Franc Magnee

Manager Project Management and Application engineering bij BluePrint Automation

“Stoppen met operationeel inkopen.”

BluePrint Automation (BPA) is wereldwijd toonaangevend op het gebied van innovaties in de verpakkingssector. Het bedrijf, opgericht door Bob Prakken in 1980, is door de jaren heen gegroeid naar een leidende positie in ontwerp en fabricage met vestigingen in Woerden, Colonial Heights (Virginia) en Longmont (Colorado). In totaal heeft BPA meer dan 250 medewerkers en een totale jaarlijkse omzet van 60 miljoen euro. Sinds 1980 zijn er meer dan 5000 case packing systemen geleverd over de gehele wereld aan een grote variatie van hoofdzakelijk food industriën.
Ook begin 2018, het moment waarop we Franc spreken, is er gestage groei. “Zelfs met de voet op de rem groeien we nog met 10 procent per jaar”, aldus Franc.

Just-in-time leveren

Door de snelle groei verlangt het Woerdense bedrijf just-in-time leveringen van haar leveranciers. Er wordt nauwelijks nog met voorraden gewerkt. Franc: “Een direct gevolg daarvan is dat je  afhankelijk wordt van de betrouwbaarheid van je supply chain. De aanleiding om Tradecloud te gaan gebruiken ligt dan ook op dat vlak: wij zochten een hulpmiddel om grip te krijgen op de toeleverende keten.” Het inkoopproces begint bij engineering. Uit het PDM-systeem (Solidworks) komen tekeningen met onderdelen. Er is een directe koppeling tussen PDM en ERP (Ridder). Zodra engineering aangeeft dat het model gereed is dan staan de artikelen direct klaar voor inkoop in het ERP systeem. “Wat we voorheen deden is daar inkoopbestellingen van maken. In de praktijk betekende dat veel e-mails produceren; handmatig werk dus. De leverancier bevestigde dan één voor één onze bestellingen en dan moesten de bevestigingen wederom worden overgetikt in het ERP systeem. Het was duidelijk dat we in dat proces behoefte hadden aan een stuk automatisering waarmee we konden besparen op manuele handelingen. Eén medewerker was steeds bezig met het handmatig bevestigen van orders en het verwerken van prijzen in ons systeem. Door gebruik te maken van Tradecloud hebben we aan de inkoopkant 1 fte kunnen besparen.”

‘Door gebruik te maken van Tradecloud hebben we 1 fte kunnen besparen.’

BPA volstaat nu met één inkoper die alle inkopen voor haar rekening neemt.

“Als ik kijk naar ons leveranciersbestand dan staan we op het punt dat al onze leveranciers waarmee  we veel orderregels doen met ons werken via het Tradecloud platform. We e-mailen niet meer onderling, alle communicatie rondom orders verloopt via het platform. Momenteel zijn wij druk met ons ERP systeem omdat wij onze dochter Racupack in het systeem willen integreren. Door een overname is dit bedrijf onderdeel van BPA geworden en zij werken ook volgens de processen van BPA. Dat betekent dat de voormalige leveranciers van Racupack hun bestellingen ook via Tradecloud zullen ontvangen.

Ook onze grootste leverancier van constructiedelen, IMC in Slowakije, gaat Tradecloud gebruiken. Daar zijn we erg content mee. Wij hebben nu namelijk zo’n grote hoeveelheid en variëteit van maakdelen dat hun administratieve proces dat niet kan verwerken. Zij krijgen vanuit BPA dermate veel orderregels toegestuurd dat ze het niet meer aan kunnen. We verwachten van hen dat ze per onderdeel terugkoppelen wat de levertijd is. Omdat ze de verkoopadministratie handmatig doen betekent dat veel werk voor hen. De stap om IMC aan te sluiten gaan we snel nemen, samen met Tradecloud. We waren blij met de medewerking vanuit IMC, zij waren namelijk snel overtuigd van de toegevoegde waarde die dit voor ons beiden gaat opleveren.”

“Ook onze grootste leverancier van constructiedelen gaat Tradecloud gebruiken.”

Franc wil op korte termijn alle hoofdleveranciers aangesloten hebben. “Dan bereiken we een situatie waarop we veel meer controle hebben over onze supply chain. De kleine leveranciers zijn minder relevant gezien het feit dat het gaat om minder orderregels. In ieder geval zullen we nog een selectie maken voor welke leveranciers het opportuun is.”

Wat heeft het opgeleverd?

Franc heeft een kort maar krachtig antwoord op deze vraag. Volgens hem heeft de inkoopafdeling nu een helder inzicht in welke materialen wanneer ontvangen worden. “Essentieel als er gewerkt wordt met just-in-time leveringen. Bijzonder prettig is het gegeven dat de zaken die je met leveranciers afstemt direct vastgelegd zijn in de ERP systemen. Daarmee ontstaat als het ware één waarheid omdat beide partijen kijken naar dezelfde orderinformatie. Verder hebben we bij inkoop dus 1 fte kunnen besparen omdat het grootste deel van de operationele inkoop geautomatiseerd is. De communicatie over orders verloopt ook via Tradecloud. Dat vinden we erg prettig want e-mailen of bellen over orders is niet meer nodig.”

“E-mailen of bellen over orders is niet meer nodig”

Toekomst

“Ons doel van begin af aan was om te stoppen met operationeel inkopen. Als engineering op de knop drukt, willen we dat de data meteen het inkoopsysteem ingaat zodat onze hoofdleveranciers meteen kunnen bevestigen. Met Tradecloud gaan we dit doel binnenkort verwezenlijken.”

Het platform kent ook een catalogus module. Als leveranciers hun catalogus zelf up-to-date houden in Tradecloud, dan zijn de gegevens altijd correct. “Die is zeker interessant voor ons. Een ander doel is namelijk om realtime inzicht te hebben in de artikelprijzen van leveranciers.”

“Ook de analytics module is voor ons een zinnige tool. Het staat op onze agenda voor dit jaar om de de KPI leverbetrouwbaarheid van leveranciers beter te gaan monitoren en leveranciers daarop te gaan managen. Wij hebben deze niet in ons ERP systeem, dus het is prettig dat die wel te vinden is in Tradecloud. Ook de leverancier kan nu zien wat zijn leverbetrouwbaarheid naar ons toe is iedere keer als hij of zij inlogt op het platform. Facturering gaat nu nog op de conventionele manier, maar ook op dat vlak willen we gaan digitaliseren. Het onderwerp staat op de roadmap van veranderingen. Als leveranciers hun factuur via het Tradecloud platform versturen is dat veel zinvoller. Wij willen dit ook met Tradecloud gaan doen zodra wij meer leveranciers aangesloten hebben. Al met al zien we dat inkoop steeds verder wordt gedigitaliseerd. Een cloudplatform als Tradecloud past daar naar mijn idee prima bij, wat mij betreft is ‘de sky de limit’!”

Meer case studies

Benieuwd wat Tradecloud voor jou kan doen?

Ja, neem contact met mij op!