Je weet hoeveel je uitgeeft aan inkoop. Maar weet je ook waar het naartoe gaat? Bij de meeste bedrijven zit inkoopdata verspreid over ERP-systemen, Excel-bestanden, mailboxen en hoofden van mensen. Iedereen heeft een stukje van het plaatje, maar niemand heeft het complete overzicht. En zonder dat overzicht onderhandel je blind. In deze blog legt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, uit hoe inzicht in spend en leveranciersprestaties direct leidt tot betere onderhandelingen en hogere marges.

Het probleem met onderhandelen op gevoel

De meeste leveranciersonderhandelingen verlopen zo: je weet dat het contract afloopt, je kijkt wat je vorig jaar hebt betaald, en je probeert een paar procent korting te bedingen. Als de leverancier zegt dat de prijzen zijn gestegen door grondstofkosten, neem je dat aan. Want je hebt geen data om het te controleren.

Ondertussen heeft die leverancier wel inzicht in zijn eigen marges. Hij weet hoeveel ruimte er zit in de prijs en of je een klant bent die makkelijk overstapt. Hij onderhandelt op basis van informatie. Jij onderhandelt op basis van onderbuikgevoel.

Drie vragen voor je aan tafel gaat

Voordat je aan tafel gaat met een leverancier, zou je deze drie vragen moeten kunnen beantwoorden:

Wat is mijn totale spend bij deze leverancier, uitgesplitst per productcategorie? 

Als je 2 miljoen euro per jaar besteedt maar de leverancier denkt dat het 800.000 is omdat orders verspreid binnenkomen, mis je volumekorting waar je recht op hebt.

Hoe presteert deze leverancier vergeleken met alternatieven? 

Een leverancier die 5% goedkoper is, maar 20% van de leveringen te laat levert, kost je uiteindelijk meer.

Hoeveel orders hadden afwijkingen en wat was de impact? 

Spoedorders, nabellen, productieverlies. Als je dit kunt kwantificeren, heb je een argument dat verder gaat dan prijs.

Wat data onthult

Inkoopdata laat patronen zien die je anders mist. Een leverancier verhoogt de prijs met 8% vanwege “gestegen grondstofkosten”, maar je orderhistorie toont dat dezelfde verhoging vorig jaar zes maanden later werd teruggedraaid. Die context verandert je positie.

Of je koopt bij vier leveranciers hetzelfde component, elk volume te klein voor serieuze kortingen. Consolideer je de spend, dan blijkt dat je genoeg afneemt om strategisch partner te worden.

Of die leverancier waar de relatie goed voelt, maar de data laat zien dat 30% van de leveringen afwijkt. De vraag is niet of je hem moet aanspreken, maar waarom je dat niet eerder deed.

Hoe bedrijven dit aanpakken

Bij Intersafe halveerde de tijd die inkopers kwijt waren aan operationele handelingen. De vrijgekomen uren gaan nu naar het uitonderhandelen van betere prijzen. Niet omdat ze harder werken, maar omdat ze de data hebben om strategisch te werken.

Bij Vandeputte is er nu real-time inzicht in leveranciersprestaties. “We beschikken over real-time informatie van alles wat leveranciers aangaat,” zegt Filip Jambon. “Orders die afwijken zien we direct.” Die transparantie verandert de gesprekken met leveranciers.

Bij Quooker besteden inkopers hun vrijgekomen tijd aan het verbeteren van inkoopvoorwaarden. “Tradecloud levert mij twee FTE op,” zegt Michiel van Veen. “Belangrijker is dat Quooker professioneler naar leveranciers toe opereert.” Professioneler betekent hier: met data in de hand.

De echte kosten van niet-weten

De meeste bedrijven laten geld liggen door gebrek aan inzicht. Bedrijven die grip hebben op hun spend-data realiseren tot 15-25% betere onderhandelingsresultaten, blijkt uit onderzoek van Sievo. Niet door harder te onderhandelen, maar door slimmer te onderhandelen.

Neem een bedrijf met 10 miljoen euro aan jaarlijkse inkoop. Als je door betere data 3% bespaart, praat je over 200.000 tot 300.000 euro per jaar. Niet door te bezuinigen op kwaliteit, maar door te onderhandelen met feiten en leveranciers aan te spreken op prestaties die je nu eindelijk kunt meten.

De volgende stap

De meeste bedrijven hebben de data al. Ze zit alleen verspreid en ontoegankelijk. De stap van “we hebben data” naar “we gebruiken data” is kleiner dan je denkt, maar de impact is groter dan je verwacht.

Wil je weten waar in jouw inkoopproces de grootste besparingen te behalen zijn? Plan een gesprek en ontdek hoe andere bedrijven hun inkoopdata hebben omgezet in onderhandelingsvoordeel.