In dit artikel kijken we naar het werk van Edith de Inkoper. Ze is een inkoopexpert en een ongelofelijk harde werker. Edith besteedt veel van haar tijd aan communicatie met leveranciers, waarbij ze er alles aan doet om op de hoogte te blijven van bestellingen, lijnveranderingen en leveringen. Edith is de spin in het web.
Als de informatie van Edith accuraat is, zijn de leveringen, productie en planning veel gemakkelijker en nauwkeuriger. Als haar informatie verouderd of onjuist is, ontstaan er snel problemen. Helaas is de informatie meestal verouderd of onjuist.
De kern van Edith’s probleem is een gebrek aan ware zichtbaarheid over de gehele supply chain. Zij en haar team hebben dit niet omdat ze vertrouwen op e-mail en spreadsheets om te communiceren met leveranciers en de informatie die ze nodig hebben te verzamelen.
E-mails en spreadsheets? ja, in 2023 ;-).
Vandaag de dag zijn verstoringen gebruikelijker dan ooit, dus als supply chain leider moet je in staat zijn om het probleem te identificeren, een oplossing te ontwikkelen en snel bij te sturen om risico’s te verminderen en de cashflow te beschermen. Als een levering laat of gedeeltelijk is, moet je dit onmiddellijk weten – niet over een dag of twee wanneer de e-mail wordt gevonden in een rommelige inbox (of erger, wanneer de levering op de kade arriveert).
Als Tradecloud spreken we vaak supply chain leiders die veel van deze zelfde uitdagingen ervaren. Hun inkopers zijn overbelast met administratief werk, het proces is traag en foutgevoelig en ze kennen niet echt het volledige verhaal van wat er gaande is over de gehele supply chain.
Natuurlijk is er een oplossing voor deze chaos, en technologie biedt die. Moderne leverancier-samenwerkingsoplossingen brengen inkopers samen met hun leveranciers in software die communicatie consolideert en het inkooporder (PO) workflow automatiseert van begin tot eind.
In plaats van te hopen een e-mail in een stapel e-mails te vangen, wordt Edith’s team onmiddellijk op de hoogte gesteld wanneer een bericht wordt verzonden. Alle communicatie gebeurt binnen de context van specifieke PO’s, zodat iedereen altijd op dezelfde pagina is. Op elk moment van de dag kan Edith precies zien wat er gebeurt met een bestelling – elke laatste update, lijnverandering en bevestiging.
Al deze informatie wordt rechtstreeks in de Enterprise Resource Planning (ERP) geschreven, wat de noodzaak van foutgevoelige handmatige invoer elimineert en garandeert dat de data veel nauwkeuriger is. Nu zijn vraagplanning en voorraadplanning nauwkeuriger en kunnen aanpassingen aan de voorspellingen snel worden gemaakt wanneer er nieuwe informatie beschikbaar is.
Deze uitwisseling van informatie tussen inkopers en leveranciers is ware samenwerking. Zonder deze naadloze verbinding is er geen volledige zichtbaarheid en wordt alles stroomafwaarts beïnvloed. Een samenwerkingsoplossing kan realtime leverancier scorecards bieden, zodat je de tijdige levering, responsiviteit en andere kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) kunt monitoren die kunnen worden aangepast aan specifieke leveranciers. We noemen dit wederzijdse verantwoordelijkheid. Technologie maakt het mogelijk om resultaten te monitoren en stappen te implementeren voor continue verbetering.
Edith’s workflow is hopeloos verouderd. Ze wordt begraven onder tientallen uren PO administratieve taken die haar dwingen om haar avonden en weekenden op te geven om bij te blijven. Haar talent en lokale kennis zijn ontzettend belangrijk voor de business, maar ze staat op het punt om op te branden en zou voor een ander bedrijf kunnen kiezen als de zaken niet verbeteren.
Vandaag en in de toekomst moeten kleine en middelgrote supply chain teams samenwerkingsoplossingen implementeren zodat ze nauw kunnen samenwerken met leveranciers om hun doelen te bereiken en de winstgevendheid te verhogen. Samenwerkingssoftware kan ervoor zorgen dat inkoop teams en hun leveranciers samenwerken met dezelfde nauwkeurige gegevens, zodat beide partijen agile aanpassingen kunnen maken aan strategie, planning en forecasting.
Supply chain zichtbaarheid is geen luchtkasteel; het is de realiteit voor elk succesvol team van nu en in de toekomst.
