Je leverancier in China slaapt als jij werkt. De bevestiging die je nodig hebt voor de planning van morgen komt vannacht. Of niet. De prijswijziging waar je op wacht? Ergens in een mailbox, verstuurd om 3 uur 's nachts.

Internationaal inkopen is voor veel productiebedrijven en groothandels allang geen keuze meer. Het is realiteit. Maar de manier waarop de meeste bedrijven die internationale communicatie organiseren, past nog bij een tijd waarin leveranciers om de hoek zaten.

In deze blog vertelt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, hoe bedrijven hun internationale inkoopproces stroomlijnen. Zonder extra IT-last en zonder het gevoel dat je elke ochtend begint met inhalen.

Het tijdzoneprobleem is een dataprobleem

Als je leverancier in dezelfde tijdzone zit, kun je bellen als er iets niet klopt. Die luxe heb je niet als je inkoper in Zoetermeer zit en je leverancier in Shenzhen.

De oorzaak zit niet in de tijdzone zelf. De oorzaak zit in de afhankelijkheid van synchrone communicatie. Van het moment dat twee mensen tegelijk beschikbaar zijn. Van mails die gelezen, begrepen en beantwoord moeten worden.

Vervang die synchrone communicatie door een platform waar beide partijen naar dezelfde data kijken. Je leverancier bevestigt op zijn maandag. Jij ziet het op jouw maandagochtend. Geen mails om door te spitten. Geen voicemails om terug te luisteren.

Taalbarrières verdwijnen als de data eenduidig is

Een mail van een leverancier in Turkije. Vertaald door Google Translate. Half begrijpelijk. Gaat het over die order van vorige week of over een nieuwe offerte?

Taalbarrières zijn een reëel probleem bij internationale inkoop. Maar het grootste deel van de communicatie gaat niet over nuance of onderhandeling. Het gaat over feiten. Bevestigd: ja of nee. Levertijd: week 14. Prijs: akkoord of afwijking.

Bij Quooker communiceren ze met leveranciers in meer dan tien landen. Van China tot Duitsland, van Italië tot Turkije. Michiel van Veen: "Wij spreken zelf niet alle talen ter wereld, dankzij Tradecloud kunnen we toch goed communiceren. De portal geeft eenduidigheid, leveranciers maken er graag gebruik van."

De portal spreekt de taal van data. En data is universeel.

Onboarding van internationale leveranciers

"Onze leveranciers in Azië gaan hier niet mee werken." Dat is een veelgehoorde zorg. En een begrijpelijke. Maar de praktijk laat iets anders zien. Bij Quooker werken Aziatische leveranciers zonder problemen met het platform.

Bij Vandeputte zijn 338 van de 438 leveranciers overgestapt, inclusief internationale partijen. Het onboarden van leveranciers zit bij Tradecloud in het abonnement, inclusief ondersteuning.

Een leverancier hoeft geen software te installeren. Hij logt in via een browser, ziet zijn orders en bevestigt. Dat is het.

Compliance en documentatie

Internationale inkoop brengt extra documentatie met zich mee. Certificaten, conformiteitsverklaringen, douanedocumenten. Bij veel bedrijven zitten die verspreid over mailboxen, gedeelde mappen en de harde schijf van die ene collega.

Centraliseer die documentatie op orderniveau en je hebt altijd toegang tot de juiste versie. Geen zoekwerk meer. Geen discussie over welk document geldig is.

Bij Quooker is dit onderdeel van hun roadmap met Tradecloud. Van Veen: "Op het gebied van document management is er een stap te maken. Dat maakt de mailbox nog minder nodig en is goed vanuit compliance-oogpunt."

Wat kan er misgaan bij internationale onboarding?

Twee dingen die je moet weten. Ten eerste: tijdzones werken in je voordeel bij een platform, maar tegen je bij de onboarding zelf. Plan de onboarding van Aziatische leveranciers buiten je eigen kantoortijden, of laat Tradecloud het oppakken. Dat zit in het abonnement.

Ten tweede: taalbarrières spelen wél een rol bij de eerste uitleg. De dagelijkse communicatie via het platform is taalonafhankelijk, maar de initiële instructie moet in een taal die de leverancier begrijpt. Bij Quooker bleek dat in de praktijk geen drempel. De interface is eenvoudig genoeg.

Begin met je grootste internationale leveranciers

Je hoeft niet alle leveranciers tegelijk aan te sluiten. Begin met de vijf tot tien leveranciers in andere tijdzones die het grootste deel van je ordervolume vertegenwoordigen. Meet het resultaat na vier weken en schaal op.

Internationaal inkopen is complex. Maar die complexiteit managen met handwerk is duurder dan de meeste bedrijven beseffen. Structuur wint het altijd van meer uren.

Wil je zien hoe het werkt voor jouw situatie? Vraag een demo aan en we laten je zien hoe de communicatie met jouw internationale leveranciers eruitziet in het platform.

Tonnis de Boer, CEO Tradecloud One