Exact Globe connector documentation (Dutch)

De connector bestaat uit twee onderdelen:

1. Send order by buyer
2. Receive an order by Supplier (is nog niet in ontwikkeling)

Send order by buyer

Systeemeisen:

In basis gelijk aan Exact Globe.
Er is een Server (Windows) nodig waarop een Exact Globe werkstation is geïnstalleerd.
Hierop wordt de tool A.B. Entiteiten Interface (ABEI 3 jobs versie) geïnstalleerd.
Deze maakt 3 database aan binnen de Exact SQL server van de klant.

1. ABEI;
2. ABEI_WS (webserver);
3. ABEI_SSC.

SQL-versie is gelijk aan die Exact voorschrijft. Dus voor nu 2012 t/m 2019.
Om gegevens vanuit Tradecloud terug te ontvangen maken we gebruik van een webserver.
Deze kan op dezelfde server draaien als waarop A.B. Entiteiten Interface draait maar kan ook op een aparte (web) server draaien. Deze webserver draait binnen A.B. Entiteiten Interface en niet binnen de IIS.

Hiervoor is een https-certificaat noodzakelijk en moet op de server geïnstalleerd zijn.
Als je het certificaat importeert kun je aangeven in welke “groep” deze moet komen. Deze moet op de default groep (personal) staan.
Verder moet port 8510 vanbuiten openstaan en worden doorverwezen naar de ABEI-webserver.
Indien gewenst kan er ook een ander poort (443) worden ingesteld.

Voorbeeld URL: https://<Klantnaam>:8510/Generic/v1.1/od/SupplyChainConnector

De webserver wordt standaard beveiligt via een ‘bearer token’ deze is te genereren in A.B. Entiteiten Interface.

Binnen de Tradecloud settings kan onder Integration de integratie worden insgesteld.

Om bestellingen binnen Exact Globe te wijzigen is een Windows serviceaccount nodig. Onder dit serviceaccount komt de A.B. Entiteiten Interface service kan draaien. Dit serviceaccount dient lees rechten te hebben op de Exact Globe database. En ‘owner’ op de ABEI en ABEI_WS-database

Voor de connector worden drie SQL-tabellen gebruikt om de gegevens in op te slaan en enkel ‘stored procedure’ voor het verwerken van de gegevens. Standaard wordt dit aangemaakt in de Exact Globe database. Dit kan ook in een separatie database als dit gewenst is.

Daarnaast moet dit serviceaccount binnen Exact Globe de volgende handelingen op een bestelling kunnen uitvoeren:

• Aanpassen ban bestelregels;
• Toevoegen van bestelregels;
• Fiatteren van een bestelling (let op het inkooplimiet);
• Verrichten van een bestelling;
• Bevestigen.

Exact Globe

Binnen Exact Globe moet de Entity Services en SDK beschikbaar zijn.
Verder moet onder het menu pad: Systeem / HR & beveiligen / Werkstations
Een dienst worden toegevoegd. Dit moet gebeuren op de server waarop zowel ABEI als Exact Globe staat.

Binnen Exact Globe moet het fiatteren van bestellingen geactiveerd zijn. Dit is namelijk het vrijgave moment om de bestelling naar Tradecloud te versturen.
Gezien het feit dat bij wijzigen vanuit Tradecloud naar de bestelling in Exact Globe de fiattering er af gaat moet het serviceaccount rechten hebben om de fiattering weer op de bestelling te kunnen zetten.

Na dat de wijziging vanuit Tradecloud in Exact Globe is doorgevoerd verrichten de connector de bestelling. Voor het serviceaccount moet het vinkje afdrukvoorbeeld zijn uit gevinkt.

Voor de leveranciers die met Tradecloud werken moet het vinkje bevestig bestelling zijn aan gevinkt zijn. Op deze manier is in Exact Globe terug te zien of de gehele bestelling is bevestigd vanuit Tradecloud.

Om vanuit de connector e-mails te kunnen sturen bij onverwachte meldingen zijn SMTP / exchange server gegevens nodig.

SCC – 1 – Send order by buyer

Deze job stuurt de bestellingen vanuit Exact Globe naar Tradecloud. Dit gebeurt altijd als gehele bestelling. Mocht een bestelregel worden toegevoegd dan wordt de gehele bestelling opnieuw verstuurd.

Filters voor de bestellingen die naar Tradecloud:

• Bestelling mag niet zijn afgehandeld;
• Bestelling moet gefiatteerd zijn;
• De laatste wijzing op de bestelling moet 5 minuten in het verleden liggen;
• Er moet minimaal 1 bestelregel zijn in de bestelling waarvan de kolom artikelcode is gevuld en nog geen ontvangst voor is geweest.

Filters voor bestelregels die naar Tradecloud:

• Artikelcode moet gevuld zijn (dus geen tekstregels);
• Aantal moet positief zijn (geen retouren).

Meerder keer het zelfde artikel, en deel ontvangsten en dus het resterende openstaande deel wordt altijd tot een regel gegroepeerd en in Tradecloud als een regel getoond.

Verwijderen van bestellingen en bestelregels.
Binnen Tradecloud worden bestellingen en bestelregels niet verwijderd.
Mocht een bestelling zijn overgezet van Exact Globe naar Tradecloud maar deze vervolgens worden verwijderd in Exact Globe krijg de bestelling in Tradecloud de status ‘cancelled’. Hetzelfde geldt voor bestelregels die worden verwijderd in Exact Globe, deze krijgen op bestelregel de status ‘cancelled’.

Binnen de deze ABEI job zijn twee instellingen nodig voor de juist werking.

1. De Exact Globe connectie moet worden ingesteld;
2. De Tradecloud connectie moet worden ingesteld.
   Zie hieronder de instellingen voor Tradecloud

SCC – 2 – Process from webhook (Webserver gegevens)
Voor het ontvangen van gegevens vanuit Tradecloud moet binnen ABEI een webserver endpoint worden aangemaakt.

Binnen Tradecloud moet de webhook worden ingericht met de gebruiker en de URL.
Voor nu zijn onderstaande berichten relevant voor de connector.

SCC – 2 – Process from webhook
Het verwerken van de bestelregels met de status ‘Confirmed’ gebeurt via deze job.

Deze job bestaat uit 4 acties.

• Import
  In deze fase worden de gegevens die binnen komen vanuit Tradecloud opgeslagen in de database.
• Translate
  De gegevens die zijn ontvangen worden vertaald naar de data structuur die Exact Globe hanteert.
• Enrich
  De gegevens worden eventueel verrijkt met gegevens vanuit Exact Globe.
• Entry
  In de laatste fase wordt de bestelling in Exact Globe bijgewerkt.

Bijwerken van bestelregels

1. Bestelregels met de status ‘Confirmed’ bijwerken in Exact Globe.
   Velden die worden bijgewerkt zijn:
   • Nettoprijs
   • Leverdatum
   • Totaal aantal (groepeert op bestelling/ artikelcode/ datum)
2. Fiattering terug zeten op de bestelling;
3. Verrichten van de bestelling;
4. Bevestigen van de bestelling (gebeurt allen alles alle regels de status ‘Confirmed’ hebben).

Wordt er binnen Tradecloud gebruikt gemaakt van het ‘deliverySchedule’ dan wordt de onderstaande logica gehanteerd:

Het ‘deliverySchedule’ wordt altijd vanuit Tradecloud geïnitialiseerd.

Vanuit Tradecloud worden de (deel ontvangsten) per leverdatum gegroepeerd.

In Exact Globe wordt de bestaande bestelregel opgesplitst in de verschillende levermomenten. De originele bestelregel wordt aangepast naar het eerste levermoment. De overige levermomenten worden als nieuw bestelregel onderaan in de bestelling toegevoegd.

Binnen een bestelling kan dan ook een artikel/ leverdatum combinatie een keer voorkomen.

Vervolgens wordt de bestelling als geheel op nieuw verstuurd naar Tradecloud.

Aandachtspunten:
Er wordt geen rekening gehouden met toewijzingen.

Overige business logica:

De contact persoon van de order in Tradecloud wordt gevuld op basis van het E-mail adres van de inkoper (medewerker) uit de bestelling in Exact.