Het echte probleem is niet het tekort
We weten het allemaal: de meeste inkoopafdelingen hebben geen personeelsprobleem. Ze hebben een capaciteitsprobleem.
Kijk maar naar waar de uren naartoe gaan. Orderbevestigingen handmatig verwerken. Leverdata controleren in spreadsheets. Bellen om te vragen of die levering nog komt. Mailen over een prijswijziging. Zoeken naar de laatste versie van een document.
Volgens onderzoek van Hackett Group stijgt de werkdruk in procurement met 8% per jaar, terwijl budgetten en headcount gelijk blijven. Dat betekent dat teams elk jaar meer moeten doen met dezelfde middelen.
Het probleem is niet dat er te weinig mensen zijn. Het probleem is dat te veel mensen te veel tijd besteden aan werk dat geen mens zou moeten doen.
Waar de uren echt naartoe gaan
Inkopers besteden tot 50% van hun tijd aan administratieve taken, blijkt uit onderzoek van Gartner. Een halve werkweek! Aan werk dat niet gaat over onderhandelen over betere prijzen, leveranciersrelaties opbouwen of risico’s voorkomen.
Bellen voor een orderbevestiging. Ophangen. Notitie maken. Mailen over een ontbrekende regel. Wachten op antwoord. Bellen of de prijs klopt. Checken in het ERP. Corrigeren. Door naar de volgende order. En de volgende. En de volgende.
We investeren in talent en training. Vervolgens zetten we die mensen in voor werk waar ze die training niet voor nodig hebben.
En dan vragen we ons af waarom ze vertrekken.
Automatisering als capaciteitsverdubbeling
De reflex bij personeelstekort is vaak: meer mensen aannemen. Maar wat als je eerst kijkt naar het werk dat je kunt elimineren?
Bij Quooker berekenden ze dat automatisering van hun orderproces twee FTE oplevert. Niet door mensen te ontslaan, maar door ze zinvoller werk te laten doen. De planners die voorheen bevestigingen zaten te verwerken, sturen nu op uitzonderingen. Ze hebben tijd voor het werk waarvoor ze zijn aangenomen.
“Je bent als onderneming minder kwetsbaar als je de communicatie en documentenstroom kunt automatiseren,” zegt Michiel van Veen, Chief Supply Chain Officer bij Quooker. “Dat is een relatief eenvoudige manier om jouw eigen processen te professionaliseren.”
Minder kwetsbaar. Dat is precies wat je wilt in een krappe arbeidsmarkt.
Wat bedrijven doen die dit hebben opgelost
Bij Moba verloopt nu 85% van de orders volledig automatisch. Geen handmatige invoer, geen overtypen, geen kans op fouten. Het resultaat: 23% hogere leverbetrouwbaarheid en veel minder ad-hoc herstelwerk. De inkopers die voorheen constant orders aan het verwerken waren, hebben nu tijd voor strategisch leveranciersbeheer.
Bij Intersafe halveerde de tijd die inkopers kwijt waren aan operationele handelingen. De vrijgekomen uren gaan nu naar het uitonderhandelen van betere prijzen en het ontwikkelen van alternatieve leveranciers.
Bij Quooker zijn inmiddels meer dan 140 leveranciers digitaal aangesloten. Het effect: tientallen uren per maand aan vrijgespeelde capaciteit. Tijd die het team nu besteedt aan het verbeteren van inkoopvoorwaarden in plaats van aan het doorsturen van mails.
Geen van deze bedrijven heeft mensen ontslagen. Ze hebben hun mensen beter ingezet.
De onzichtbare kosten van niet-automatiseren
Personeelstekort heeft verborgen kosten die zelden op de balans staan.
De senior inkoper die vertrekt omdat het werk te administratief werd. De kennis die met hem meeloopt naar zijn volgende werkgever. De drie maanden die het kost om een vervanger te vinden, en de zes maanden voordat die vervanger op niveau is.
Of de fouten die ontstaan als het team structureel onder druk staat. Spoedorders omdat iemand een wijziging miste in een mailbox met 200 ongelezen berichten. De leverancier die niet meer terugbelt omdat elk telefoontje van jullie kant over een probleem gaat.
En ondertussen stijgt de werkdruk met 8% per jaar, terwijl de capaciteit gelijk blijft. Automatisering doorbreekt die spiraal.
De mentaliteitsshift die nodig is
Het gesprek over automatisering gaat te vaak over kosten. Wat kost het systeem? Wat kost de implementatie? Wat kost de training?
Een betere vraag is: wat kost het om niks te doen?
Elke maand dat je team handmatig orders verwerkt, is een maand dat ze geen tijd hebben voor strategisch werk. Elke vacature die drie maanden openstaat, is drie maanden waarin het team overuren draait. En elke ervaren inkoper die vertrekt, betekent dat jarenlange kennis de deur uitwandelt.
Automatisering draait niet om het vervangen van mensen. Het is een investering in de mensen die je hebt.
De volgende stap
Herken je dit? Een team dat hard werkt maar niet toekomt aan het werk dat er echt toe doet? Vacatures die lang openstaan? Ervaren mensen die vertrekken?
Dan is dit hét moment om te kijken naar wat je kunt automatiseren. Niet om mensen te vervangen, maar om ze te behouden. Om ze werk te geven dat uitdaagt in plaats van frustreert.
Wil je weten hoe andere bedrijven dit aanpakken? Plan een gesprek en ontdek waar in jouw proces de grootste winst te behalen is.
* How Bad Is the Supply Chain and Logistics Workforce Challenge? (Descartes / Optimum SCR)
De vacature staat al drie maanden open. De recruiter belt wekelijks. En ondertussen draait je inkoopteam overuren. 76% van de supply-chain-afdelingen kampt met personeelstekorten, blijkt uit onderzoek van Descartes*. Bij 61% is dat tekort zelfs extreem te noemen. En de arbeidsmarkt biedt weinig verlichting: de vraag naar ervaren inkoopprofessionals overstijgt het aanbod structureel. Volgens Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, is de oplossing niet per se meer mensen. In deze blog bespreekt hij hoe je meer haalt uit het team dat je hebt en wat we kunnen leren van productiebedrijven die al een mooie stap hebben gezet.