​Tradecloud werkt sinds kort samen met SpartnerS. Zij nemen het verandermanagement en de leveranciersstrategie voor hun rekening, als aanvulling op de functionele implementatie die Tradecloud zelf doet.

Vraag een inkoopmanager wat het lastigste deel van een digitaliseringstraject is en het antwoord gaat zelden over koppelingen, datavelden of testscenario's. Het gaat over de inkoper die zijn eigen Excel niet loslaat. Over de leverancier die na drie mails nog steeds niet is aangesloten. Over het management dat wel getekend heeft, maar het verhaal nooit echt heeft verteld.

Wij herkennen dat patroon. De functionele kant van een Tradecloud-implementatie hebben we scherp: kick-off, procesanalyse, inrichting, koppeling met het ERP, testen, live. Dat loopt. Maar daarnaast loopt een tweede traject dat minstens zo bepalend is voor het resultaat, en dat traject gaat over mensen. Over de eigen organisatie die anders moet gaan werken, en over leveranciers die je niet kunt verplichten maar wel moet meekrijgen.

Daarom werken we vanaf nu samen met SpartnerS.

Wie is SpartnerS

SpartnerS is een adviesbureau voor de maakindustrie dat zich richt op strategie en sturing, mens en ontwikkeling, en structuur en processen. Ze noemen zichzelf "adviseurs in spijkerbroek": ze staan op de werkvloer, praten met de mensen die het werk doen en leveren liever een proces op dan een rapport.

Dat laatste is precies waarom de klik er was. Zoals Pim van Dorp van SpartnerS het zei tijdens onze eerste gesprekken: "Ik ben altijd een beetje wars van verslagen, want die gaan altijd in de la terechtkomen." Wat SpartnerS oplevert is de sessie zelf, en het inzicht dat de deelnemers daarna hebben.

Belangrijk detail: SpartnerS is geen Tradecloud-specialist en hoeft dat ook niet te zijn. Hun sessie gaat over het inkoopproces van de klant, niet over onze software. Juist die neutraliteit maakt dat mensen vrijuit praten.

Wat SpartnerS toevoegt aan de implementatie

De samenwerking begint met een sessiedag op locatie, vroeg in het traject, voordat de functionele inrichting op stoom komt. Voorafgaand is er een online kennismaking met de projectleider of inkoopmanager om te peilen wat er speelt en waar weerstand zit.

De dag zelf draait om drie onderwerpen.

1. Het huidige en gewenste proces, inclusief nulmeting. Met het team, bruin papier en post-its wordt het complete inkoopproces gevisualiseerd. Niet als documentatie-oefening, maar om inzicht te creëren. "Het is heel belangrijk dat de deelnemers inzicht krijgen in hun eigen proces, wat niet altijd de situatie is", aldus Pim van Dorp. "En dat ze ook inzicht krijgen in wat voor krachten erop spelen. Engineering heeft enorme impact op het inkoopproces. Logistiek heeft er impact op, ze hebben impact op het magazijn."

Per processtap wordt vastgelegd hoeveel tijd het kost en hoeveel mensen ermee bezig zijn. Dat is de nulmeting. Daarmee wordt zichtbaar waar de verspilling zit, en dus ook wat er straks daadwerkelijk verdwijnt. Vervolgens worden de raakvlakken met Tradecloud met gekleurde post-its op het proces geplakt: orders versturen, bevestigingen, orderwijzigingen, confirmaties. Wat Tradecloud oplost, en net zo belangrijk, wat de organisatie zelf moet oppakken. Denk aan artikeldata die niet klopt, units die niet kloppen, of complexere orders met transportkosten en toeslagen. Die punten worden genoteerd en geparkeerd, met een duidelijke eigenaar.

2. Praktische supplier onboarding. Wie benadert welke leverancier, in welke volgorde, met welke boodschap? Hoe hou je tempo nadat de eerste tien zijn aangesloten? Hoe maak je inkopers vertrouwd met het gesprek, bijvoorbeeld door iedereen met één leverancier te laten beginnen? En hoe ziet de brief vanuit het management eruit die de strategische noodzaak uitlegt?

Dat laatste is geen formaliteit. Frank Vermeer van SpartnerS: "Als je mensen aan de inkoopkant niet goed thuis zijn, zijn ze minder gemotiveerd om die leveranciers te gaan benaderen." Hij zag het in de praktijk: "Er waren er een paar bij die gingen fanatiek aan de slag. En sommigen die hadden er eigenlijk niet zo'n zin in. Die gaan als laatste bellen."

3. Verandermanagement in de organisatie. Op basis van een gefaseerde veranderaanpak wordt besproken hoe je mensen meekrijgt: communicatie, sponsors binnen het management, ruimte om te handelen, korte termijn successen vieren. De thema's die we bij vrijwel elke implementatie tegenkomen komen hier op tafel: weerstand bij een deel van de medewerkers, angst voor controle, de vrees voor extra werk, en het belang van vroegtijdig communiceren.

De volgorde is bewust. Eerst het praktische en inhoudelijke, zodat mensen gevoel bij de verandering krijgen. Pas daarna de vraag hoe je iedereen meeneemt.

Waarom een sessie op de werkvloer werkt

Het effect van zo'n dag zit niet in de opgeleverde procesplaat. Het zit in het gesprek dat eromheen ontstaat.

"Je wilt zorgen dat die mensen gaan praten over waar ze tegenaan lopen", legt Pim van Dorp uit. "Als zij zich vertrouwd voelen en een frustratie uiten, is de volgende stap een stuk makkelijker. Je creëert noodzaakbeleving. Dat is een van de belangrijkste argumenten om te veranderen."

Of, zoals Frank Vermeer het samenvat: "Het proces van ze meenemen en er samen over nadenken is al een deel van het aanwakkeren van de verandering."

Voor ons levert het bovendien iets op dat we anders pas maanden later ontdekken: een scherp beeld van waar de organisatie zelf aan zet is, welke randvoorwaarden nog niet op orde zijn, en welke scope wel en niet bij Tradecloud hoort. Dat maakt de implementatie voorspelbaarder.

Opvolging is geen optie, maar onderdeel

Een sessiedag die eindigt met goede voornemens is een dure dag. Daarom hebben we de opvolging standaard ingebouwd in plaats van optioneel aangeboden.

Zodra de implementatie echt loopt, ongeveer twee maanden na de sessie, volgt een terugkoppeling: wat is er gedaan met wat er die dag op tafel kwam, waar loopt het vast, welke weerstand is er alsnog ontstaan? Dat gesprek voeren SpartnerS en Tradecloud in overleg. Het is de reden dat we dit als één traject beschouwen en niet als twee losse diensten.

Want het belang is gedeeld. Als supplier onboarding niet loopt of er ontstaan procesissues, dan merken wij dat direct. Als leveranciers niet mee willen, mislukt de implementatie. Dat risico wil je niet pas zien wanneer de eerste orders eruit blijken te blijven.

De eerste trajecten

De aanpak is dit voorjaar gestart bij twee bestaande klanten. Twee organisaties met een omvangrijk leveranciersbestand en een inkooporganisatie waar meerdere afdelingen invloed op hebben. Precies de context waarin de zachte kant zwaar meetelt.

De sessies worden begeleid door twee consultants van SpartnerS, zodat er altijd iemand kan faciliteren terwijl de ander observeert en opvangt wat er onder de oppervlakte gebeurt. De voorbereiding en de opvolging zitten in de aanpak. Voor onze klanten valt de sessie binnen het bestaande implementatiebudget.

Tot slot

Software verandert een proces niet. Mensen doen dat, en software maakt het mogelijk. Met SpartnerS erbij kijken we niet alleen naar wat er functioneel moet gebeuren, maar ook naar hoe je de organisatie en de leveranciers daadwerkelijk meekrijgt.

Benieuwd hoe dit er voor jouw inkooporganisatie uitziet? Neem contact met ons op en we lopen samen door de aanpak.