De 5 belangrijkste tips voor het succesvol integreren van leveranciers:
- Maak duidelijk wat voor elke ketenpartner de voordelen zijn
- Betrek verantwoordelijken, zowel operationeel als commercieel
- Deel data en ontvang data en profiteer van de ketentransparantie die dit biedt
- Maak gebruik van een oplossing die flexibel is (instellingen) en over voldoende functionaliteit en toekomstperspectief beschikt
- Begin eenvoudig en neem leveranciers stap voor stap mee in het traject
Steeds meer bedrijven durven echt data te delen om het integreren van leveranciers mogelijk te maken. Door een koppeling te maken tussen toeleveranciers producent enerzijds en klanten anderzijds, is een enorme boost te geven aan de prestaties van alle drie deze partijen.
De natuurlijke rolverdeling in een keten is dat een producent een eerste stap zet en daarna zijn best doet om een overtuigend verhaal te houden over het delen van informatie in de vorm van een project. Wel zijn er wat vuistregels waaraan de betrokken partijen zich moeten houden wil een producent succesvol kunnen koppelen met toeleveranciers en afnemers. Wie het goed aanpakt kan ook snel de vruchten plukken van zijn initiatief. Vooraf goed nadenken over een strategie is noodzakelijk, daarmee zijn namelijk valkuilen te omzeilen.
Maak de voordelen per ketenpartner duidelijk
Bepaal vooraf welke doelen je wilt nastreven. Op welke vragen wil je antwoord en waarin wil je inzicht hebben en geven. Het zijn die vragen waarmee je bovendien je ketenpartners kunt overtuigen. Ze zullen zich immers in eerste instantie zullen afvragen waarom ze zich zouden moeten aansluiten op de door jou als verlader gekozen leveranciersportal.
Vraag de leverancier: “Welke data wil je van ons hebben?”
Voor elke partij die deelneemt aan het uitwisselen van data moet er een voordeel zitten aan de samenwerking. Meer inzicht in elkaars processen zal daarbij voorop dienen te staan, omdat iedereen dat inzicht kan gebruiken voor het optimaliseren van zijn logistieke processen. Uiteraard staat of valt alles met de juistheid van de masterdata.
Werken met een portal of platform moet voor iedereen eenvoudig zijn
De technische uitdaging voor het aansluiten van leveranciers en eindklanten op een portal is minder groot. Maar ook hierbij geldt dat zowel de initiatiefnemer als de aan te sluiten leveranciers het gebruik van de portal wel als eenvoudig moeten ervaren. Inkoopdata moet soepel in het systeem lopen en een overzichtelijk beeld geven van de actuele stand van zaken.
Wat als iedereen tegelijk over dezelfde informatie zou kunnen beschikken?
Betrek commercieel verantwoordelijken bij het project
Ondanks dat veel IT-projecten vooral succesvol zijn wanneer operationele personen de touwtjes in handen hebben, is het bij het uitwisselen van inkoop- en verkoopdata van groot belang dat ook commercieel verantwoordelijken erbij betrokken zijn. Succesvol data delen over inkoop- en verkooporders komt alleen van de grond wanneer ook accountmanager hun commitment uitspreken.
Creëer begrip voor elkaar en kies een flexibele portal met toekomstmogelijkheden
Tijd is geld, dus wanneer je aan de slag gaat met het koppelen van leveranciersdata aan je eigen data, doe het dan goed en hou het tempo erin. Maar zie het project ook als de start van gesprekken die jou en je leverancier dichter bij elkaar kunnen brengen. Het is een mooie kans om meer inzicht in elkaars uitdagingen te krijgen. Denk niet in moeilijkheden, maar in mogelijkheden. En kies tenslotte voor een portal die ook in de toekomst bruikbaar is, een met voldoende functionaliteit en flexibiliteit. Het zou zonde zijn om, wanneer je eenmaal alle neuzen in dezelfde richting hebt staan, te merken dat je tegen de grenzen van data-uitwisselen aanloopt.
