Voortman Steel Group

Case Study

Case Study Voortman e-procurement portal2018-06-30T11:11:50+00:00

Eric Blokvoord

Purchase Manager at Voortman Steel Group

Eric Blokvoord is responsible for purchasing as Purchase Manager. He states that Voortman has to deal annually with 20,000 purchase orders and more than 100,000 order lines

“Overal heb je te maken met overbodige inkoopwerkzaamheden en de beschikbaarheid van data waar jij en je leveranciers meer mee kunnen doen”

Voortman Steel Machinery in Rijssen ontwerpt, ontwikkelt en vervaardigt al 45 jaar machines voor de profiel- en plaatbewerkende industrie. Met internationale dochterondernemingen, verantwoordelijk voor verkoop en service, zijn ze wereldwijd een erkende leverancier met ruim duizend geïnstalleerde systemen. Door continu aandacht te schenken aan de ontwikkeling van nieuwe producten en het doorontwikkelen van het machineprogramma is Voortman toonaangevend in de diverse staalgerelateerde branches.

Eric Blokvoord is als Purchase Manager verantwoordelijk voor de inkoop. Hij stelt dat zij ongeveer 20.000 inkooporders per jaar en hebben meer dan 100.000 orderregels. “Om dat beter te kunnen managen wilden we het operationele inkoopproces veel transparanter maken met als doel onze focus daar te hebben waar deze benodigd is, namelijk de afwijkingen. Door gebruik te maken van de technische mogelijkheden hebben we een groot deel van het traditionele operationele inkoopproces kunnen automatiseren. Hierdoor werken wij op een efficiëntere manier samen met onze leveranciers en kunnen daarbij de aandacht verleggen naar de zaken waar de uitzonderingen of urgentie zit in de logistieke keten. Ik merk dat mijn vakgenoten in deze sector allemaal tegen min of meer dezelfde zaken aanlopen: overal heb je te maken met feitelijk overbodige inkoopwerkzaamheden en de beschikbaarheid van data waar jij en je leveranciers meer mee zouden kunnen doen om de samenwerking te verbeteren.”

“Een scherp zicht op de uitzonderingen waarbij de rest vanuit zichzelf goed moet lopen, dat is kort gezegd wat we nastreven.”

Eric geeft aan dat er veel routine in het inkoopwerk zit. “We plaatsen een order via e-mail en de leverancier neemt de gegevens handmatig over in zijn systeem en bevestigd deze daarna aan ons. De bevestigingen komen in een algemene e-mailbox terecht waarna de bevestigingen één voor één worden nagekeken. Als het direct goed is wordt het geaccepteerd en gearchiveerd, als er iets niet klopt wordt er actie ondernomen. Dit is een zeer arbeidsintensief traject dat eigenlijk niets wezenlijks toevoegt aan de business. Daarbij komt dat er verschillende risicofactoren in zitten: onze order kan niet overkomen, we kunnen geen bevestiging krijgen of bij het overkloppen van gegevens kunnen fouten gemaakt worden. In meer dan 90% van de gevallen bevestigen de leveranciers conform onze bestelling. Met onze huidige werkwijze moeten we echter wel al deze orderbevestigingen inzien om ze te beoordelen. Toen zijn we gaan nadenken hoe we dat proces anders zouden kunnen inrichten. Dat wordt met een impopulair woord ook wel ‘automatiseren’ genoemd, maar voor ons hoort het gewoon bij de zaken waarmee je je bezig zou moeten houden. Een scherp zicht op de uitzonderingen waarbij de rest vanuit zichzelf goed moet lopen, dat is kort gezegd wat we nastreven.”

De zoektocht naar digitalisering van de supply chain begon bij SAP omdat Voortman het ERP-systeem van SAP intern gebruikt. “Daarbij hebben we onder andere gekeken naar het opzetten van directe EDI-koppelingen maar dit bleek te complex. Slechts een aantal van onze leveranciers gebruiken SAP en het gros van de leveranciers heeft een ander ERP-pakket zoals Exact, Navision of Ridder. Met EDI zouden we dan zelf allerlei koppelingen moeten gaan opzetten en beheren. Deze oplossing is naar mijn mening erg arbeidsintensief en risicovol. Dat zou ik hier intern nooit door de besluitvoming heen krijgen.”

“Op een gegeven moment kwam ik met Tradecloud in gesprek. Zij hadden een aantal sprekende voorbeelden uit de wereld van de maakindustrie en dat was eigenlijk precies wat we zochten. Wij vonden de oplossing van Tradecloud toegankelijker dan alternatieve oplossingen. Dat valt te verklaren doordat Tradecloud zich heeft toegelegd op Nederandse maakindustrie. Ik merk dat Tradecloud binnen de industrie een leidende positie gaat krijgen. Dat sprak ons aan omdat onze leveranciers ook in deze sector actief zijn.”

“Om intern te wennen aan de nieuwe werkwijze zijn we gestart met een pilot van 8 weken met twee van onze leveranciers: Festo en Nieuwe Weme Groep. We hebben bewust voor deze leveranciers gekozen omdat Festo via de volledige SAP-integratie zou gaan werken en de Nieuwe Weme Groep via de webportal van Tradecloud. We hebben zo kunnen testen hoe het versturen van orders en ontvangen van bevestigingen via beide manieren van werken zou bevallen. We wilden weten of onze verwachtingen en die van onze leveranciers overeen zouden komen met de werkelijkheid en tegen welke technische hobbels we aan zouden kunnen lopen. Daar is de pilot bijzonder nuttig voor gebleken. Vanuit onze kant kwamen er een aantal aanvullende wensen uit. Daarnaast leer je goed werken met het platform. We wilden nog een aantal stappen inbouwen om het voor onszelf en de leveranciers makkelijker te maken.”

In de pilot ging het uitsluitend om orderhandling. Overweegt Eric om nog andere processen onder te brengen in het procurementplatform? “Begin volgend jaar beginnen we met de catalogus functie. Onze leveranciers kunnen dan hun items met specificaties opnemen in de portal welke deze direct synchroniseert met SAP. Hierdoor neemt de betrouwbaarheid van je artikeldata verder toe.

Voortman_V808_08_klein.jpgLater volgend jaar willen we ook een begin maken met het onderbrengen van de facturatie in Tradecloud. Ook deze nieuwe modules pakken we weer gefaseerd aan met de twee genoemde leveranciers. Eerst willen we orders, leveringen en de catalogus op de rit hebben en pas daarna gaan we over op electronisch facturereren. Dan hebben we het gehele operationele proces geautomatiseerd. In de tussentijd gaan we natuurlijk zoveel mogelijk van onze leveranciers aansluiten op het portal. “

“Het versturen van e-mail is gelukkig écht verleden tijd”

“De ervaringen tot nu toe zijn goed. Ook Festo juicht deze manier van werken toe omdat zij al gewend waren aan het werken met Tradecloud. Het versturen van e-mail is gelukkig écht verleden tijd. Op korte termijn sluiten we een aantal andere leveranciers aan zoals Van Egmond, Bosch Rexroth, Fabory en Unidrive. Ik verwacht dat uiteindelijk 80 tot 90 procent van onze leveranciers zal gaan werken met Tradecloud. We focussen ons nu nog op de leveranciers van koopdelen. De leveranciers van maakdelen (materialen gemaakt op onze specificaties zoals draai- en freeswerk) volgen zodra we ook de tekeningen via Tradecloud mee kunnen sturen.”

Eric denkt dat door deze verbeterslag de efficiency en leverbetrouwbaarheid van de fabriek nog verder verhoogd zal worden. “Uiteindelijk kunnen we met dezelfde hoeveelheid mensen meer werk verzetten. Wij hebben nu namelijk een veel beter inzicht in wat op tijd komt en wat te laat komt. Hoe eerder in het proces dat je dat weet, hoe groter de kans dat je kunt schakelen met een alternatief. Ik zie de fabriek als mijn belangrijkste interne klant. Als deze halverwege de productie moet stoppen omdat er een materiaal ontbreekt dan daalt je efficiency enorm. Er is ons dan ook alles aan gelegen om dat zo min mogelijk te laten gebeuren.”

“Ook de leveranciers kunnen deze werkwijze aangrijpen om hun performance te verbeteren.”

“Veel data die je binnen het systeem opbouwt is voor mij van strategisch belang. In het kader van Supplier Relation Management kan ik met leveranciers doelgericht afspraken maken en vastleggen in de vorm van een SLA. Je krijgt dan een transparanter proces met je leveranciers. Het is duidelijk wat er afgesproken is en je kunt dit vervolgens tegen de perfomance aanhouden. Qua inzichten gaan we er absoluut op vooruit. Mijn leverancier ziet nu hetzelfde als wij op zijn scherm. We zijn het eens over de data die we daar zien en de afspraken die we samen maken. Daarom hoeven we geen lijstjes meer heen en weer te schuiven en dat scheelt veel discussie, bijvoorbeeld over de meet methodiek. Ook de leveranciers kunnen deze werkwijze aangrijpen om hun performance te verbeteren. Het wordt bijvoorbeeld duidelijk hoe je als leverancier presteert tegenover je concullega’s. Ik gebruik deze informatie niet als middel om leveranciers bang te maken, maar wel als middel om een goed gesprek te kunnen voeren over hoe we samen nog beter kunnen worden. Ik ben ervan overtuigd dat dit de nieuwe manier van operationeel inkopen en informatie delen gaat worden.”

Are you wondering what Tradecloud can do for you?