Introduction letter to suppliers – Template A (English & Dutch)

English

Dear Supplier,

We are pleased to announce a global initiative for improving and streamlining our procurement and supply chain processes by implementing a new automated solution.

To fulfil our vision of a fully integrated supply chain platform, we are transitioning to the Tradecloud supply chain network. As a strategic supplier of ours, you have been pre-selected to participate in this important initiative.

Benefits of working with Tradecloud:

If you’re not already familiar with Tradecloud, please know that being on the Tradecloud network, and doing business with us electronically, offers you multiple benefits:

• Real-time PO delivery for quicker fulfilment, identification of discrepancies, and status reporting,
• Reduction in administrative business expenses for postage, printing, and mailroom handling,
• Real time insights in order statuses, updated orders and inconstancies
• Central communication ‘in context’
• Potential new business opportunities through visibility to other buying organizations on the Tradecloudnetwork,
• Simple set-up – all you need is an Internet connection,
• The portal is free to use, full ERP integration requires a subscription.

Transacting electronically through Tradecloud will soon be a standard part of doing business with us, and we’re excited to bring you along on this journey towards a digital supply chain that has a focus on exceptions and results in zero waste.

More information:

• Getting started: https://www.tradecloud1.com/en/onboarding-suppliers/
• Integration with your own ERP: https://www.tradecloud1.com/en/erp-integration-for-suppliers/

Kind regards,

Supply Chain Management

About Tradecloud

Tradecloud is the leading supply chain platform for manufacturing & wholesale companies. Customers rely on Tradecloud to make their global supply chain more predictable, automate operational processes and focus on exceptions. The fast growing network connects thousands of B2B buyers & sellers who collaborate real time on forecasts, orders & shipments to increase margins and reduce waste.

Unlike traditional software, implementation times, subscription costs and supplier onboarding is fast and simple. Connected buyers & suppliers include Eriks, Nooteboom, Quooker, Solar, Fabory, Bosch, Gazelle, Agrifac, Intersafe, and many more.

Dutch

Geachte leverancier,

De afgelopen maanden heeft <ABC> onderzoek gedaan naar het optimaliseren van het operationele bestelproces. De belangrijkste uitkomst is dat er voor zowel u als leverancier als ook voor <ABC> duidelijke kansen liggen om de effectiviteit en de efficiency van het operationele bestelproces te verbeteren.

Als hulpmiddel willen we hierbij het Supply Chain Portal van TradeCloud bij gebruiken omdat het snel en eenvoudig is. (zie www.tradecloud.nl)

In de praktijk komt de nieuwe werkwijze erop neer dat <ABC> vanuit het eigen ERP automatiseringssysteem een bestelling genereert die zal worden doorgezet naar het Supply Chain Portal. U krijgt automatisch een melding dat er een nieuwe bestelling op het portal is geplaatst en kunt deze eenvoudig via een link naar het portal bevestigen op aantal, levertijd en prijs. Eventuele wijzigingen kunt u direct zien, iedereen kijkt altijd naar dezelfde informatie. Het gebruik van het portal is gratis.

Een tweede optie is om dit bevestigen niet via het portal te doen, maar rechtstreeks vanuit uw eigen ERP systeem. Er kan een snelle en eenvoudige koppeling met uw bestaande ERP pakket worden gemaakt zodat de transacties altijd synchroon lopen met de actuele situatie binnen uw bedrijf waarbij het ERP pakket leidend blijft. Deze integratie vergt een kleine investering van enkele dagen consultancy en 250,- per maand voor support en beheer.

We starten met het delen van orders en artikelinformatie, op termijn kunnen daar forecasts, leveringen en facturen aan toegevoegd worden.

Het succes van het portal heeft zich inmiddels in het bedrijfsleven bewezen en de belangrijkste voordelen voor u als leverancier zijn:

• De onderlinge informatiestroom wordt geoptimaliseerd tussen leverancier en klant.
• Iedereen maakt gebruik van dezelfde informatie en daardoor wordt er effectiever samengewerkt.
• De accuratesse van de orderadministratie wordt aanzienlijk verhoogd en resulteert in minder fouten.
• Leveranciers kunnen zelf de prijzen en levertijden van hun artikelen beheren en actief worden betrokken in het bewaken van lopende orders

Uiteindelijk zal bovenstaande resulteren in een efficienter en effectiever verloop van de het operationele bestelproces en zou ik graag uw medewerking willen hebben om gezamenlijk dit resultaat te behalen.

Daarom zou ik graag van u willen vernemen of u interesse heeft in samenwerking met <ABC> voor gebruik van het portal en of u eventueel bereid zou zijn met ons een pilot te doen.

 Bij voorbaat dank voor uw reactie.