Waar het echt misgaat

De meeste leveringsproblemen zijn geen verrassingen. Ze zijn gemiste signalen.

Een leverancier bevestigt week 12, maar past dat een paar dagen later aan naar week 14. Die wijziging komt via WhatsApp, een telefoontje of ergens in een lange mailthread met vijf mensen in de cc. Ondertussen toont je ERP nog steeds week 12, want niemand heeft de aanpassing doorgevoerd. Productie plant op basis van die oude datum, en twee weken later staat de lijn stil.

Dit is geen communicatieprobleem. Dit is een informatieprobleem. De data bestaat wel, maar zit verspreid over mailboxen, Excel-bestanden en de hoofden van individuele medewerkers. En zolang die informatie niet op een centrale plek staat, blijf je achter de feiten aanlopen.

De drie plekken waar bevestigingen vastlopen

Onduidelijke verantwoordelijkheid

Bij veel bedrijven is onduidelijk wie een afwijkende orderbevestiging heeft goedgekeurd. Was het de accountmanager? De planner? Een vervanger tijdens vakantie? Zonder heldere verantwoordelijkheden geen accountability. Het gevolg is dat productie rekent op levertijden die nooit formeel zijn bevestigd, en dat iedereen ervan uitgaat dat een collega het wel heeft opgepakt.

Wijzigingen verdwijnen in het digitale zwarte gat

Een leverancier stuurt een aangepaste bevestiging, maar die komt binnen als bijlage in een mail die pas drie dagen later wordt gelezen. Of erger: de wijziging wordt mondeling doorgegeven en nergens vastgelegd. Bij Vandeputte verliep de communicatie met leveranciers grotendeels via Excel en e-mail. Daardoor raakten wijzigingen in leverdata of prijzen versnipperd over verschillende mailboxen en bestanden.

Je meet niet wat je zou moeten meten

Hoeveel procent van je orders wordt binnen 48 uur bevestigd? Wat is de gemiddelde doorlooptijd van order tot bevestiging per leverancier? Hoe vaak wijzigt een bevestigde levertijd? De meeste bedrijven kunnen deze vragen niet beantwoorden, simpelweg omdat ze het niet bijhouden. En zolang je het niet meet, kun je niet proactief sturen.

Waarom symptoombestrijding niet werkt

De standaardreactie op leveringsproblemen is intensiever contact. Meer bellen, meer mailen, meer opvolgen. Maar dit is symptoombestrijding. Je lost het probleem niet op, je vangt het alleen eerder op.

Het echte probleem is dat je pas belt als je vermoedt dat er iets mis is. Dat moment komt meestal te laat. De levering had al binnen moeten zijn, of de productiedatum nadert en je hebt nog steeds geen bevestiging. Op dat punt is de schade al gedaan: je planning klopt niet meer en je team moet improviseren.

Bovendien kost al dat belwerk tijd. Tijd die je inkopers niet besteden aan het verbeteren van prijzen, het opbouwen van leveranciersrelaties of het voorkomen van de volgende verstoring. Ze zijn druk met brandjes blussen in plaats van met het brandveilig maken van het gebouw.

Van reactief naar proactief

De shift die nodig is, is simpel: stop met meten wat al fout ging en begin met meten wat fout kan gaan.

Dat betekent werken met leading indicators in plaats van lagging indicators. Niet “hoeveel leveringen waren vorige maand te laat?”, maar “hoeveel orders staan nu open zonder bevestiging?” Niet “wat was onze leverbetrouwbaarheid in Q3?”, maar “welke leveranciers wijken structureel af van hun bevestigde data?”

Bij Moba zagen ze pas na de overstap naar geautomatiseerde orderverwerking wat er echt gebeurde in hun orderflow. Voor het eerst konden ze metrics als bevestigingstijd en leverbetrouwbaarheid real-time volgen. Het resultaat: 85% van de orders verloopt nu volledig automatisch en de leverbetrouwbaarheid steeg met 23%.

Vijf metrics die je morgen kunt invoeren

Je hoeft niet te wachten op een groot digitaliseringsproject om te starten met proactieve monitoring. Begin met deze vijf indicatoren:

• Percentage orders bevestigd binnen 48 uur (target: meer dan 95%). Dit vertelt je hoe responsief je leveranciers zijn en waar je mogelijk problemen kunt verwachten.
• Aantal openstaande orders zonder bevestiging (target: minder dan 5%). Elke order zonder bevestiging is een potentiële verstoring.
• Gemiddelde afwijking gevraagde vs. bevestigde levertijd (target: minder dan 2 dagen). Dit laat zien of je leveranciers realistisch plannen of structureel te optimistisch zijn.
• Aantal wijzigingen per order na eerste bevestiging (target: minder dan 1). Veel herbevestigingen wijzen op instabiele processen bij de leverancier of onduidelijke communicatie.
• Percentage leveranciers met digitale koppeling (target: jaarlijks 20% erbij). Hoe meer leveranciers digitaal zijn aangesloten, hoe minder kans op informatieverlies.

Hoe andere bedrijven dit aanpakken

Bij Quooker begonnen ze gefaseerd. Eerst een kleine groep leveranciers digitaal aansluiten, kijken wat werkt, en dan uitbreiden. Inmiddels zijn meer dan 140 leveranciers aangesloten. Het effect: tientallen uren per maand aan vrijgespeelde capaciteit in de inkoopafdeling. “Planners sturen op uitzonderingen,” zegt Michiel van Veen, Chief Supply Chain Officer. “De fabriek mag nooit stil komen te staan en nu kunnen we acteren als iets dreigt niet goed te gaan.”

Bij Vandeputte is nu een centrale plek waar alle communicatie samenkomt. “We beschikken over real-time informatie van alles wat leveranciers aangaat,” zegt Filip Jambon. “Orders die afwijken zien we direct.” Geen zoekwerk meer in mailboxen, geen discussies over wat er was afgesproken.

Bij Intersafe halveerde de tijd die inkopers kwijt waren aan operationele handelingen. De vrijgekomen uren gaan nu naar strategisch werk: betere prijzen onderhandelen en alternatieve leveranciers ontwikkelen voor het geval dat.

Begin klein, maar begin

Je hoeft niet je hele leveranciersbestand in een keer om te gooien. Start met je top-5 leveranciers die samen het grootste deel van je ordervolume vertegenwoordigen. Spreek af dat bevestigingen digitaal binnenkomen in plaats van per mail of pdf. Meet een maand lang de vijf indicatoren. En kijk wat er gebeurt.

De ervaring leert dat de meeste leveranciers hier prima in meegaan zodra je uitlegt wat het oplevert. Niet alleen voor jou, maar ook voor hen: minder nabellen, minder misverstanden, een professionelere samenwerking.

Het alternatief is doorgaan zoals je nu doet. Blijven bellen. Blijven mailen. Blijven hopen dat het goed gaat. Tot die ene collega die alles bijhoudt ziek wordt, of tot de volgende maandagochtend dat de lijn stilstaat.

De volgende stap

Wil je weten hoe andere productiebedrijven en groothandels de shift hebben gemaakt van reactief naar proactief? Plan een gesprek en ontdek waar in jouw proces de grootste winst te behalen is.