Technetix

Case Study

Case Study Technetix e-procurement portal2018-06-30T13:06:36+00:00

Martin Slok

Supply Chain Director at Technetix

Martin is responsible for purchasing, logistics and forecast planning.

“Bij de afdeling Inkoop besteden we nu 15% minder tijd aan dezelfde taken dan voorheen”

Door de toenemende vraag naar rich media en next generation-services, groeit de markt voor breedbandkabel exponentieel. Technetix biedt complete oplossingen voor grote breedband kabelbedrijven over de hele wereld door het ontwerpen, produceren en leveren van breedbandtechnologie. De ontwerpen bieden een totaaloplossing waarmee klanten hun netwerkcapaciteit en operationele efficiëntie kunnen vergroten en tegelijkertijd kosten kunnen verlagen.

11251521_NCI-521_PRFL_03.jpgMartin schets de oude manier van werken: “Vroeger hadden we maandelijks overleg met onze regionale verkoopdirecteuren. De workload werd dan geupload naar ons replenishment systeem (Slimstock). De inkooporders werden verwerkt en geautoriseerd in Exact Synergy. Zo’n 70 procent van onze inkoop komt uit fabrieken in Azië. We waren gewend om de inkooporders als PDF naar de fabieken te sturen. De Aziaten klopten de orders over in hun systemen en via e-mail werd het dan weer aan ons bevestigd. Daarna moesten wij dat weer één voor één handmatig verwerken in Exact. Voor elke order moesten we de aankomstdatum berekenen (per luchtvracht of per koerier) door gebruik te maken van de Ex Works leverdatum van de fabrikanten. Ook dat moest dan weer handmatig worden bijgewerkt in onze systemen. Al met al was die manier van handmatig werken verre van ideaal. Het vergde veel van onze medewerkers: alles bijhouden, geen e-mails missen en bovenal accuraat werken. In dat proces was veel ruimte voor verbetering.”

“Wij willen het hele purchase to pay proces met Tradecloud inregelen en koppelen met onze andere software”

“Bij het implementeren van Tradecloud hebben we heel veel van dit soort handmatige handling uit het proces kunnen halen. In plaats van inkooporders regel voor regel af te handelen, managen we nu alleen de uitzonderingen. We besteden nu alleen nog aandacht aan de orders waar de shipdate afwijkt van de door ons gevraagde shipdate, de rest gaat automatisch. Als we bevestigen wordt het automatisch geupload in het ERP-systeem van Exact Globe, dat is de grote win van Tradecloud voor ons.”

Technetix heeft nu de modules ordermanagement en shipping in gebruik. De bedoeling is om de module invoicing later op te pakken. “Dan is het hele proces van purchase to pay met Tradecloud ingeregeld en compleet gelinkt aan onze andere software. Zowel bij onze afdelingen Operations en Finance valt daardoor heel veel data management weg.”

“We hebben Tradecloud destijds op internet gevonden en waren gecharmeerd van het product dat als SaaS cloudsoftware draait. Eigenlijk hebben we niet verder gezocht naar alternatieve e-procurement oplossingen omdat Tradecloud precies past bij het plaatje dat wij voor ogen hadden. Onze IT Director was ook bij dit project betrokken. Bij de implementatie hebben de IT’ers aan weerszijden nauw samengewerkt om het te laten passen op ons ERP-pakket en onze werkprocessen.”

“Voor ons en voor onze leveranciers was Tradecloud een makkelijke implementatie”

Martin doet ook de introductie van Tradecloud bij de diverse leveranciers. Dat begint normaal gesproken met een trialperiode die geëvalueerd wordt. Via het Tradecloud platform krijgen leveranciers inzage in hun openstaande orders en kunnen ze deze bevestigen op aantal, datum en prijs. “Voor ons en voor onze leveranciers was Tradecloud een relatief makkelijke implementatie. Tradecloud werkt intuïtief en is makkelijk in het gebruik. Ook met onze Aziatische leveranciers verloopt de introductie zonder problemen. Op dit moment is 78 procent van onze supplierbase gelinkt aan Tradecloud en we schalen dit verder op richting 100 procent. Wij zijn een hard groeiende organisatie en onze marges staan constant onder druk. E-procurement helpt ons om slimmer, sneller en efficiënter te werken. Daarbij zijn we scherp op het laag houden van operationele kosten. Met slimme software zoals Tradecloud en Slimstock kun je dan door automatisering zaken realiseren, aldus Martin.”

“Bij de afdeling Inkoop besteden we nu 15% minder tijd aan dezelfde taken dan voorheen”

Wat zijn de voordelen van de inzet van Tradecloud volgens Martin? “Laat ik beginnen met efficiency. Bij de afdeling Inkoop besteden we nu 15% minder tijd aan het voltooien van dezelfde taken dan voorheen. Een aanzienlijk aantal uren dat werd besteed aan het up-to-date houden van data in het systeem valt nu weg. Verder gaan we het inkoopproces vervolmaken met de proposal en de forecast module van Tradecloud. Procurement is een aparte functie binnen ons bedrijf en zij zouden gebruik willen maken van de proposal module. Als laatste noem ik de productcatalogus module. We willen dat onze leveranciers de catalogus up-to-date houden in het portal. Denk hierbij aan het up-to-date houden van belangrijke data zoals de verpakkingseenheden en de verpakkingsinformatie.”

Delta-Rollout-detail.jpg”Het mooie van Tradecloud is dat er een bak met data vrijkomt waarmee je rapportages kan maken. We focussen eerst op de ordermodule maar we willen in een later stadium kijken wat voor data en rapportages we daar uit kunnen halen. Het is eigenlijk een vervolgstap, want we hebben al een heleboel gebouwd in de rapportagetool QlikView. Die hebben we helemaal opgetuigd voor forecastcontrol en stockcontrol waarin we allerlei zaken zichtbaar en meetbaar hebben gemaakt. Maar als Tradecloud ons ook inzcht kan geven in kpi’s dan zullen we daar zeker gebruik van gaan maken. Leverbetrouwbaarheid uitgedrukt in tijd en aantallen meten we nu in Qlikview, maar hoe dichter we bij de bron van de data zitten hoe beter het is.”

“De leveranciersbetrouwbaarheid (leveren conform de bevestigde datum) hebben we gekoppeld aan kpi’s. We willen in 2 stappen naar een leverbetrouwbaarheid van boven de 90 procent. Dit jaar willen we uitkomen op 85 procent en volgend jaar naar 95 procent. Onze key leveranciers ontvangen daar maandelijks een rapportage van. Elk kwartaal nemen we deze rapportages door met onze leveranciers en bespreken we de verbeteracties om de leverbetrouwbaarheid te verbeteren. Tradecloud is hier een geweldig hulpmiddel voor, want het levert ons alle data die we nodig hebben om deze gesprekken productief te kunnen voeren.”

Are you wondering what Tradecloud can do for you?