Hans de Croon

Directeur Business Development en Marketing bij Van Egmond Groep

“Wij richten ons op de maakindustrie en Tradecloud past daar perfect bij als effectief e-commerce platform.”

Van Egmond Groep bestaat al meer dan 80 jaar en is één van de oudste elektrotechnische groothandels van ons land. Het bedrijf levert componenten voor industriële automatisering en aandrijving. Met de onderdelen en halffabrikaten van Van Egmond Groep kunnen OEM’ers en de maakindustrie machines assembleren. Ook prefab onderdelen, waarbij een deel van de assemblage al voor de klant wordt verzorgd, zijn mogelijk. Van Egmond Groep onderscheidt zich van andere groothandels door actief met de machinebouwers mee te denken over procesverbeteringen.

Op het moment van dit schrijven is de sfeer bij Van Egmond opperbest. Slechts enkele dagen daarvoor is het bedrijf verkozen tot een van de beste leveranciers tijdens de uitreiking van de DISCA-awards. In de categorie ‘Best logistics supplier’ eindigde het bedrijf op de tweede plaats.

“Steeds meer kleinere leveringen op verschillende locaties.”

Hans benadrukt dat Van Egmond het verschil maakt in logistiek-technische meerwaarde voor hun klanten. Hans: “Als groothandel voeren we merken zoals Danfoss, Siemens, Omron en Eaton. We hebben dus heel veel kennis van de materialen die we verkopen. Daarom zijn wij in staat om een volledige kit aan te leveren op een bepaalde plek, op een bepaalde tijd in het productieproces van de klant. Tegenwoordig zijn machinefabrieken gespitst op het hebben van zo min mogelijk handling bij het binnenboeken van materialen. In het verleden was dat écht anders: voor een te produceren machine werd al het materiaal tegelijk ingekocht. Wij konden dat toen in één order en in één zending uitleveren. Nu wordt het vaak opgesplitst in verschillende bouwfases of verschillende locaties.”

Afleveren per productiefase betekent meer orderhandling
Hoe gaat dit bij spare parts en onderdelen? ”In het verleden legden machinebouwers voor hun eigen centrale magazijn grote aantallen op voorraad. Dat betekende voor ons toen veel minder orderregels. Wij merken dat machinefabrieken steeds meer gaan assembleren in plaats van bouwen. Er wordt van ons verwacht dat we per fase uitleveren. Dat betekent dat het aantal orderregels naar verhouding enorm toeneemt. Het afleveren per fase levert voor ons dus meer operationele handling op. Intern veroorzaakt dat een toename van de administratieve last waardoor deze mensen minder kans krijgen om actief mee te denken over procesverbeteringen. Dat is jammer want we willen deze vaste contactpersonen juist voor onze klanten bezig laten zijn met de excessen en de afwijkingen. We zijn daarom met onze relaties in de machinebouw al geruime tijd bezig om te kijken naar mogelijkheden om het orderproces en de facturatie te digitaliseren”, aldus Hans.

Verschillende IT verbindingen
Van Egmond Groep heeft vanaf de jaren ’90 meerdere traditionele EDI-verbindingen in bedrijf, zowel aan de inkoop- als de verkoopzijde. Hans vertelt over zijn ervaringen: “We hebben ervaring met verschillende koppelingen, EDIFACT, maar ook XML- en OCI varianten. Als een flexibele schil wordt dit gekoppeld aan ons ERP systeem. Inmiddels werken we ook met CRM, WMS en BI en nu dus ook met Tradecloud dat via een API gekoppeld is aan het ERP systeem. Mijns inziens is het grote verschil tussen EDI en het Tradecloud platform dat je eventuele afwijkingen al in de verbinding kunt afvangen. Als er in EDI een punt of komma fout staat dan krijg je direct een foutmelding. Er zitten te weinig situationele stappen in waarbij je een vervolgstap of een signalering kunt laten plaatsvinden. Er wordt iets geweigerd en dan moet je het opnieuw doen. Al met al is EDI vaak afhankelijk van systeembeheerders om het goed te laten functioneren. Voor verkopers is het niet altijd makkelijk te begrijpen. Juist de inzichten vanuit de cockpit in Tradecloud maken het verschil voor de mensen die ermee werken”.

“Medewerkers inzetten voor het managen van afwijkingen.”

Gesynchroniseerd werken voor een snelle en efficiënte samenwerking met de klant
Volgens Hans weten zij tot op zekere hoogte wel wat de machinebouwers gaan afnemen. “De artikelen en prijzen zijn goed gecodeerd en geharmoniseerd. Dat is ook een voorwaarde om van de elektronische koppeling een succes te maken. Tradecloud dwingt je tot een gesychroniseerde manier van werken maar beloont je met een snelle en efficiënte samenwerking met de klant.”
Een groot deel van de operationele orderhandling kan nu worden gedigitaliseerd door de inzet van Tradecloud. “Operationele taken rondom het invoeren en bevestigen van orders zijn verdwenen. Er hoeft bijvoorbeeld niet meer gemaild te worden rondom orderdetails, want klant en leverancier zien in het portal immers dezelfde informatie. Het voordeel is dat we nu de focus hebben op de afwijkingen in het orderproces. Een afwijking, zoals een vertraging in een levertijd, zien we direct zodat we meteen actie kunnen nemen.”

“EDI biedt niet altijd de juiste oplossing.”

Software lost daadwerkelijk een organisatieprobleem op
“Vanuit ons team zijn we regelmatig met onze relaties in de machinebouw in gesprek hoe we het voor hen eenvoudiger en beter kunnen maken. Een van onze relaties werkte al met Tradecloud en had er goede ervaringen mee. Wij zien het 1-op-1 principe als een goede basis om in de toekomst meer relaties aan te sluiten. Dit in tegenstelling tot EDI-verbindingen, dat zijn conventionele 1-op-1 verbindingen zonder managementlaag of verbeterpotentieel. Ook relaties in de machinebouw zoeken naar universele oplossingen en zijn niet genegen om 1-op-1 koppelingen te ontwikkelen. Onze ervaring met Tradecloud is dat de software daadwerkelijk een organisatieprobleem oplost. De nadruk ligt niet op de software ontwikkelingskosten en ICT is als zodanig niet het verdienmodel. Er blijven natuurlijk altijd klanten die op een conventionele manier willen bestellen en die wens vullen wij uiteraard ook in. Maar bij klanten waar je grote orderwaardes doet en samen tijd wilt besparen, daar past de inzet van dit soort slimme koppelingen.”

Personeel binden en boeien
Wat gebeurt er dan met de tijd die vrijkomt in het verkoopteam? Hans: “Bij Van Egmond Groep willen we mensen binden en boeien door ze uitdagend werk te geven. Het werken met Tradecloud past bij dat streven. We willen mensen vrijspelen voor hun meerwaarde voor de organisatie en de klant. Elke A-klant heeft bij ons een vaste contactpersoon. Deze collega’s kunnen we met Tradecloud nu pro-actief inzetten voor het managen van (dreigende) afwijkingen. Naar mijn overtuiging moet je mensen inzetten voor zaken die computers niet kunnen, waar inzicht of commercieel gevoel voor nodig is.”

“Klanten willen hulp of gemak.”

Hans geeft aan dat hij binnenkort meer relaties wil integreren via Tradecloud. “Wij richten ons op de maakindustrie en Tradecloud past daar perfect bij als een op maat gesneden e-commerce oplossing. Van Egmond Groep heeft een e-commerce strategie gemaakt waarin staat dat we onze klanten vooral gemak willen bieden. Daarom gaan we steeds na aan wat voor koppeling de klant de voorkeur geeft of waaraan hij (latent) behoefte zou kunnen hebben. Mijn collega Patrick Tijssen (Coördinator Contentmanagement & E-Commerce) bespreekt samen met klanten de mogelijkheden en vervolgens ondersteunen we hen ook bij de implementatie.”

Klanten willen hun processen beter beheersen
In de gesprekken die Hans voert met zijn klanten valt het op dat niet alleen materialen of prijzen doorslaggevend zijn om te praten maar vaker een (latent) probleem of uitdaging in de beheersing van processen. Hans licht toe: “Dit kan kostentechnisch maar ook organisatorisch van aard zijn. We zien dat de druk op mensen aan de inkoopzijde bij bedrijven behoorlijk toeneemt. Ze moeten meer doen met minder mensen en ze zijn dus op zoek naar oplossingen. Wij denken mee door het aanbieden van een e-commerce oplossing met een snelle integratie. In de praktijk betekent dit vooral veel aandacht voor afstemming van artikelgegevens en prijzen. Als dat eenmaal goed is afgerond dan hoef je je niet meer druk te maken om het bestelproces. Er ontstaat dan een universele manier van bestellen en bevestigen waarbij de afwijkingen vanzelf naar boven komen. We kunnen onze aandacht nu richten op de klant en de uitzonderingen in het proces.”

Hans stelt dat deze nieuwe manier van werken wel even wennen was voor zijn commerciële collega’s. “Het is een extra vorm van dienstverlening die ‘selling without selling’ mogelijk maakt. Zo wordt Tradecloud voor ons een middel dat we kunnen inzetten om niet direct iets te willen verkopen. De toegevoegde waarde voor onze klanten zit dan veel meer in het aanbieden van hulp of gemak.”

Meer case studies

Benieuwd wat Tradecloud voor jou kan doen?

Laat een bericht achter en wij nemen contact met je op.