De rijtjes met lean-principes kennen gretig aftrek. De bekendste is wellicht de volgende: waarde > waardestroom > flow > pull > perfectie. Terwijl als je naar de lean-principes van Toyota kijkt, dat een heel ander rijtje is, namelijk: challenge > kaizen > genchi genbutsu > respect  >  teamwork. Daar zitten wezenlijk verschillen tussen. Niet dat de eerste verkeerd is, maar als we alleen dat zouden volgen missen we essentiële gedragsnormen.

Bron: https://yourleanguide.nl/het-belangrijkste-lean-principe-dat-weinigen-kennen/

En daar zit de crux, cultuur wordt namelijk bepaald door ons gedrag. De sterkste vorm is die van ons dagelijks handelen. Begroet je mensen, pak je vuil op wanneer je dat ziet liggen, flos jij je tanden? En lean draait om een specifieke cultuur, waarvan één principe er wat mij betreft met kop en schouders bovenuit steekt. En ik ken weinigen die deze zomaar kunnen benoemen. Ook niet in het lean-wereldje. Daarom een korte uitleg.

Afstemmingsverliezen

Er wordt veel over verspillingen gesproken, waarbij de grootste verspilling die van ‘ongebruikte kennis’ is. In ons kennisintensieve wereldje zit de verspilling vooral in de transport van kennis, ofwel overdracht. De afstemmingsverliezen zijn enorm. En nee, meer communiceren helpt niet! Laten we even teruggaan naar waar dit probleem vandaan komt.

Vanuit de industriële revolutie zijn we ons gaan organiseren in specialisaties. Dat had te maken met het snel efficiënt kunnen inzetten van mensen, zonder enige voorkennis. Het kunnen lezen en schrijven was niet standaard. Er werd voor je gedacht. Dat was 150 jaar geleden. Maar ook toen al kon men zelf denken. Echter, tegenwoordig is nagenoeg iedereen goed onderwezen en zijn producten (en diensten) vele malen complexer. Het wordt daarmee steeds lastiger om elkaar te begrijpen.

En toch communiceren we met elkaar op een manier waarbij er erg veel ruis op de lijn zit. Je kent het wel van vroeger, het fluisterspelletje. Een simpele zin in het begin wordt een hilarische zin aan het eind. Vreemd genoeg communiceren we als volwassenen in het bedrijfsleven nog steeds hetzelfde, het is één groot fluisterspel. Nu zijn het geen individuen die een simpele zin overdragen, maar afdelingen die hele dossiers doorschuiven. En dan verwachten we dat de ander ons begrijpt? Vreemd! Vandaar mijn nadruk op dit belangrijke lean-principe.

Begrijpen we elkaar?

Het uitgangspunt zou dus moeten zijn om die enorme communicatie-ruis te verminderen. Dat doe je niet door hetzelfde bericht vaker te herhalen. Daar zijn we goed in, lekker veel vergaderen. Tegenover elkaar en zenden maar. Het belangrijkste lean-principe stelt dat ‘we er alles aan moeten doen om elkaar te begrijpen’. Dat heet in lean-termen respect. De vraag is dus: doen we er wel alles aan om elkaar te begrijpen?

Je moet er namelijk vanuit gaan dat iedereen een stukje van de waarheid heeft. De kunst is om tot een gedeelde waarheid te komen. Dat is niet per se dé waarheid, maar het komt er wel dichterbij. Plus, dat je er tenminste met elkaar over eens bent dat dit het gemeenschappelijke beeld is. En dat is mooi, iets gemeenschappelijks. Dat praat een stuk eenvoudiger, en ook veel prettiger. Geen ‘wij en zij’, maar ‘wij, samen’. En hoe doe je dat dan, ‘er alles aan doen om elkaar te begrijpen?’

Mensen zijn visueel ingesteld. Doe maar een test. Wijs naar links en zeg rechts bij een uitleg. Dan doet men wat ze zien. We zijn het ook gewend, zoals bij wegwijzers. Iconen werken beter dan teksten. Je ziet het dan in één oogopslag. Daarvoor is visuele communicatie (visual management) binnen lean zo’n belangrijk onderdeel. Dat is dus een afgeleide van het onderliggende principe. We werken in lean daarom het liefst met praatplaatjes, post-its en kleuren.

Auteur: Rudy Gort