Valkuilen bij selectie en implementatie van inkoopsoftware

Voorkom de volgende veelvoorkomende valkuilen voor een succesvolle implementatie:

1. Te weinig tijd/middelen

Een inkoopsoftwaretraject, zeker een contractmanagement- of purchase-to-pay- implementatie, is ingrijpend. Er zijn veel gebruikers bij het traject betrokken. Daarnaast raakt de implementatie raakt een groot deel van de processen binnen een organisatie. Niet de juiste mensen aan boord, onvoldoende training, tijdsgebrek en slecht ingerichte processen kunnen tijdens het live gaan tot grote teleurstellingen leiden.

2. Onvoldoende support van het hoger management

Inkoopsoftware raakt een groot deel van de bedrijfsvoeringsprocessen. Het project heeft dan ook brede impact en daardoor vaak een hoog risicoprofiel. Vooraf is het van belang om afspraken over de kaders te maken en te handhaven. Indien afspraken worden geschonden of andere projecten prioriteit krijgen, kan dit een grote invloed hebben op de doorlooptijd en/of het budget van het project.

3. Onvoldoende marktkennis

Vaak wordt onvoldoende tijd genomen voor het uitvoeren van gedegen marktonderzoek naar mogelijke oplossingen en leveranciers. Referentiebezoeken en gesprekken met experts horen daar zonder meer bij. Dit kan leiden tot een verkeerde selectie van leveranciers en onvoldoende gebruik van expertise voor het opstellen van de eisen en wensen. Een ander gevaar is, dat interessante leveranciers niet in beeld komen.

4. Onjuiste offerteaanvraag

Het niet betrekken van belanghebbenden met de juiste expertise kan leiden tot het stellen van de verkeerde functionele eisen en wensen aan de oplossing voor uw organisatie of het niet smart formuleren van eisen. Uiteindelijk kan dit leiden tot de verkeerde keuze van leverancier en tot stopzetting van een project.

5. Geen optimalisatie of onderhoud

Bij veel organisaties zien we helaas dat een inkoopsoftwaretraject wordt afgesloten na livegang zonder enig vervolg. Zo blijven issues openstaan waardoor het uiteindelijke gebruik en daarmee de ROI van het project achterblijft bij de verwachting. Zorg er na implementatie voor ook een gebruik- en onderhoudsfase op te tuigen zodat u meer rendement haalt uit uw investering.

6. Slecht projectmanagement

Projectmanagement is essentieel, zowel aan de kant van de klant als van de leverancier. Hanteer een projectmatige (bijv. Prince2) aanpak. Zorg voor een projectorganisatie met de juiste mensen en een business case en projectplan waarin uren, risico’s en kosten/baten in beeld zijn, zodat u tijdig kunt bijsturen.

7. Onduidelijke afspraken met de leverancier of een slecht contract

De selectie en implementatie van inkoopsoftware vereist een contract waarin heldere afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden van beide partijen, het acceptatieproces, fatale termijnen tijdens implementatie en een helder service level agreement. Onduidelijke of niet redelijke afspraken leiden in de praktijk niet tot een succesvol traject.

8. Onvoldoende up-to-date kennis

Technologische ontwikkelingen gaan snel. Nieuwe technologieën zoals blockchain en artificial intelligence worden steeds meer toegepast, ook bij inkoopsoftware-oplossingen. Indien u niet over actuele kennis van de technologische mogelijkheden beschikt, loopt u het risico om een oplossing te selecteren die onvoldoende toekomstbestendig is.

E-proQure organiseert verschillende workshops waar u leert hoe u zorgvuldig de voorbereiding, selectie, implementatie- en beheerfase van een inkoopsoftwaretraject doorloopt. Tevens welke aandachtspunten er zijn bij inkoopprocesoptimalisatie. En hoe u zorgt voor voldoende support van het hoger management. Daarnaast beschikt u over kennis van het actuele marktaanbod inclusief de laatste technologische ontwikkelingen. De trainers zijn experts en beschikken over ruime ervaring met het uitvoeren van marktonderzoek, selectie, implementatie en beheer van inkoopsoftware. Zodat u na afloop weet hoe u een succesvol traject moet doorlopen en wat de aandachtspunten daarbij zijn.

Bij een implementatietraject van inkoopsoftware worden in de praktijk helaas veel fouten gemaakt. Projecten worden dan ook vaak niet binnen de tijd en het budget afgerond. Of worden zelfs voortijdig stopgezet. We hebben voor u de grootste valkuilen op een rijtje gezet. Aandachtspunten waarmee u rekening houdt om uw implementatie softwareproject wel binnen de tijd en het budget te realiseren.

Voorkom de volgende veelvoorkomende valkuilen voor een succesvolle implementatie:

1. Te weinig tijd/middelen

Een inkoopsoftwaretraject, zeker een contractmanagement- of purchase-to-pay- implementatie, is ingrijpend. Er zijn veel gebruikers bij het traject betrokken. Daarnaast raakt de implementatie raakt een groot deel van de processen binnen een organisatie. Niet de juiste mensen aan boord, onvoldoende training, tijdsgebrek en slecht ingerichte processen kunnen tijdens het live gaan tot grote teleurstellingen leiden.

2. Onvoldoende support van het hoger management

Inkoopsoftware raakt een groot deel van de bedrijfsvoeringsprocessen. Het project heeft dan ook brede impact en daardoor vaak een hoog risicoprofiel. Vooraf is het van belang om afspraken over de kaders te maken en te handhaven. Indien afspraken worden geschonden of andere projecten prioriteit krijgen, kan dit een grote invloed hebben op de doorlooptijd en/of het budget van het project.

3. Onvoldoende marktkennis

Vaak wordt onvoldoende tijd genomen voor het uitvoeren van gedegen marktonderzoek naar mogelijke oplossingen en leveranciers. Referentiebezoeken en gesprekken met experts horen daar zonder meer bij. Dit kan leiden tot een verkeerde selectie van leveranciers en onvoldoende gebruik van expertise voor het opstellen van de eisen en wensen. Een ander gevaar is, dat interessante leveranciers niet in beeld komen.

4. Onjuiste offerteaanvraag

Het niet betrekken van belanghebbenden met de juiste expertise kan leiden tot het stellen van de verkeerde functionele eisen en wensen aan de oplossing voor uw organisatie of het niet smart formuleren van eisen. Uiteindelijk kan dit leiden tot de verkeerde keuze van leverancier en tot stopzetting van een project.

5. Geen optimalisatie of onderhoud

Bij veel organisaties zien we helaas dat een inkoopsoftwaretraject wordt afgesloten na livegang zonder enig vervolg. Zo blijven issues openstaan waardoor het uiteindelijke gebruik en daarmee de ROI van het project achterblijft bij de verwachting. Zorg er na implementatie voor ook een gebruik- en onderhoudsfase op te tuigen zodat u meer rendement haalt uit uw investering.

6. Slecht projectmanagement

Projectmanagement is essentieel, zowel aan de kant van de klant als van de leverancier. Hanteer een projectmatige (bijv. Prince2) aanpak. Zorg voor een projectorganisatie met de juiste mensen en een business case en projectplan waarin uren, risico’s en kosten/baten in beeld zijn, zodat u tijdig kunt bijsturen.

7. Onduidelijke afspraken met de leverancier of een slecht contract

De selectie en implementatie van inkoopsoftware vereist een contract waarin heldere afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden van beide partijen, het acceptatieproces, fatale termijnen tijdens implementatie en een helder service level agreement. Onduidelijke of niet redelijke afspraken leiden in de praktijk niet tot een succesvol traject.

8. Onvoldoende up-to-date kennis

Technologische ontwikkelingen gaan snel. Nieuwe technologieën zoals blockchain en artificial intelligence worden steeds meer toegepast, ook bij inkoopsoftware-oplossingen. Indien u niet over actuele kennis van de technologische mogelijkheden beschikt, loopt u het risico om een oplossing te selecteren die onvoldoende toekomstbestendig is.

E-proQure organiseert verschillende workshops waar u leert hoe u zorgvuldig de voorbereiding, selectie, implementatie- en beheerfase van een inkoopsoftwaretraject doorloopt. Tevens welke aandachtspunten er zijn bij inkoopprocesoptimalisatie. En hoe u zorgt voor voldoende support van het hoger management. Daarnaast beschikt u over kennis van het actuele marktaanbod inclusief de laatste technologische ontwikkelingen. De trainers zijn experts en beschikken over ruime ervaring met het uitvoeren van marktonderzoek, selectie, implementatie en beheer van inkoopsoftware. Zodat u na afloop weet hoe u een succesvol traject moet doorlopen en wat de aandachtspunten daarbij zijn.