In mijn tijd als consultant voor een bekende ERP leverancier heb ik veel groothandels & productiebedrijven van binnen gezien. Ik zag, en zie, dat we in Nederland heel veel mooie bedrijven hebben die hele mooie producten maken. Echter, van samenwerken tussen deze bedrijven komt nog weinig terecht, bedrijven opereren min of meer nog als eiland als het om het delen van informatie met hun leveranciers gaat.
Veel bedrijven hebben het ondertussen intern redelijk goed op orde met ERP software. Daarmee wordt de inkoop, productie en verkoop aangestuurd en is er veel verbetert aan de interne efficiency. Kijken we echter hoe deze bedrijvenextern communiceren dan gebeurd dat vaak nog met email, Excel of in het ergste geval met een fax. Dit zorgt ervoor dat leveranciers weinig tot geen inzage hebben in de processen van hun klant en dus niet goed weten wat en wanneer ze moeten leveren. ERP pakketten zijn vooral intern gericht maar over het algemeen niet geschikt of ontworpen om informatie met de buitenwereld te delen. Uit het ERP rolt een inkooporder met een aantal en een gevraagde datum die als we geluk hebben binnen een paar dagen verwerkt wordt, maar hoe gaan we ooit sneller reageren op afwijkingen en de productievoorraad verminderen als leveranciers eigenlijk geen idee hebben wat de werkelijke materiaalbehoefte is?
Duurzaam concurrentievoordeel
Om op de lange termijn concurrerend te blijven is het nodig om beter samen te werken met leveranciers en klanten. Zoals blijkt uit onderzoek van o.a. professor Jack van der Veen van Nijenrode zullen bedrijven steeds meer concurreren als onderdeel van een keten en dus minder als bedrijf op zich, het is dus allesbepalend hoe sterk deze totale keten is qua leverbetrouwbaarheid en flexibiliteit.
De leverbetrouwbaarheid wordt bepaald op basis van in hoeverre de leverancier daadwerkelijk levert wat er gevraagd is, het gaat hierbij om gevraagde aantallen, de gevraagde datum en de bevestigde prijs. Vaak worden orders helemaal niet bevestigd om kloppen de bevestigde data niet, hierdoor worden er veel veiligheidsmarges ingebouwd die kunnen voorkomen worden door een betere informatievoorziening. In andere woorden: ‘Wat heb je nu echt wanneer nodig en wat is de impact als het afwijkend wordt geleverd?” Stel dat je de productievoorraad met 10% kunt verminderen of zelf helemaal naar een Just In Time productieproces kunt gaan?
Leverbetrouwbaarheid verhogen
Op basis van mijn ervaringen in de afgelopen jaren zie ik 9 stappen hoe je de leverbetrouwbaarheid van leveranciers snel met zo’n 25% kunt verhogen.
- Bepaal het doel. Welke leveranciers zijn kritisch voor uw proces en zouden beter moeten presteren? Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de methode van Kraljic.
- Betrek leveranciers. Wat is de ‘echte’ leverbetrouwbaarheid vanuit de productieplanning gezien? Welke informatie kan hun prestatie verbeteren? Welke informatie heeft u al liggen waar de leverancier wat mee kan?
- Deel inkooporders real time via een online platform. Zorg dat leveranciers direct bij alle orderinformatie kunnen zodra deze beschikbaar is. Dit scheelt al snel 2-3 dagen doorlooptijd t.o.v. e-mailen of faxen.
- Deel ook gelijk alle informatie die de leverancier verder nodig heeft om aan de slag te kunnen. Denk aan alle orderdetails, tekeningen, maar ook forecast informatie. Voorkom heen en weer gedoe over wat er nu eigenlijk geleverd moet worden.
- Zorg dat leveranciers hun orders binnen 48 uur bevestigen en ook eventuele wijzigingen op tijd doorgeven. Het bevestigen, en herbevestigen, van aantallen, datum en prijzen is meestal het belangrijkste.
- Zorg dat iedereen naar dezelfde data kijkt, deel wijzigingen in het ERP systeem direct met de leverancier.
- Communiceer ‘in context’ over afwijkingen, probeer te voorkomen dat afspraken ergens in een e-mailbox verstopt zitten.
- Communiceer real time KPI’s zoals de leverbetrouwbaarheid aan leveranciers
- Meet alles, evalueer resultaten en maak aanpassingen waar nodig
Uit onze gebruikersdata blijkt dat bedrijven die op bovenstaande manier met hun leveranciers samenwerken snel de leverbetrouwbaarheid met zo’n 25% kunnen verbeteren.
Ook weten hoe dat voor jouw bedrijf zou kunnen werken? Lees dan over ons supplychain platform.
