Je inkoopteam groeit niet mee met het aantal orderregels. Nieuwe klanten, meer leveranciers, meer wijzigingen. Maar hetzelfde team dat 's ochtends de mailbox opent en begint met inhalen. Meer orders betekent meer overtypen, meer nabellen, meer zoeken naar die ene mail. En de kans op fouten neemt toe met het volume. Nooteboom Trailers besloot dat het anders moest. In deze blog vertelt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, hoe Nooteboom jaarlijks zo'n 200.000 orderregels verwerkt met een team dat niet meegroeit, en wat je eruit haalt voor je eigen keten.

Exception-based werken bij Nooteboom

Wat mij bij Nooteboom opvalt, is niet het volume. Het is de rust.

Nooteboom Trailers verwerkt jaarlijks zo'n 200.000 orderregels met leveranciers. Compleet met bijbehorende tekeningen en CAD-bestanden. Het inkoopteam blijft even groot. Ze bellen niet meer rond. Ze mailen niet meer terug en heen. Ze kijken alleen naar wat afwijkt.

Erik Groten Steenwelle, Logistics Manager bij Nooteboom in Wijchen, noemt dat "management by exception". Alles wat volgens de normale lijnen verloopt, laat je door het systeem doen. Je aandacht gaat naar wat er buiten valt.

ERP-koppeling en leveranciers aansluiten

De koppeling tussen portal en ERP-systeem is voor Nooteboom de basis onder exception-based werken. Erik legt uit hoe die werkt.

"Door de portal aan ons ERP-systeem te koppelen, worden alle relevante gegevens over inkooporders, inclusief documenten en tekeningen, automatisch geladen en gedeeld met leveranciers. Leveranciers kunnen een inkooporder bekijken, aanpassen en bevestigen. Wij krijgen daarna automatisch een melding. Alleen de uitzonderingen bekijken we nog."

Klinkt simpel. Maar het vraagt wel dat je die leveranciers aan boord krijgt. Erik heeft daar zelf tijd in gestoken. "Alle grote leveranciers zijn nu aangesloten en hebben een koppeling met hun ERP. Voor de kleine leveranciers is dat geen optie, die loggen in via een browser. Ook de eerste leveranciers van buiten Europa doen inmiddels mee."

Transparantie boven tijdswinst

Wat mij opvalt aan het verhaal van Erik: hij noemt tijdswinst niet als eerste. Hij noemt transparantie.

"Vroeger waren we veel tijd kwijt aan bellen, mailen en afstemmen. Soms moest je de hele organisatie langs om te vragen of iemand een mail had ontvangen. Nu alle communicatie via één centrale plek loopt, is het voor iedereen helder wat er speelt. Daardoor kunnen we ons ook hier volledig op de uitzonderingen richten."

De leverbetrouwbaarheid van leveranciers is fors gestegen. Niet doordat ze ineens beter werken. Ze zien hun eigen prestaties nu.

"Hoe een leverancier presteert, is via Tradecloud volledig transparant, dus de leverancier ziet dat zelf ook. Alleen al dat gegeven levert verbetering op."

Erik gaat inmiddels verder. Nooteboom deelt nu ook forecasts en voorraadinformatie via hetzelfde platform. "Zo versterken we onze concurrentiepositie als keten."

Eerst normaal en uitzondering scheiden

De meest interessante zin uit het gesprek met Erik komt bij mij binnen als een gedachte-experiment. "Alles wat binnen de normale lijnen verloopt, kun je automatiseren. Je aandacht gaat naar wat daarbuiten valt."

Dat klinkt makkelijker dan het is. Om zo te werken, moet je eerst iets uitzoeken wat veel bedrijven nog niet hebben uitgezocht. Wat is bij ons "normaal", en wat is een uitzondering? Zonder duidelijke normale lijn ontbreekt de basis voor automatisering. Zonder automatisering blijft alles een uitzondering.

Nooteboom beantwoordde die vraag door alle leverancierscommunicatie op één plek te leggen. Zo zag het inkoopteam wat vaak fout ging en wat vanzelf goed liep. Pas dan is automatiseren van die tweede categorie een logische stap.

Benieuwd hoe exception-based werken er in jouw keten uitziet? Schrijf je in voor onze demo.

Tonnis de Boer, CEO Tradecloud One