Quooker

Case Study

Case Study Quooker E-Procurement2018-06-30T13:49:34+00:00

Tom ’t Lam

Supply Chain Consultant at Quooker

Tom werkt voor Quooker als Supply Chain Consultant. Hij houdt zich bezig met allerlei vragen rondom het verbeteren van de supply chain zoals doorlooptijden, voorraadverlaging en risicovermindering. Tom deed in 2014 een afstudeeropdracht bij Quooker en startte daarna als inkoper bij het bedrijf.

“Quooker groeit extreem snel. Om de groei bij te kunnen benen in de productie hadden we tools nodig om meer grip te krijgen op onze orderprocessen.”

Quooker is gevestigd in Ridderkerk, waar het beschikt over 11.000 vierkante meter bedrijfsruimte. Hier werken meer dan 180 mensen dagelijks aan de ontwikkeling, productie en marketing van de Quooker. Inmiddels zijn er Quooker vestigingen in België, Denemarken, Duitsland, Noorwegen, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Arabische Emiraten, Zweden en Zwitserland. Sinds de uitvinding van de oorspronkelijke kokend-water-kraan, is Quooker voortdurend met innovatie bezig. De productie van de Quooker is in handen van een eigen productieafdeling. Er worden veel onderdelen toegeleverd, maar een groot aantal essentiële onderdelen wordt zelf geproduceerd. De gehele assemblage vindt plaats in Ridderkerk.

‘Quooker groeit extreem snel, elk jaar is de omzetgroei zo’n 30 procent. Met zo’n snelle groei wordt de communicatie met onze leveranciers steeds belangrijker. Ook is een voorspelbare levertijd essentieel. Als er een leadtime wordt afgegeven door een leverancier moeten we er écht van op aan kunnen zodat we onze voorraadpositie en de productieplanning goed kunnen managen. Om de groei bij te houden in de productie hadden we tools nodig voor ketenintegratie’.

“We wilden meer integreren met leveranciers en duidelijker communiceren”

‘Wij verstuurden de inkooporders in PDF-formaat naar onze leveranciers. Dan duurde het een tot drie weken voordat wij de orderbevestiging terug kregen in het format van de leverancier. Vervolgens moesten we dat dan weer handmatig gaan verwerken in Exact. Er zat niet alleen een behoorlijke vertraging maar ook veel handmatig werk in het inkoopproces. Daar kwam bij dat we in Exact niet konden bevestigen op het niveau van orderregels. We losten dat toen maar op door op het hoofdniveau van de order een notitie toe te voegen. Deze werkwijze was uiteraard verre van optimaal en de kans op fouten was groot.

Daar kwam bij dat de communicatie over orders die bij de verschillende leveranciers voor ons klaar stonden warrig verliep. Wij doen veel transport in eigen beheer, dus we wilden precies weten wanneer we het transport konden regelen om het hierheen te halen.
In combinatie met de snelle groei van het bedrijf werd het een onhoudbare situartie. We verloren het overzicht en de grip op de orderprocessen. Verandering was nodig: we wilden meer integreren met de leveranciers en duidelijker met hen communiceren.’

“Ook onze Aziatische toeleveranicers werken met het portal”

Het aanbod van dit soort oplossingen vonden wij niet erg breed. Via A.B. Software & Consultancy kwam onze COO Geertjan Woltjens in contact met Tradecloud. Tradecloud bleek qua inrichting van de orderflows goed aan te sluiten op de werkwijze van OEM’s. Daarom was het voor ons de aangewezen oplossing.’ ‘We zijn begonnen met één leverancier die we goed kennen en waar we een goede relatie mee hebben. Na een succesvolle pilot met dit bedrijf heb ik het aantal leveranciers snel kunnen opschalen. Op dit moment zijn zo’n 45 leveranciers in binnen- en buitenland aangesloten op het online platform. De orderbevestigingen van de leveranciers die nog niet zijn aangesloten verwerken wij ook in Tradecloud. Daardoor hebben we nu een real time totaaloverzicht van de wel- en niet bevestigde orders en de status van alle orders. We gebruiken Tradecloud nu dus als dashboard om de controle te houden op orderstromen. We vinden dit fijner werken dan de reports die Exact daar nu voor biedt. Als we ergens achteraan moeten zien we dat meteen in Tradecloud en we kunnen dan gericht actie ondernemen richting onze leveranciers. Op deze manier kunnen we onze focus leggen op de uitzonderingen in het proces.’

‘Ook zijn we met onze Aziatische toeleveranciers begonnen met Tradecloud. Bij Chinese leveranciers merk je dat zij niet gewend zijn om met dergelijke platforms te werken. De cultuur is anders en Chinezen hechten meer aan persoonlijk contact via telefoon en e-mail. Wat hielp is dat er een standaard vertaling naar Chinees in Tradecloud aanwezig is. Omdat het werken met de software toch om een stukje discipline vraagt hebben wij hen extra hulp en uitleg geboden. Veel van onze leveranciers uit Europa werken ook voor de automotive sector. Dan zie je dat het gemakkelijk gaat: zij zijn al gewend aan soortgelijke platforms en de omschakeling gaat dan bijna vanzelf!’

“Dankzij de big data in het systeem kan ik mijn eigen metrics instellen”

Hoe kijkt Tom aan tegen de toegevoegde waarde van Tradecloud? ‘Het systeem werkt heel intuïtief en onze medewerkers kunnen er snel mee overweg. Het heeft ons geholpen om inzichten te krijgen. De metrics in het systeem zijn erg fijn omdat ik weet waar ik aan toe ben. Als er wat niet leek te kloppen in het systeem dan werden we vlot weer op weg geholpen door de medewerkers van Tradecloud. Ook onze leveranciers pakten het snel op. We hebben nu in één overzicht welke communincatie er met de leverancier is geweest en we zien ook direct waar we nog achteraan moeten.’

Tom barst van de ideeën en ziet de potentie van big data voor Quooker. ‘Het mooie van Tradecloud is dat er een enorme bak met data beschikbaar is waar je mooie metrics uit kan halen. Binnenkort ga ik met Tradecloud in gesprek omdat ik nog meer metrics wil hebben die ik niet uit ons ERP-systeem kan halen’. Tom noemt als voorbeelden de tijd die een leverancier (of leveranciersgroep) er gemiddeld voor nodig heeft om een order te bevestigen en de gemiddelde tijd dat een order op overdue staat.

‘Met dat soort metrics kan ik vervolgens weer een gericht gesprek voeren met mijn leveranciers. Welke mogelijkheden ziet Tom nog meer? ‘Ook zou ik graag mijn persoonlijke dashboards willen samenstellen die ik intern naar iemand toe kan beamen via de diverse schermen die in ons bedrijf aan de muur hangen. Zo maak ik collega’s bewust van het feit dat we deze inzichten hebben.

Are you wondering what Tradecloud can do for you?