Rick Hartman

Voormalig Supply Chain Manager bij Agrifac Machinery

“Inkoop stuurt alleen nog op de afwijkingen.”

Op het moment dat we Rick spreken is hij vijf maanden als Supply Chain Manager werkzaam bij Agrifac Machinery. Op de inkoopafdeling van de fabrikant van veldspuiten en bietenrooiers zijn op dat moment in korte tijd de nodige veranderingen doorgevoerd. Er zijn nieuwe collega’s bijgekomen en enkelen hebben het bedrijf verlaten. Ook is er een nieuwe Plant Manager gestart die de verantwoordelijkheid heeft over het volledige productieproces. De orderportefeuille is goed gevuld en de ambitie van de directie is om het aantal machines dat de deur uitgaat meer dan te verdubbelen. Voor Rick betekent dit dat hij moeten kunnen rekenen op zijn leveranciers en omgekeerd dat leveranciers kunnen rekenen op de accurate prognoses van Agrifac. Volgens Rick gaat het B2B platform van Tradecloud een belangrijke rol spelen in deze uitdaging.

“Er zijn markten aangeboord in Noord-Amerika, Australië en de voormalige Sovjet-Unie en dat zijn groeimarkten voor ons”, vertelt Rick. “Onze kracht is dat wij op de machines allerlei opties kunnen aanbieden. Zo kan een sproeiarm van 25 meter geleverd worden maar 32 of 50 meter is ook geen probleem. Hetzelfde geldt voor verschillende banden, GPS-systemen etc. Dat vraagt wel wat van je supply chain: als je veel opties aanbiedt, heeft dat direct weerslag op voorraadposities en just-in-time leveringen.”

“Automatiseren waar mogelijk.”

De voormalige Plant Manager had het vijf jaar geleden al over ‘stoppen met operationeel inkopen’. Het was zijn stellige overtuiging dat alle feitelijk overbodige werkzaamheden uit het inkoopproces gehaald moeten worden. Automatiseren waar mogelijk. De orderhandling werd toen in rap tempo volledig gedigitaliseerd waardoor de inkopers nu enkel nog sturen op de afwijkingen in het proces. De rest van het orderproces loopt automatisch door. Het gevolg is dat de focus dan komt te liggen op het helder maken van uitzonderingen in het proces.

“Just-in-time productie maakt integratie met leveranciers nog belangrijker.”

Rick vertelt over de grootscheepse verbouwing van de fabriek. Tijdens de verbouwing is de productie doorgegaan en had Rick de kans om een aantal zaken te veranderen die de supply chain verbeteren. “We hebben ook op het gebied van inkoop wat verbeteringen doorgevoerd. Bijvoorbeeld de plekken waar je producten opslaat wanneer ze binnenkomen. We hebben de productielijn opnieuw opgedeeld in verschillende fases. Aan die fases hebben we werkplekken gekoppeld waar alle materialen voorhanden zijn. Een monteur mag nou eenmaal niet zonder materialen komen te zitten. Dit gaat verder dan het op voorraad leggen van bouten en moeren, ook leveringen moeten daadwerkelijk op die plekken plaatsvinden. Het materiaal komt dan niet uit ons eigen magazijn maar wordt op het juiste moment bij de juiste werkplek geleverd. Met dit bin-to-bin systeem streven we ernaar om de voorraad in de productie zo laag mogelijk te houden.”

Blind vertrouwen op de leverprestaties van leveranciers
“Daarnaast werken we met complete halffabricaten en onderdelenkits die op gezette tijden door leveranciers op de werkplekken worden aangeleverd. Een kit is een kist met zo’n 10 tot 20 onderdelen. Bij deze manier van werken moeten we blind kunnen vertrouwen op de leverprestaties van leveranciers want als er een onderdeel ontbreekt in de kit dan staat de productie stil. Om dit soort storingen te voorkomen is timing heel belangrijk.”

“Krapte op de arbeidsmarkt vergroot noodzaak om snel zicht te hebben op uitzonderingen.”

Volgens Rick hebben leveranciers nu meer moeite dan voorheen om op tijd te leveren. “Binnen de metaalindustrie is er krapte op de arbeidsmarkt vanwege de goedlopende economie. Ik vermoed dat meerdere assemblagebedrijven daar last van zullen hebben. Maar omdat veel van onze leveranciers van kritische delen met Tradecloud werken, komen die uitzonderingen snel aan het licht. Het voordeel is dat we direct actie kunnen nemen om eventuele verstoringen in de productie te beperken.

Verder is het prettig dat het Tradecloud dashboard ons in één blik laat zien wat de status van uitstaande orders is. Ook de afdelingen planning en magazijn gebruiken Tradecloud dagelijks, dus zij weten precies wat er onderweg is of waarom iets nog niet komt. Dat heeft een positieve uitwerking gehad op de interne communicatie rondom orders, we halen hiermee onnodig overleg weg. Als er iets niet gebeurt in de keten is ook meteen duidelijk wat de reden is.”

“Onboarden van leveranciers gaat relatief makkelijk.”

Toen Rick vijf maanden geleden van start ging was de inkoopafdeling nog volop in transitie. Dat ging gepaard met personeelswisselingen, er gingen mensen weg en er kwamen nieuwe collega’s bij. Rick: “Ik was snel overtuigd van de winst die een supply chain platform oplevert voor je inkoop en productie. Er is wat dat betreft een uitstekende basis neergezet. Met een aantal nieuwe collega’s hebben we toen het aantal leveranciers dat gebruik maakt van Tradecloud verder opgeschaald. We zijn daar toen wat actiever mee aan de slag gegaan. Het merendeel van onze leveranciers zit in Nederland. Een aantal leveranciers hadden we wel uitgenodigd, maar zij gebruikten het platform nog niet. Kennelijk was het blijven liggen en daar bleken diverse valide redenen voor te bestaan. We weten nu dat wanneer we nieuwe leveranciers uitnodigen met Tradecloud te werken, we wat meer sturing en begeleiding moeten geven.”

Als het aan mij ligt gaan we met alle leveranciers op deze manier werken
“Naar mijn overtuiging hoeft het ook voor een kleine leverancier geen extra tijd te kosten om op deze manier te werken. Na een korte periode waarin leveranciers even moeten wennen aan de omslag zal het sneller en efficiënter werken. Dat laatste benadruk ik ook steeds wanneer ik in gesprek ga met leveranciers. Als de stamdata eenmaal goed in Tradecloud staan dan kunnen we daarop vertrouwen. Na een korte periode van proefdraaien stoppen we daarna dan ook meteen met e-mailen over orders. Als het aan mij ligt gaan we met alle leveranciers op deze manier werken! Binnenkort organiseren wij een leveranciersdag hier bij Agrifac. Ook op zo’n event maak ik dan van de gelegenheid gebruik dat Tradecloud haar verhaal kan doen voor de aanwezige leveranciers. Ik zie overigens een sneeuwbaleffect ontstaan als het gaat om de adoptie van Tradecloud in de industrie. Nu we zien dat grote leveranciers zoals Eriks, Kramp, Fabory en Hella besluiten de orderhandling met Tradecloud te doen, volgen kleinere partijen vaak automatisch omdat ze niet willen achterblijven in de digitaliseringsslag.”

“Ook forecasts delen via Tradecloud.”

Om de zichtbaarheid in de toeleverende keten te verbeteren wil Rick deze data ook gaan onderbrengen in Tradecloud. De track & trace informatie wordt dan zichtbaar bij de orderdetails. “Onze leveranciers vragen ons om een accurate forecast. Zodra wij intern verder gevorderd zijn met forecasts voor materiaalbehoeften willen we dit ook via het platform gaan doorzetten naar leveranciers. Verder zijn we nog bezig met het meesturen van tekeningen met inkooporders. We kijken nu of we de tekening rechtstreeks vanuit het tekenprogramma kunnen koppelen met de order. De analytics module waarin je de betrouwbaarheid van leveranciers op aantal en levertijd kan benchmarken staat ook op de rit. Die komt van pas bij mijn gesprekken met leveranciers. We hebben dan objectieve gegevens bij de hand waarmee ik samen met de leverancier verbeteringen kan bespreken.”

Meer case studies

Benieuwd wat Tradecloud voor jou kan doen?

Laat een bericht achter en wij nemen contact met je op.