Je weet dat het inkoopproces beter kan. Je team weet het. Je leveranciers weten het waarschijnlijk ook. Maar als je met een voorstel bij de directie komt, hoor je: “Wat levert het op?” En dan niet in vage termen als ‘efficiëntie’ of ‘grip op de keten’. Ze willen euro’s zien.
In deze blog vertelt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, hoe je een business case bouwt die de directietafel overleeft. Met concrete cijfers uit de praktijk.
De directie rekent anders dan jij
Als supply chain professional denk je in processen, in leverbetrouwbaarheid, in responstijden. De directie denkt in marges, in risicoreductie en in rendement op investeringen. Dat is geen gebrek aan begrip. Het is een ander perspectief.
Je moet dus vertalen. Niet: “We verlagen de handmatige verwerkingstijd.” Maar: “We besparen 55.000 euro per jaar aan verwerkingskosten bij 10.000 orderregels.”
Niet: “We krijgen meer grip op leveranciers.” Maar: “We verlagen het risico op productiestilstand die ons 4.000 euro per uur kost.”
Cijfers die de directie begrijpt
Laten we concreet worden. Ik rekende eerder voor wat handmatig orderbeheer echt kost. Bij een gemiddeld bedrijf met 10.000 orderregels per jaar zien de directe kosten er zo uit:
Verwerkingstijd: vier minuten per orderregel, dat is 667 uur per jaar. Tegen 50 euro per uur is dat 33.350 euro. Foutherstel bij 10% foutpercentage: 250 uur, nog eens 12.500 euro. Herbevestigingen bij 30% van de orders: 200 uur, 10.000 euro. Directe kosten: 55.850 euro per jaar.
En dan rekenen we de indirecte kosten niet mee. Productieverlies door foute data. Spoedorders door gemiste wijzigingen. Gemiste kortingsmogelijkheden door gebrek aan leveranciersanalyse. Bij bedrijven die dit doorrekenen, komen de totale kosten vaak twee tot drie keer zo hoog uit.
Wat peers laten zien
De directie wil niet alleen cijfers. Ze wil bewijs dat het werkt. In vergelijkbare bedrijven. In vergelijkbare situaties.
Bij Quooker leverde automatisering twee FTE aan capaciteit op. Niet door mensen te ontslaan, maar door ze zinvoller werk te laten doen. 140 van de 180 leveranciers zijn digitaal aangesloten. Planners sturen op uitzonderingen in plaats van op mails.
Bij Moba verloopt 85% van de orders volledig automatisch. Het resultaat: 23% hogere leverbetrouwbaarheid. Bij Intersafe halveerde de tijd voor operationele handelingen.
Bij Vandeputte zijn 338 leveranciers aangesloten en verloopt 90% van de bestellingen geautomatiseerd.
Meer dan 60 inkoopteams en 800 leveranciers werken inmiddels op het Tradecloud-platform. Van machinebouw tot groothandel. Van familiebedrijf tot multinational. Bekijk alle klantcases.
Implementatie: geen IT-avontuur
Een veelgehoorde directiezorg: “Hoe lang duurt het voordat we live zijn?” Het antwoord valt mee.
De technische implementatie duurt twee tot vier weken. De functionele implementatie, inclusief het aansluiten van de eerste tien leveranciers, nog eens twee tot vier weken. Het onboarden van leveranciers zit in het abonnement. Tradecloud levert materiaal, templates en ondersteuning. De implementatie is fixed price, dus geen verrassingen achteraf.
Quooker deed dit midden in hun ERP-migratie. Ze vervingen tegelijkertijd hun ERP, WMS en CRM. Michiel van Veen noemt het een openhartoperatie. Ik schreef eerder over hoe zij de ERP-migratie combineerden met ketendigitalisering.
Wat kan er misgaan?
De directie vraagt het, en terecht. Drie dingen die je vooraf moet weten:
Eén: stamdata moet kloppen. Als je artikelbestanden niet op orde zijn, automatiseer je rommel. Reken twee tot vier weken voor het opschonen van je masterdata, afhankelijk van de kwaliteit.
Twee: niet elke leverancier stapt direct over. Begin met je top tien en laat de resultaten voor zich spreken. Bij Vandeputte zijn inmiddels 338 van de 438 leveranciers overgestapt, maar dat ging gefaseerd.
Drie: het vraagt aandacht van je key users. Niet fulltime, maar wel betrokken. Reken op een dagdeel per week tijdens de implementatie.
De directie wil weten dat je de risico’s kent. Benoem ze zelf, voordat iemand anders het doet.
Het gesprek met de directie
Bouw je business case op rond drie pijlers:
Eén: de directe kostenbesparing. Reken de uren door die je team nu besteedt aan handmatig werk en vertaal dat naar euro’s.
Twee: de risicoreductie. Wat kost een uur productiestilstand? Hoeveel spoedorders had je vorig jaar? Wat kostten die extra?
Drie: het bewijs uit de markt. Laat zien dat vergelijkbare bedrijven meetbare resultaten hebben behaald. De directie neemt sneller een besluit als ze ziet dat peers de stap al hebben gezet.
En het belangrijkste: spreek de taal van de directie. Geen supply chain jargon. Euro’s, percentages, rendement.
Wil je sparren over de business case voor jouw organisatie? Plan een gesprek en we rekenen samen door. Of bekijk eerst hoe vergelijkbare bedrijven het aanpakten.
Eén tip: neem je financieel directeur mee naar dat eerste gesprek. Dan spreken jullie direct dezelfde taal.
Tonnis de Boer, CEO Tradecloud One
