Vier minuten per order klinkt onschuldig, tot je gaat rekenen
Uit recent onderzoek blijkt dat 38 procent van de Nederlandse bedrijven nog steeds afhankelijk is van Excel-lijsten en manuele invoer voor hun inkoopprocessen. Een derde verwerkt data nog volledig handmatig. En dat terwijl de kosten van dit handwerk veel hoger liggen dan de meeste supplychain-managers denken.
Laten we beginnen met een simpel rekenvoorbeeld. Een gemiddelde inkoper besteedt zo’n vier minuten per orderregel aan manuele verwerking: de mail openen, de bevestiging controleren, afwijkingen noteren, data overtypen in het ERP en de mail archiveren. Dat klinkt niet dramatisch. Tot je het doorrekent.
Een bedrijf met 10.000 orderregels per jaar (geen groot volume voor een middelgrote producent of groothandel) besteedt dus 40.000 minuten aan handmatige orderverwerking. Dat is 667 uur. Of bijna 17 werkweken van 40 uur. Reken je met een uurtarief van 50 euro (inclusief werkgeverslasten en overhead), dan praat je over 33.350 euro per jaar.
Maar hier wordt het interessant: dat zijn de directe kosten. De kosten die je kunt meten met een stopwatch. De echte schade zit elders.
Fouten kosten meer dan tijd
Handmatige invoer betekent menselijke fouten. Uit onderzoek blijkt dat geautomatiseerde vastlegging datafouten met 80 procent kan verminderen. Draai dat om: bij verwerking met de hand moet je dus dealen met een foutpercentage dat vier tot vijf keer hoger ligt.
Wat kost zo’n fout? Een verkeerd ingevoerde levertijd betekent dat productie rekent op materiaal dat er niet is. Een typefout in de hoeveelheid leidt tot een te kleine levering. Een gemiste prijswijziging komt pas boven water bij de factuurcontrole, drie weken later.
Rekenvoorbeeld: Stel dat 10 procent van je handmatig verwerkte orders een fout bevat die herstelwerk vereist. Bij 10.000 orderregels zijn dat 1.000 fouten per jaar. Als het oplossen van elke fout gemiddeld 15 minuten kost (nabellen, corrigeren, opnieuw invoeren), kom je op 250 extra uren. Dat is nog eens 12.500 euro aan verborgen kosten. En dan tel je de gevolgen voor productie of klanttevredenheid nog niet mee.
Herbevestigingen zijn de stille kostenvreters
De order is geplaatst. De eerste bevestiging komt binnen. De leverdatum wijkt af, je past het aan. Een dag later: een nieuwe bevestiging. Weer een andere datum. En later nog een. Andere hoeveelheid. Voor je het weet heb je drie keer handmatig iets ingevuld voor een order.
Bij veel bedrijven is het aantal wijzigingen per order na de eerste bevestiging hoger dan een. Elke wijziging kost tijd. Maar erger: elke wijziging is een kans om de update te missen. En als dat gebeurt, dan ligt de productielijn stil of wordt de planning onbetrouwbaar.
Rekenvoorbeeld: Als 30 procent van je orders minstens een herbevestiging krijgt en elke herbevestiging 4 minuten kost om te verwerken, voeg je bij 10.000 orderregels nog eens 200 uur toe. Oftewel 10.000 euro extra.
De grootste kostenpost zie je niet op je dashboard
De directe kosten van handwerk zijn meetbaar. De indirecte kosten zijn dat vaak niet, maar ze zijn vele malen groter.
Productieverlies door onbetrouwbare data.
Als je ERP nog ‘week 12’ toont terwijl de leverancier ‘week 14′ heeft bevestigd via een cc’tje in een mailthread, dan plant productie op basis van verkeerde informatie. Bij Vandeputte verliep de opvolging en het beheer van alle orderlijnen eerder handmatig en met Excel. Dat was tijdrovend en de informatie was niet nauwkeurig genoeg.
Gemiste kansen door gebrek aan inzicht.
Hoeveel procent van je orders wordt binnen 48 uur bevestigd? Wat is de gemiddelde afwijking tussen gevraagde en bevestigde levertijd per leverancier? Als je het niet meet, kun je niet sturen. En dan kun je ook niet onderhandelen over betere voorwaarden.
Strategische tijd die verdwijnt in de administratie.
Elke minuut die je team besteedt aan overtypen, is een minuut die ze niet besteden aan het verbeteren van inkoopprijzen, het opbouwen van sterkere leveranciersrelaties of het voorkomen van verstoringen. Bij Quooker berekenden ze dat automatisering hen twee FTE oplevert. Niet door mensen te ontslaan, maar door ze zinvoller werk te laten doen.
De complete kostensom voor een gemiddeld bedrijf
Laten we de rekenvoorbeelden bij elkaar brengen voor een bedrijf met 10.000 orderregels per jaar:
- Directe verwerkingstijd: 667 uur = 33.350 euro
- Foutherstel (10% foutpercentage): 250 uur = 12.500 euro
- Herbevestigingen (30% van orders): 200 uur = 10.000 euro
- Subtotaal directe kosten: 55.850 euro per jaar
En dan rekenen we de indirecte kosten nog niet mee: productieverlies door foute data, spoedorders door gemiste wijzigingen, gemiste kortingsmogelijkheden door gebrek aan leveranciersanalyse. Bij bedrijven die dit doorrekenen, komen de totale kosten vaak twee tot drie keer zo hoog uit als de directe kosten alleen.
Wat bedrijven doen die dit hebben opgelost
Bij Moba verloopt nu 85 procent van de orders volledig automatisch. Geen handmatige invoer, geen overtypen, geen kans op fouten. Het resultaat: 23 procent hogere leverbetrouwbaarheid en veel minder ad-hoc herstelwerk.
Bij Intersafe halveerde de tijd die inkopers kwijt waren aan operationele handelingen. De vrijgekomen uren gaan nu naar het uitonderhandelen van betere prijzen en het ontwikkelen van back-up leveranciers.
Bij Quooker zijn inmiddels meer dan 140 leveranciers digitaal aangesloten. Het effect: tientallen uren per maand aan vrijgespeelde capaciteit in de inkoopafdeling. Tijd die ze nu besteden aan het verbeteren van inkoopvoorwaarden in plaats van aan het doorsturen van mails.
Drie vragen om je eigen situatie in kaart te brengen
Wil je weten wat handmatig orderbeheer jou kost? Begin met deze drie vragen:
- Hoeveel orderregels verwerk je per jaar en hoeveel minuten besteedt een inkoper gemiddeld per regel?
- Welk percentage van je orders krijgt een herbevestiging met gewijzigde data?
- Hoeveel verstoringen in productie of leveringen waren vorig jaar te herleiden tot verkeerde of verouderde orderdata?
Als je deze vragen niet direct kunt beantwoorden, is dat op zich al een signaal. Want wat je niet meet, kun je niet verbeteren.
De keuze is simpel, maar niet makkelijk
Handmatig orderbeheer voelt vertrouwd. Je team kent de workarounds. De Excel-sheets werken. Tot die ene collega die alles bijhoudt ziek wordt. Of tot de ene order die net door de mazen glipt en productie stillegt.
De vraag is niet of je kunt blijven werken zoals je nu werkt. Dat kan. De vraag is wat het je kost. En of je die kosten accepteert terwijl je concurrent al bijstuurt.
Begin klein. Reken je eigen situatie door. En kijk dan wat een uur geautomatiseerd werk oplevert versus een uur handwerk.
Benieuwd wat automatisering jouw organisatie oplevert?
Bekijk hoe Quooker, Vandeputte, Intersafe en Moba hun orderverwerking hebben geautomatiseerd of plan een gesprek om je eigen businesscase door te rekenen.
Tonnis de Boer, CEO Tradecloud One
Maandagochtend, 8:47 uur. Je inkoper opent haar mailbox: 34 nieuwe orderbevestigingen. Ze zucht, pakt haar koffie en begint te typen. Leverancier A bevestigt week 12 in plaats van week 11. Copy, paste, aanpassen in het ERP. Leverancier B stuurt een Excel met prijswijzigingen. Handmatig vergelijken, fouten checken, invoeren. Om 11 uur heeft ze er acht verwerkt. De andere 26 wachten nog. En morgen komen er weer 30 bij. Klinkt bekend? Je bent niet de enige. In deze blog legt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, uit wat handmatig orderbeheer je werkelijk kost, waar die verborgen kosten zitten en hoe je ze zichtbaar maakt met concrete rekenvoorbeelden.