ERIKS

Case Study

Case Study ERIKS e-procurement portal2018-06-30T11:40:22+00:00

Rob Hantelman

Procurement Manager at ERIKS

“Hoe meer grip wij krijgen op de supply chain, hoe vaker de collega’s van Verkoop hun beloftes richting klant kunnen nakomen.”

ERIKS is een internationale industriële dienstverlener die een hoogwaardig en breed assortiment van werktuigbouwkundige componenten en technisch/logistieke diensten aanbiedt. ERIKS levert aan ongeveer 200.000 industriële afnemers, heeft een assortiment van meer dan 680.000 artikelen en verzorgt per jaar meer dan vijf miljoen verzendingen. Dankzij haar brede en diepe assortiment en de uitstekende know-how van de producten en hun toepassingen, speelt ERIKS op haar vakgebied een leidende rol in Europa. De ERIKS-groep bestaat uit meer dan 350 vestigingen in 21 landen. Het geografische zwaartepunt van de activiteiten ligt in Europa en Noord-Amerika waar circa 95 procent van de omzet wordt gerealiseerd.

De leveranciers van ERIKS zitten wereldwijd verspreid over het noordelijk halfrond. ERIKS streeft er naar om het proces van procurement zoveel mogelijk te automatiseren. Een voorspelbare stroom van leveringen met een realtime inzicht in de status van alle inkooporders is daarbij het uitgangspunt. ERIKS gebruikt Tradecloud overigens niet alleen als e-procurement instrument voor inkoop maar ook als platform voor verkoop om verkooporders voor klanten te ontvangen en bevestigen. ERIKS levert componenten aan machinebouwers zoals Nooteboom en Agrifac en dit zijn bedrijven die al langer werken met Tradecloud om hun inkoop te stroomlijnen. Op deze manier werkt men dus op twee manieren met het Tradecloud platform: als inkoper en als leverancier.

“In de eerste fase sluiten we 30 van onze leveranciers aan”

‘Duidelijk werd dat we veel handmatige werkzaamheden konden automatiseren. Er is veel tijd gemoeid met het verwerken van alle orderbevestigingen. Als de details rondom orders onduidelijk zijn zie je dat het onmiddelijk meer interne communicatie oplevert tussen medewerkers van Inkoop en Verkoop. De collega’s van Verkoop willen immers hun beloftes naar klanten nakomen. Als er vanuit Inkoop onzekerheden zijn dan merken we dat meteen door de toename va de interne communicatie. Hoe meer grip wij krijgen op de supply chain, hoe vaker de collega’s van de verkoopafdelingen hun beloftes richting klant kunnen nakomen.’

‘We zitten nu volop in de eerste fase. Samen met Tradecloud hebben we een procedure gemaakt voor de implementatie. In overzichtelijke stappen sluiten we 30 van onze buitenlandse leveranciers aan. Bij de selectie kijkt Tradecloud welke van onze leveranciers al in hun netwerk aanwezig zijn. Omdat Tradecloud zich toelegt op de industriële sector is de kans aanwezig dat zij al werken met Tradecloud. Wanneer een bedrijf al bij het netwerk aangesloten is, dan versnelt dat de implementatie. Leveranciers hebben, afhankelijk van hun automatisering, de keuze om te koppelen met een EDI-koppeling of rechtstreeks via het cloudplatform van Tradecloud.’

“De collega’s van Verkoop kunnen de performance naar onze klanten verbeteren”

“Ik verwacht dat de snelheid in het proces zal toenemen. Het bestellen an sich gaat al sneller en je ziet dat orders bij de leveranciers ook sneller worden verwerkt. Een groot voordeel is dat deze informatie dus eerder bij ons beschikbaar is. Daardoor hoeven we dagelijks minder af te stemmen met de collega’s van Verkoop waardoor zij de performance naar onze klanten kunnen verbeteren. Het mooie is dat er een afname is van feitelijk onnodig handwerk. Het overtikken van orderbevestingen en pakbonnen hoeft niet meer. De afstemming over orders die op transport kunnen gebeurde bijvoorbeeld nog handmatig. Als laatste zie ik een verbeterslag in de communicatie met de leveranciers. De afspraken zijn goed gedeeld en omdat we in een hetzelfde platform werken is er geen communicatie meer nodig via e-mail of telefoon.”

4630-met-7901-en-79653-2_klein.jpgMet Tradecloud is het mogelijk om het gehele purchase to pay proces te beheren. Naast het automatiseren van de orderstroom biedt Tradecloud mogelijkheden voor centraal artikelbeheer, verzending, facturering, voorspellingen en analytics. Verwacht Rob ook gebruik te gaan maken van deze modules?

‘We richten ons in deze fase op een succesvolle aansluiting van deze 30 leveranciers. Het managen van de ordersstromen vormt de kern. Na de test zullen we gaan evalueren en vooruitblikken naar meer mogelijkheden. Ik denk dat de analytics die we nu uit Tradecloud kunnen halen zeker bruikbaar voor ons zijn. We meten de leveranciersbetrouwbaarheid nu in SAP BI(Business Intelligence), maar die informatie is nu dus ook in Tradecloud te zien. In deze testfase krijgen we meer ervaring met de metrics in het Tradecloud portal en daarna zullen we besluiten welke data we als stuurdata gaan inzetten. De module facturering van Tradecloud willen we gaan gebruiken. Op dit moment worden onze facturen nog handmatig gescand dus ook daar kunnen we een stuk automatiseren. Verder gebruiken we Slimstock om onze materiaalbehoefte te voorspellen richting onze leveranciers. Mogelijk gaan we uitzoeken of we een koppeling kunnen maken om data uit te wisselen tussen Tradecloud en Slimstock.

De business case

Hoe is Eriks gekomen tot de inzet van een e-procurement oplossing? Uit de business case die Tradecloud op verzoek van ERIKS heeft gemaakt werd duidelijk dat er aanzienlijke jaarlijkse besparingen mogelijk zijn op operationele inkoopkosten. De besparingen zijn terug te voeren tot drie zaken:

  • automatiseren van de operationele inkoop
  • hogere betrouwbaarheid
  • beter communiceren

Vanuit het bestaande SAP ERP-systeem van ERIKS worden de inkooporders, via het Tradecloud portal, rechtstreeks in de bedrijfssoftware van leveranciers geplaatst. Leveranciers bevestigen de orders en er volgt een automatische verwerking van de orders in het ERP-systeem van ERIKS. Op deze manier wordt de operationele inkoop geautomatiseerd. Deze werkwijze geeft direct een beter en actueler inzicht in orderpatronen en levert meer 100 procent kloppende bevestigingen vanuit de kant van de leveranciers. Medewerkers zullen minder tijd kwijt zijn aan intern bespreken en ‘najagen’ van incomplete, incorrecte of te late orders. Een groot deel van het handwerk verdwijnt uit het proces en foutreductie neemt toe omdat er minder kans is op type- en interpretatiefouten. In Tradecloud is duidelijk te zien bij welke orders en bij welke leveranciers uitzonderingen optreden in aantallen, data of prijzen. De inkoper kan daarop zijn aandacht richten. E-mailen of bellen is niet meer nodig, want in het platform communiceer je makkelijk en snel over een uitzondering. Deze communicatie is ook altijd in de context van een order of leverancier. Hiermee voorkom je individuele e-mails naar leveranciers waardoor collega’s onderling niet beschikken over dezelfde informatie.

Are you wondering what Tradecloud can do for you?