vermeer. “Denk na over je workflow, hoe je omgaat met koppelingen en wijzigingen. Voorkom een teveel aan koppelingen. Neem daarnaast voldoende tijd en ga in gesprek met leveranciers. Niet elke leverancier staat te springen om te werken met een portal, maar gaan ze over naar een volledige integratie dan bespaart ook een leverancier tijd. Daarnaast neemt het inzicht toe, in de orders en in wat ze al hebben geleverd.”

“Met het Tradecloud platform houden we de toekomstige groei beheersbaar.”

Meer case studies

Benieuwd wat Tradecloud voor jou kan doen?

Laat een bericht achter en wij nemen contact met je op.