Email heeft gezorgd voor een overvloed aan onnodige communicatie. Het onderzoek van de Radicati Group heeft aangetoond dat zakelijke gebruikers dagelijks zo’n 117 e-mails ontvangen en verzenden. Met deze enorme hoeveelheid aan berichten die om onze aandacht vragen, kunnen e-mail programma’s deze enorme toename in gebruik niet meer aan. Dit zorgt er voor dat emailberichten niet meer, te laat of door de verkeerde persoon gelezen worden, dit vooral door een gebrek aan workflow en het stellen van prioriteiten. Deze overvloed aan informatie is een ‘killer’ voor de productiviteit. Een enorme hoeveelheid aan waardevolle bedrijfsgegevens zit verstopt in e-mails en is ontoegankelijk voor andere medewerkers. En wanneer iemand vertrekt is alle informatie, en zelfs de door hem of haar gemaakte afspraken, verloren.
In dit blog proberen we uit te leggen hoe sociale platforms kunnen helpen om operationele processen te vereenvoudigen t.o.v. de huidige inefficiënte gebruik van e-mail.
Centrale data toegang
In tegenstelling tot e-mail waar data verstuurd wordt van verzender naar ontvanger, zijn platforms één centrale informatiebron die toegankelijk is voor meerdere personen tegelijk. Samenwerken wordt makkelijker als informatie makkelijk toegankelijk is en voorzien is van historie en ‘context’ zoals orders, ontvangsten of facturen. Niet meer eindeloos forwarden van e-mails met attachments naar individuele e-mail boxen.
Workflow
Sociale platforms maken het mogelijk om taken te creëren, toe te wijzen en te managen. De workflow blijft hanteerbaar en is voor iedereen transparant. Dit werkt veel beter dan het heen en weer sturen van e-mails.
In context
E-mails gaan vaak over een order, factuur of betaling, maar deze informatie zit niet in de e-mail. De e-mail is dus los van z’n context en deze informatie moet er door de lezer zelf bij gezocht worden. Zou het niet veel makkelijker zijn als de communicatie direct aan de betreffende transactie gekoppeld zou zijn?
Het is nog niet lang gelden dat email de ruggengraat was van bijna alle communicatie, maar vandaag worden sociale platformen meer en meer de basis voor business communicatie. We verwachten niet dat email verdwijnt, maar email wordt vooral nog gebruikt voor notificaties. Alhoewel er op de lange termijn trends zichtbaar zijn bij jongere generaties om helemaal geen e-mail meer te gebruiken. Meer en meer samenwerking zal plaatsvinden via platformen waar de meest actuele informatie beschikbaar is gecombineerd met ‘actionable insights’ en ‘context’.
Heeft deze blog je aan het denken gezet over sociale platforms? Laat je reactie achter in de comments.
Als je denkt dat een sociale platform de oplossing is voor jouw organisatie om de communicatie overoperationele processen te vereenvoudigen, dan kan Tradecloud je misschien helpen, lees over ons supplychain platform.
