E-mail van productie: “Lijn 3 ligt stil. Waar blijven die lagers?” Je checkt het ERP. Status: onderweg. Stilstandkosten: 4.000 euro per uur. Ruim driekwart van de productiebedrijven ervaart jaarlijks meerdere supplychain-verstoringen die leiden tot stilstand en productieverlies. In deze blog legt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, uit waarom traditionele KPI’s je een rad voor ogen draaien en hoe je als supplychain-manager weer grip krijgt op wat er echt gebeurt in je keten.
De verborgen crisis in supplychain-management
Je bent verantwoordelijk voor de hele keten, maar hebt alleen grip op wat er binnen je eigen vier muren gebeurt. Je jongleert tussen productie die zekerheid wil, leveranciers die flexibiliteit eisen, en een directie die lagere kosten en hogere service verwacht. Tegelijk ben je uren kwijt aan het overtypen van data uit mails en Excel-bestanden.
Volgens het Keelvar “Voices of Sourcing 2023” rapport ervaart 55% van supplychain-professionals verhoogde stress of burn-outsymptomen. Harvard Business Review meldt dat 53% van alle managers zich burned-out voelt.
De oorzaak? Je meet achteraf wat al fout ging. Heb je vorige maand 98% op tijd geleverd? Mooi voor het dashboard. Maar die 2% die te laat kwam, dat waren net die kritische onderdelen waar productie op wachtte. Ondertussen besteedt je team de meeste tijd aan het verwerken van bevestigingen in plaats van aan het voorkomen van verstoringen of het verbeteren van inkoopprijzen.
Drie plekken waar het bevestigingsproces structureel mis gaat
- Onduidelijke verantwoordelijkheid
Bij Quooker analyseerden ze hun orderproces en ontdekten dat bij veel orders onduidelijk was wie de afwijkende orderbevestiging had goedgekeurd. Was het de accountmanager? De planner? Een vervanger tijdens vakantie? Zonder heldere verantwoordelijkheden geen accountability. Het gevolg: productie rekent op levertijden die nooit formeel zijn bevestigd.
- Wijzigingen verdwijnen in het digitale zwarte gat
Een leverancier bevestigt week 12, past dit aan naar week 14, maar die wijziging komt via WhatsApp, een telefoontje of een cc’tje in een lange mailthread. Bij Vandeputte verliep de communicatie met leveranciers grotendeels handmatig via Excel en e-mail. Daardoor raakten wijzigingen in leverdata of prijzen vaak versnipperd over verschillende mailboxen en bestanden. Het gevolg: het ERP toonde nog ‘week 12’, terwijl de leverancier dacht dat ‘week 14’ was afgesproken.”
- Je stuurt blind zonder metrics
Hoeveel procent van je orders wordt binnen 48 uur bevestigd? Wat is de gemiddelde doorlooptijd van order tot bevestiging per leverancier? En hoe vaak wijzigt een bevestigde levertijd? Je weet het niet. Want je meet het niet. En zolang je het niet meet, kun je niet proactief sturen. Bij Moba zagen ze pas na de overstap op Tradecloud wat er echt gebeurde in hun orderflow. Voor het eerst konden ze metrics als leverbetrouwbaarheid en bevestigingstijd real time volgen — en dat bleek een groot verschil te maken: 85% van de orders verloopt nu volledig automatisch, en de leverbetrouwbaarheid steeg met 23%.
Waarom Excel niet genoeg is (ook al denk je van wel)
Misschien heb je al stappen gezet. Een uitgekiend Excel-systeem, dagelijkse check-ins met leveranciers. Dat houdt de boel draaiende. 67% van de bedrijven werkt nog steeds met Excel voor kritische supplychain-processen.
Tegelijkertijd investeren organisaties massaal in logistieke technologie en automatisering, maar vergeten ze de stille saboteur: handmatige dataverwerking. Je Excel-workarounds geven je het gevoel van controle. Maar je kunt niet voorspellen wat er volgende week fout gaat. En wat als die ene collega die alles bijhoudt ziek wordt?
Erger nog: al die tijd die je team nu besteedt aan het overtypen van bevestigingen, het controleren van mails en het bijwerken van Excel-sheets, dat is tijd die ze niet kunnen besteden aan echt waardevol werk. Zoals het verbeteren van inkoopprijzen, het opbouwen van sterkere relaties met leveranciers of het voorkomen van storingen.
Drie praktische stappen die direct resultaat opleveren
- Meet wat er toe doet, vooraf in plaats van achteraf
Implementeer deze vijf leading indicators:
- Percentage orders bevestigd binnen 48 uur (target: >95%)
- Aantal openstaande orders zonder bevestiging (target: <5%)
- Gemiddelde afwijking gevraagde vs. bevestigde levertijd (target: <2 dagen)
- Aantal wijzigingen per order na eerste bevestiging (target: <1)
- Percentage leveranciers met digitale koppeling (target: jaarlijks +20%)
Bij Moba gebruiken ze Tradecloud om dit soort KPI’s real time te volgen. Daardoor zien ze afwijkingen nog voordat ze impact hebben. Dat leidde tot een 23% hogere leverbetrouwbaarheid en veel minder ad-hoc herstelwerk.
- Begin vandaag met je grootste leveranciers
Start waar het het meeste oplevert: met je top-5 leveranciers die samen het grootste deel van je ordervolume vertegenwoordigen.
Stel een helder doel: digitale bevestigingen in plaats van pdf’s en e-mails.
Quooker liet zien dat gefaseerd digitaliseren werkt. Ze begonnen met een kleine groep leveranciers. Inmiddels zijn er ruim 140 digitaal aangesloten. Het effect? Minder handmatig werk, sneller overzicht en tientallen uren per maand aan vrijgespeelde capaciteit in de inkoopafdeling. Tijd die ze nu kunnen besteden aan het verbeteren van inkoopvoorwaarden.
- Creëer transparantie voor de hele keten
Implementeer een dashboard waarin productie, inkoop en leveranciers real time dezelfde data zien. Geen discussies meer over “wat was afgesproken?”
Bij Vandeputte is Tradecloud nu de centrale plek waar alle communicatie samenkomt. Filip Jambon: “We beschikken over real-time informatie van alles wat leveranciers aangaat. Orders die afwijken zien we direct.”
Daardoor besparen ze uren aan handmatig werk en kunnen ze sneller reageren richting klant en leverancier. Belangrijker nog: inkopers besteden hun tijd nu aan strategisch werk in plaats van aan het doorsturen van mails.
De realiteit: digitaliseer of verlies terrein
Het mooiste bij bedrijven die deze stappen zetten? De rust keert terug.
Bij Intersafe halveerde de tijd die inkopers kwijt waren aan operationele handelingen. Minder spoed, minder brandjes, meer tijd voor strategisch werk. Denk aan het uitonderhandelen van betere prijzen, het ontwikkelen van back-up leveranciers of het analyseren van kostenbesparingen.
En terwijl jij nog belt over ontbrekende bevestigingen, stuurt je concurrent al bij. Wie digitaliseert, werkt met lagere kosten en hogere leverbetrouwbaarheid.
Begin klein: een proces, een leverancier, een week met rust in plaats van paniek.
Benieuwd hoe peers dit aanpakken?
Bekijk hoe Quooker, Vandeputte, Intersafe en Moba hun leverbetrouwbaarheid structureel verbeterden zonder hun team uit te breiden.
Herken je deze situatie? Laten we een keer sparren over hoe jouw organisatie dit kan aanpakken. Plan een kennismakingsgesprek.
Tonnis de Boer, CEO Tradecloud One
