Je team werkt hard. Te hard, waarschijnlijk. En toch komt het inkoopproces niet verder. De bevestigingen stapelen zich op. De mail loopt over. Elke dag opnieuw hetzelfde riedeltje: checken, bellen, overtypen, corrigeren.
Herkenbaar? Dan is de kans groot dat een deel van dat werk helemaal niet door mensen hoeft te worden gedaan.
In deze blog vertelt Tonnis de Boer, CEO van Tradecloud One, welke vijf inkoopprocessen je morgen kunt automatiseren. Zonder grote IT-projecten, zonder je ERP te vervangen en zonder maandenlange implementaties.
1. Orderbevestigingen die niemand hoeft over te typen
Bij veel bedrijven is het dagelijks werk: een leverancier stuurt een bevestiging per mail of pdf, en iemand van het inkoopteam typt die gegevens over in het ERP. Levertijd, prijs, hoeveelheid. Vier minuten per orderregel. Klinkt niet veel, tot je het vermenigvuldigt met duizenden regels per jaar.
Bij Moba verloopt inmiddels 85% van de orders volledig automatisch. Geen handmatige invoer, geen overtypen. Leveranciers bevestigen digitaal, de data loopt rechtstreeks het ERP in. Het resultaat: 23% hogere leverbetrouwbaarheid en veel minder ad-hoc herstelwerk.
De vuistregel: als een bevestiging klopt, hoeft er niemand naar te kijken. Automatiseer de stroom die goed gaat en focus je team op de orders die afwijken.
2. Herbevestigingen die direct zichtbaar zijn
Een leverancier past een levertijd aan. Of een prijs. Of een hoeveelheid. Die wijziging komt binnen via mail, verdwijnt in een inbox, en een week later vraagt iemand zich af waarom de planning niet klopt.
Bij Vandeputte was dit de dagelijkse realiteit. 338 leveranciers, 140.000 orderregels per jaar. Wijzigingen die verdwenen in mailboxen. Filip Jambon, Purchase & Supply Manager: “De accuraatheid van de informatie was niet goed genoeg, mede doordat we alle data manueel verwerkten.”
Nu komen herbevestigingen automatisch binnen en zijn wijzigingen direct zichtbaar. Het systeem signaleert afwijkingen. Geen verrassingen meer op vrijdagmiddag.
3. Statusupdates die je team niet meer hoeft na te bellen
Hoeveel tijd besteedt je inkoopteam aan nabellen? Gartner becijfert dat inkopers tot 50% van hun tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Een groot deel daarvan is het opvolgen van orders: klopt de levertijd nog? Is de levering onderweg? Waarom is er nog geen bevestiging?
Bij Quooker zijn inmiddels meer dan 140 leveranciers digitaal aangesloten. Bevestigingen komen automatisch binnen, wijzigingen worden direct gesignaleerd. “Tradecloud levert mij twee FTE op,” zegt Michiel van Veen, Chief Supply Chain Officer. “Belangrijker is dat Quooker professioneler naar leveranciers toe opereert. Planners sturen op uitzonderingen.”
Die twee FTE zijn geen ontslagen mensen. Het zijn vrijgespeelde uren die nu naar strategisch werk gaan.
4. Afwijkingsdetectie die automatisch signaleert
De meeste verstoringen kondigen zich aan. Een bevestiging die uitblijft. Een levertijd die verschuift. Een prijswijziging die niemand zag. Het probleem is niet dat de signalen er niet zijn. Het probleem is dat niemand ze opvangt.
Automatische afwijkingsdetectie pikt die signalen op. Een order die drie dagen na plaatsing nog niet bevestigd is, krijgt een flag. Een levertijd die meer dan twee dagen afwijkt van de afspraak, wordt automatisch geëscaleerd. Geen mens nodig om dat te checken. Wel een mens nodig om er iets mee te doen.
Bij Intersafe halveerde de tijd die inkopers kwijt waren aan operationele handelingen. De vrijgekomen uren gaan nu naar het uitonderhandelen van betere prijzen en het ontwikkelen van alternatieve leveranciers.
5. Leveranciersprestaties die je niet handmatig hoeft bij te houden
Welke leverancier levert structureel te laat? Welke wijzigt het vaakst na de eerste bevestiging? Welke reageert het langzaamst? De meeste bedrijven kunnen deze vragen niet beantwoorden, simpelweg omdat ze het niet bijhouden. En wat je niet meet, kun je niet verbeteren. Zeker niet als je inkoopdata verspreid zit over tien systemen.
Met geautomatiseerde metrics hoef je geen Excel-sheets bij te houden. De data stroomt vanzelf. Je ziet patronen voordat ze problemen worden. En je hebt harde cijfers als je het gesprek met een leverancier aangaat over prestatieverbetering.
Bij Moba gebruiken ze deze data om proactief te sturen. Ze zien afwijkingen voordat ze impact hebben. Dat is het verschil tussen brandjes blussen en brandpreventie.
Waar het in de praktijk spaak loopt
Automatisering klinkt logisch. Maar in de praktijk zijn er drie valkuilen die bedrijven tegenkomen.
De eerste: stamdata die niet op orde is. Als artikelnummers, eenheden of prijsafspraken niet kloppen in je ERP, automatiseer je de fouten mee. Bij Quooker was het opschonen van artikelbestanden een bewuste eerste stap voordat ze leveranciers gingen aansluiten.
De tweede: leveranciers die niet reageren. Niet elke leverancier stapt direct over. Bij Vandeputte begonnen ze met de leveranciers die het meeste volume vertegenwoordigden. Nieuwe leveranciers zijn nu verplicht om via het platform te werken. Bestaande leveranciers volgden toen ze zagen dat het werkte.
De derde: te groot denken. Bedrijven die alles tegelijk willen automatiseren, lopen vast. Begin klein, bewijs de waarde en schaal op. Dat is precies wat de bedrijven in dit artikel hebben gedaan.
Begin waar het het meeste oplevert
Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Begin met het proces dat je team de meeste tijd kost. Vaak is dat het verwerken van orderbevestigingen of het nabellen van leveranciers. Automatiseer dat eerst, meet het resultaat en pak daarna het volgende proces aan. Ik schreef eerder over de verborgen kosten van handmatig orderbeheer. De cijfers spreken voor zich.
Bij Quooker begonnen ze met een kleine groep leveranciers. Inmiddels zijn er meer dan 140 digitaal aangesloten. Het effect: tientallen uren per maand aan vrijgespeelde capaciteit. Tijd die ze nu besteden aan het verbeteren van inkoopvoorwaarden.
De eerste stap is altijd de lastigste. Maar het is ook de stap die het meeste oplevert. Welk proces pak jij morgen als eerste aan?
Benieuwd waar in jouw proces de grootste winst zit? Bekijk hoe Quooker, Vandeputte, Intersafe en Moba hun orderverwerking hebben geautomatiseerd.
Of reken zelf uit wat handmatig orderbeheer je kost: plan een vrijblijvend gesprek en we maken samen de rekensom.
Tonnis de Boer, CEO Tradecloud One
