De kloof tussen go-live en operationele waarde
Een ERP-migratie is geen IT-project. Het is een bedrijfstransformatie. Maar de meeste organisaties behandelen het als het eerste.
Ze meten succes af aan technische criteria: draait het systeem stabiel, zijn de data correct gemigreerd, kunnen medewerkers inloggen? Allemaal noodzakelijk. Maar niet voldoende.
Volgens onderzoek van McKinsey hebben bedrijven die structureel samenwerken met leveranciers hogere groei, lagere operationele kosten en betere winstgevendheid dan hun concurrenten. Toch blijft die samenwerking na een ERP-migratie vaak hangen op hetzelfde niveau als ervoor: losse mails, telefoontjes, en spreadsheets die niemand vertrouwt.
Het nieuwe ERP is een intern feestje. De leverancier staat nog steeds buiten.
Waarom de leverancier nog steeds belt
In veel industrieën zijn leveranciers verantwoordelijk voor 80% van de totale productwaarde. Toch hebben 45% van de bedrijven geen of alleen zicht op hun directe leveranciers, de zogeheten tier-1 leveranciers.
Een nieuw ERP verandert daar niks aan.
Het probleem zit hem in de communicatie. Of beter: het gebrek eraan. De meeste ERP-systemen zijn ontworpen voor interne processen. Ze zijn briljant in het bijhouden van voorraad, het plannen van productie, het verwerken van facturen. Maar zodra informatie de organisatie moet verlaten, vallen ze terug op dezelfde kanalen als twintig jaar geleden: e-mail, telefoon, en af en toe een portal waar niemand inlogt.
Hoge voorraden zijn vaak het resultaat van onbetrouwbare voorspellingen of gebrekkige communicatie over wijzigingen in productieschema’s. Dat concludeerde McKinsey in hun onderzoek naar ketensamenwerking. Die problemen los je niet op met een nieuw ERP. Je lost ze op door leveranciers toegang te geven tot dezelfde waarheid als je eigen planners.
Maar dat is precies wat de meeste bedrijven na hun migratie vergeten te regelen.
De verborgen kosten van niet-integreren
Stel: je hebt net miljoenen geinvesteerd in een nieuw ERP. Je processen zijn gestroomlijnd. Je data is schoon. Je medewerkers zijn getraind.
En dan krijgt je inkoper een mail van een leverancier: “Klopt deze order?”
Die vraag kost tijd. De inkoper moet het ERP in, de order opzoeken, vergelijken met de mail, terugmailen met een bevestiging. Vijf minuten werk. Keer honderd orders per dag. Keer tweehonderd werkdagen per jaar.
Volgens onderzoek van Hackett Group zijn handmatige inkoopprocessen 30 tot 40% duurder dan geautomatiseerde processen. Niet omdat mensen duur zijn, maar omdat fouten duur zijn. En fouten ontstaan waar informatie handmatig moet worden overgetypt.
Je nieuwe ERP voorkomt die fouten intern. Maar de fout zit vaak in de overdracht naar buiten.
Wat Quooker anders deed
Bij Quooker zagen ze de ERP-migratie niet als eindpunt, maar als startpunt.
“Wat we nu doen is bijzonder,” zegt Michiel van Veen, Chief Supply Chain Officer. “We zitten middenin een enorme upgrade van ons applicatielandschap. Tradecloud is daarbij belangrijk voor het integreren van de supply-chain-onderdelen.”
Quooker vervangt dit jaar niet alleen hun ERP, maar ook hun WMS en CRM. Een openhartoperatie, noemt Van Veen het. Maar in plaats van te wachten tot alles intern perfect draait, kozen ze ervoor om tegelijkertijd de communicatie met leveranciers te standaardiseren.
Het resultaat: 140 van de 180 leveranciers zijn nu aangesloten op een centraal platform. Orders worden automatisch gedeeld. Bevestigingen komen direct terug. Afwijkingen zijn zichtbaar voordat ze problemen worden.
“Tradecloud levert mij twee FTE op,” zegt Van Veen. “Maar belangrijker is dat Quooker professioneler naar leveranciers toe opereert. Planners sturen op uitzonderingen. De fabriek mag nooit stil komen te staan en nu kunnen we acteren als iets dreigt niet goed te gaan.”
Het verschil: Quooker behandelde ketencommunicatie als onderdeel van de transformatie, niet als bijzaak.
De les voor ERP-migraties
Een succesvolle ERP-migratie stopt niet bij de go-live. De echte waarde ontstaat in de maanden erna, als het systeem bewijst dat het de beloftes waarmaakt.
Maar die waarde blijft beperkt als je leveranciers nog steeds buiten het systeem opereren. Als ze nog steeds moeten bellen om te vragen of een order klopt. Als je inkopers nog steeds handmatig moeten bevestigen wat allang in het systeem staat.
De vraag is niet of je ERP-migratie technisch geslaagd is.
De vraag is of je leveranciers het verschil merken.
De volgende stap
Sta je midden in een ERP-traject? Of is je systeem net live gegaan en merk je dat de oude problemen niet verdwenen zijn?
Dan is dit het moment om ketencommunicatie aan te pakken. Niet als apart project. Maar als verlengstuk van je ERP-investering.
Zoals Michiel van Veen van Quooker het stelt: “Je bent als onderneming minder kwetsbaar als je de communicatie en documentenstroom kunt automatiseren. Dat is een relatief eenvoudige manier om jouw eigen processen te professionaliseren.”
Wil je weten hoe andere productiebedrijven dit aanpakken? Plan een gesprek en ontdek wat er mogelijk is met jouw ERP-systeem.
* Why ERP Implementations Fail: Top Reasons & Failure Rates (Volt Technologies)
De champagne is ontkurkt. Het nieuwe ERP-systeem draait. De go-live is geslaagd, maar toch belt de leverancier nog steeds om te vragen of die order klopt.
Zo’n 75% van alle ERP-implementaties levert niet de verwachte resultaten op.* Niet omdat de software niet werkt. Maar omdat bedrijven vergeten dat een nieuw systeem geen nieuwe werkelijkheid creëert buiten de eigen muren.
In deze blog legt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, uit waarom een technisch geslaagde ERP-migratie niet automatisch leidt tot supply-chain-succes, waar de kloof ontstaat tussen go-live en operationele waarde, en hoe productiebedrijven zoals Quooker dit anders aanpakken.